本文所指人际关系,是指人在社会交往中所形成的一种心理上亲疏远近的社会关系,它反映了人之间的心理距离。秘书协调关系,是指秘书对本部门内外关系进行调整,以便最有效实现本部门本岗位既定目标的行为。
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' h( ^/ v$ w: R8 F+ l 秘书的工作职责很多,其中协调人际关系是最重要的工作职责之一,如何协调人际关系是秘书工作能否顺利开展的关键。
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; F h9 {& z6 o$ B 一、树立良好形象,增强人际关系吸引力
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第一,可以说,秘书是一个单位对外的关键人物,往往是外界接触本单位的第一个人,努力给人留下良好的第一印象是十分重要的。让对方留下好印象,首先在于外表,讲究仪容仪表是增强人际关系吸引力的第一个因素。秘书应根据不同的时间、地点、场合灵活选择变换适合自己的服装服饰。秘书的服装应侧重于典雅质朴、庄重大方,整洁得体的服装,既能表现自己的身份、知识和文化的修养,同时也是对对方的尊重。
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; t* X0 u5 }6 Z2 G7 W ]2 l 第二,在待人接物中,经常保持真诚的笑容和饱满的热情也是不容忽视的。如,见面时愉快地打招呼,办公时面带笑容,遇到棘手的困难仍保持微笑,将给人以镇静、轻松和欢悦感,会吸引人们并喜欢与你共事。优雅的气质、潇洒的风度是别具魅力的。这与人的姿态、动作、眼神、表情和举止谈吐有着密切关系。如,从容轻快的动作,给人以清闲明快的感觉;端庄含蓄的举止,给人以深沉稳健的印象;坦率热情的态度,使人感到亲切可信。不同的文化修养有着不同的气质风度,了解自己的性格,培养造就自己独特的风度、气质,是别具魅力、增加吸引力的一种手段。- U3 n( u0 v) U1 Y/ U
5 h6 u: m3 m2 ]& {% W3 ? 第三,善于自我表露,容易打开与别人交往的通道。尽可能主动坦诚地向别人介绍自己,交谈中自然而然地坦露自己的观点认识,造成一种“无事不可对人讲”的坦荡、开朗的印象,使人容易接近,值得信赖;反之,在谈别人时喋喋不休,涉及自己则讳莫如深,就会使人由于你的谨小慎微、严加防范而感到被你拒之千里,从而不愿意为你启开心扉。主动地自我表露也会影响对方,使之开放而坦露心迹。这样便可达到增加共同生活经验,扩大共同语言范围,就可扫除人为屏障,在交谈中逐渐加深双方了解而成为知交。, r% D6 B. D/ w; e! P3 C
x! g# ~( m2 l 第四,礼节是人际交往的通行证。讲究礼仪礼节使人受到欢迎,使协调关系变得顺利。俗话说,“礼多人不怪”,一句“对不起”、“请原谅”,即使撞了人,踩了脚,也会得到宽容和谅解,而且礼节也显示人的知识和教养。讲究礼仪礼节,做到彬彬有礼、温良恭俭让,必定会收到良好的效果。
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二、严格要求自己,增强人际关系协调力 1 L* S+ m; J: D1 D' }& z* e; ]
x s" g" S8 [. Z" n% Q7 \ 首先,要做到严于律己。严于律己,就是要有自律精神,经常严格要求自己,反省自己的短处;严于律己,就是要有自知之明,清醒地看到自己的长处和短处,自觉地改正缺点,不断完善自我。* \3 F7 Q9 D4 K
# j1 o% S! E3 y6 F* _- m* O 其次,要协调处理好三种关系:4 m' _/ `6 V7 F1 j/ Z% _- o
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第一,要协调处理好秘书与领导之间的关系。秘书是领导身边的辅助人员,和领导有着密切的工作关系。怎样搞好与领导的关系,是众多秘书都关注的问题,对于领导者来说,任何一个领导能做到领导职位上,都必定有其过人之处。他们丰富的工作经验和待人处事的方略,都值得我们借鉴。我们应该尊重他们,但尊重并不意味着就要对领导百依百顺,唯唯是诺,巴结奉承,丧失自己的人格,特别是对于秘书来说。因为秘书是直接为领导服务的,好比领导的贴身侍卫。现代秘书更不应该唯命是从,而要积极地做好领导的帮手,帮助领导出谋划策,帮助领导来做一些决定,防止领导发生一些决定上的错误。但要记住,给领导提意见只是本职工作中的一小部分,尽力完善、改进,迈向新的台阶才是最终目的。要让领导接纳你的观点,应在尊重的氛围内,有礼有节,有分有寸地磨合。当然,在提出质疑和意见之前,一定要拿出详细的、足以说服对方的资料计划。 这样才能创造一个能与领导比较融洽相处的环境,从而使自己更好地投入到工作中,以便使自己的能力得到充分的发挥。
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1 X; X' `: f1 L$ M 第二,要协调处理好秘书与同事之间的关系。应该说,秘书与同事之间的关系是秘书协调人际关系的最重要的部分,因为一般来说,一个人人际关系处理的好坏,主要体现中他与同事的人际关系处理的好坏。在这里,我觉得应该遵守两个基本原则:一是真诚的原则。真诚是人际交往的最基本的要求,所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是写在脸上的,而是发自内心的,伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。二是人际相互作用的原则。我们都希望别人能够承认自己的价值,希望别人能够接纳自己、喜欢自己。出于这个目的,我们在社会交往中往往更注意自己的自我表现,注意吸引别人的注意力,处处期待别人首先接纳自己。这种从自我出发考虑问题的想法本无可非议,可是它却实实在在地影响着我们的交往。因为人际关系是相互的,如果心中只有自我而没有对方的位置,势必会影响双方人际关系的协调。
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; _2 y: u) j6 \6 v6 U6 X9 G 应该怎样在办公室具体和同事去交往呢?我认为可以分为以下十个方面:以诚待人:以自身的礼貌与魅力,以关心他人的态度打下良好的人际关系协调基础;信守承诺:说到做到,做事认真负责,讲求效率;全神贯注:集中注意力,心无旁骛,积极参与各种活动与社团组织;勤加浇灌:把时间投资在培养人际关系上,在无求于人时,用电话、卡片、传真等与人保持联络,孕育出彼此的信任与支持;尊重对方:别把同事看作工作上该联络的对象,要学会多尊重别人;赞美别人:不吝于给予别人赞美与鼓励,表达感激之情,让好话传遍千里;时时感恩;别忘了在听过别人赞美之后说声谢谢;承担责任:懂得人际艺术的人应勇于为自己犯下的错误承担责任,不推托找借口;绝不居功:就像一句老成语所说的““功劳该归谁,就给谁;”不忘幽默:保持对生活的感性与幽默,充分享受建立人际网络的过程。一般来说只要做到这样几点,就可以正确的协调处理好与同事之间的人际关系。
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第三,要协调处理好秘书与群众之间的关系。有些秘书认为自己是领导最亲近的人,就好像有某种特权一样,总是持着一种高傲的,不可一世的态度,人人畏而远之。时间一久就会失去民心,和群众关系就会越来越疏远,这对工作来说是非常不利的。因为秘书是代表领导去办事的,如果秘书的形象在群众中树立不起来,那么不仅对工作的开展有影响,而且对领导在群众中的形象也会有影响,这样一来,办事的效率也会降低。秘书的工作只是帮领导来分配事情,如果因为你的态度而影响了本单位的工作,那就是你的失职。
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秘书与群众交往要把握好以下两点原则: |