事业单位的公文撰写是上下级单位之间联系工作的必要手段,做好这项工作,有利于单位之间信息的准确传达,以及工作任务职责的明确和落实。本文综合石安处公文写作和管理工作的经验,就公文撰写的几个要点谈谈看法。
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一、正确理解意图和会议精神,是提高公文写作质量的"定位键"
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正确理解意图,包括了解熟悉上级领导机关意图,准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图,是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路,是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图,必须注意以下三点:一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点,平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神,熟悉有关工作部署和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的,加之领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草公文时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。"拾遗补缺"是指在起草公文和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点,这类讲话往往有的是"半截子话"。这就需要整理者提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要"高于"领导即席讲话的"水平",这才是公文写作者要达到的目的。
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I4 o v7 ?: j2 o$ g8 F 二、合理加工材料。
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选定的材料经过核实之后。还应该对材料进行必要的加工整理,然后再用到文稿里去。可以对材料进行三个方面的加工:一是适体剪裁加工。通读材料,删削冗赘,化长为短,变详为略,将交待过多、议论过多的无关的描述、哕嗦的废话去掉,套话、空话一律删除。变换体裁角度,将描写、抒情及不必要的议论改写为叙述或说明。在表达方式上变"曲笔"为"直笔",直述不曲才适合公文体式。二是合并提高加工。同一问题,散见于若干材料中,可以摘取概括,变为概述,或者保留一个"点"的材料,把其他相似材料综合成"面",点面结合。同类数字,可以相加,抽取合并后变成一个综合数字。变换角度"提高"原材料的可用性。三是文字润色加工。适体剪裁、合并提高之后,再审读材料,进行文字润色,从而进一步提高材料的质量。 5 R; _" g0 H1 r, O4 {$ U
1 r# ]! y# C% f; N 三、语词严谨,简明扼要
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, Q$ q- d& X5 h$ H' m 公文撰写要做到语词严谨、语句平稳、语调平和。避免官僚腔调,高高在上,要确保公文的严肃性。公文是部门与部门之间、单位与单位之间、上级与下级之间互通信息、落实工作和牲务的桥梁,具有很高的政治性,不应成为官僚作风的载体。公文要求条理清晰、文理通顺,避免借题发挥、叙述离题、拖泥带水、絮叨不绝,应做到简洁精练、简踞扼要。所谓"七分材料三分写",指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。筛选材料,主要是根据三个标准:一是材料的相关性。与公文主旨有关联的材料则取,无关的材料则舍。在已经选取的材料中进一步筛选。主张实则详、虚则略,新则详、旧则略,特则详、一般则略,重则详、轻则略,近则详、远则略,点则详、面则略。二是材料的典型性。如果材料在自身所属的某一类事物中。最能体现该类事物的本质特征,并且预示着该类公文的发展方向,那么这份材料典型性就强、最具代表性。只有筛选出典型性的材料,使用最有代表性的材料,才能使公文的观点鲜明、主旨突出,增强内在的说服力。互是材料的新颖性。注重选用郝些在现实发展中出现的新情况、新问题、新矛盾,也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解。
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' R5 S7 _4 a) b1 \! N8 H7 ?2 D 四、善于归纳和补充 5 J, K% u& @% r" _5 t
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对于领导的意见要善于整理归纳和大胆地添补充实,敢于开掘和延伸。过于忠实的记录,往往会降低公文思想的高度和深度,阐述表达不够准确。究其原因,就是作者缺乏创造性,缺乏一个"敢"字,这样就会使公文出现平淡乏味、有肉无骨的境况。文字工作是看不见、摸不着、无名无利的苦差使,在从事公文撰写工作过程中,除以上几点以外,我们还应有肯吃苦、肯奉献的精神,有一个不怕麻烦、不怕反复的好姿态,有一个不灰心、不泄气的工作态度。
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