职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 6 m5 ]) @( `5 r3 t: y
" A u! \' D a) u8 Q' b
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
$ ^/ [8 S( @3 ?6 g- ?- a; j4 e& }+ c
一、秘书的职能- |7 A0 v( }+ y/ N9 d' y
1.辅助决策
: ~) F8 ?0 X* u1 m9 f9 w. g
$ \+ `( S% _) X （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 . y- f/ T A7 A' O2 R+ @
# n" E3 Z! d) a5 }) N1 |0 F" Y( | （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
! r/ r/ M' {6 T4 w) T c" s1 ]3 K6 F* R! Y" O. r! K; J6 d
辅助内容的综合性 % _6 C+ H* ]% M1 t
! n3 _( A" t3 F& Z2 r 辅助时间的经常性 4 l7 G" C3 X6 \3 {9 E; |5 S
! ]! l7 s6 u& f) g* q3 I 辅助环节的全过程性
3 o' ~ X$ X& B- _! u, i3 e0 ^
! J& ?3 t& s: h. O, \4 }. B （3）、辅助决策的原则 : F2 M/ T8 f' c4 H1 u( Z/ z
( Q/ v: A" `- w* X 超前原则 $ {4 v D4 k3 R j
, _" J8 X0 L. m! ~5 G5 X! F+ i 定位原则
0 }8 W$ g) e: `+ P; Q6 C1 @/ |0 I. y) c2 _+ ?
信息原则 1 Q% l E: X4 C" z; Z/ I$ R0 F# w8 n
' `8 G0 b |0 j! U8 e4 k( c2 d 谏诤原则
& i" z! j" {* p. x3 r5 c3 Y7 [% f" t) H+ \: ^$ f/ p
（4）、辅助决策的过程 ' P8 U: I0 [ Z: t3 q- B" k) U
3 w+ K- p; p5 c) s+ z
协助领导确定目标 / g6 b3 q, P# P9 t; Y- h
' h* d6 |0 S, Y R1 w7 S
协助领导设计方案
F0 x. }3 C; e+ G
3 J5 s, b b3 H* a. L/ Z 协助领导评优选优
6 i* ^; u# j( f6 e) @5 c/ X# n9 z
协助领导实施反馈 , [" E- h* f! ~* P
6 ^! a$ _- M7 G' W 2、协调关系
& N# ^8 t9 d9 W. B$ l8 n9 y# C1 r2 q+ ?2 |1 ~5 d
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 $ i/ @7 s6 D/ u2 i
: ~6 b- P: p5 g4 e r （2）、协调关系的特征 # ^% n* z# ^" a0 w
$ a d9 ]# D: {: T8 _ 从属性 + t9 o, P. o' f5 y* R6 c8 P
% m% a* }+ o5 B6 n
广泛性 $ d0 L* E- z+ y/ j2 }* K0 l% d) u
2 \4 _8 j; o I9 `& v
间接性
/ h3 i; s7 m o+ C
5 g2 R3 E) @+ I# r) R （3）、协调关系的原则
9 Q" C6 u: j3 g; T3 a
, M T# _0 T9 @! [6 i' o4 m5 S( Z 政策指导 ) E0 L$ Z4 U* ]3 u+ E4 L; ]; k
! ]" n4 S7 h9 Z% C. G0 Y 客观公正
+ L% v" Z5 t% x0 B$ }
. l1 y/ H4 D* N" g 平等协商
" ]6 r4 x( B2 M8 L' f7 s; q0 |& z! i1 m" R* h
注重整体 3 {! }1 l3 S3 ?) v9 t" H
1 `. U6 g- R+ u7 Y7 } 灵活适度
s* h R. M; E1 E
0 N+ v) l0 W8 a/ Y/ e; t" U （4）、协调关系的过程 1 A( Q+ U& y- F E3 f5 M/ N
$ Z+ }. c# O: o3 @: C) @3 g+ A- H: o5 { 摸清情况 3 N- G: j7 u3 m0 z$ P0 Y
: z1 [' c9 G, D7 [, P; Q) V 找出症结 8 |9 c6 o$ x4 r, e) k
6 l5 Z6 M1 ?& @ 恰当协调
/ v9 }3 N: A, ]8 Z" P4 K- ]- v2 I& ]! y0 v* T% c
督促落实 ' n2 J8 J/ `" r- z- v3 n, Q; I2 W8 l
) r( ^: W+ h; @& T" S% J 检查反馈 5 X3 I l+ n- \* d6 f
$ B* u" T/ A, k2 Q 3、处理信息
m" q6 t6 l2 j1 @6 y5 @5 f
% k2 Q# B+ d8 N1 u1 `+ ^ （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 , r+ T3 n" ~7 ]3 U: Z& z0 A. V# T8 U
! J0 U- Q: a, E （2）、处理信息的原则 , ^, c. i/ d | b$ G
+ p" N7 G$ i2 }) u/ _8 `' h7 K
及时性原则
. l P; F1 l% r8 C$ l8 S' a+ o$ P
8 B6 Q+ ~* j1 V3 Z 保真性原则
% I, ], n. e- g- K* p' w6 U* G+ w/ Z6 o! F: [4 h- ]8 u6 `9 y
适用性原则 2 z0 C6 O" R3 b7 U V: p
5 Y; \' {. B& J) O5 f 预测性原则
$ h6 H& ]! P! s( q' G C+ l) C1 D) m! V) O7 x& K1 L
（3）、处理信息的内容
( }+ D% ~4 e" G' ?
* w5 F4 G; f9 V) [8 Y* m1 M 历史信息
. ^0 C8 _" C9 O: J* C: p& S# V0 Q% ]: @
}1 Z# C$ }" U! `9 ^ 上级信息
' }5 b7 _1 b5 F( L4 N+ o/ E7 z# Z. a) a
内部信息 / }3 V3 E- E7 g4 o
/ W+ E' }2 ]: E- ~/ ~% n) l
公众信息 6 ~/ t$ ~5 `1 ^" [' b. W( D
- S$ d% y- K; V' f* y 社会信息
# ~2 {6 ^: k. `! q9 Z$ W- V! p( k2 a6 o
（4）、处理信息的过程
4 i, i+ Y: M5 E* b: l3 c* x, J
# |/ w( Z( d/ `( L" S! g( ~ 信息的收集 ; _3 \- X; d. A! p) E
# j5 H% D" j8 [1 K# x 信息的加工 , F+ f l9 z8 r
' `. c ]9 v; E
信息的传递
; ]; e0 u9 _0 H/ M" R, m; |
9 y2 v$ s" V: {2 w, w ^ 信息的反馈 7 W/ ~, V( N4 _, W
! w& p8 Z1 e3 [% C6 A! F1 _' k; O 信息的储存 $ r3 [+ Y7 y; `+ [ z
5 Q2 |1 J1 n4 A9 G2 \ 4、办理事务 4 K% A+ B8 S$ n' n- t
: n d5 A4 ?, I) k D0 }% i. s6 M
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 6 x* K0 ?3 x1 m5 d y& L
1 R! ~ B: E/ v$ S4 K: e0 `4 n1 W （2）、办理事务的特征 6 \2 F# S: x0 I( U% o: o
0 |( _3 v) e" D/ Z0 q% ]1 B 综合性 7 P) T: _/ R+ ^6 u( A6 Y k
/ `* R" g& C- }+ p 服务性
% L# x$ Q" F. D6 V
9 C- I! @: F- c! z, V/ g 繁琐性 ( h+ S. A8 e. s* p1 |
' P, P0 A- o0 }0 I, B# _
突击性
5 p( T# I0 \" p, E- n5 r/ p9 ]# N* ~
（3）、办理事务的原则 5 z) P! G* F* q" z; W- C. ^
* S/ v$ N$ ?+ I: r' f 被动中求主动 ) v, x# M8 \- N8 {
' X4 P/ Q3 H+ \( o' k7 i
原则中求灵活
+ B+ k2 O0 l- T3 C8 ^* i
* V# x9 G: ~3 c0 k 繁杂中求规范 ( q" m0 {. z% m) ^* e: @: [
& [9 P2 r4 V3 o- d `0 U+ v （4）、办理事务的程序 # T/ } A: U% O q F( j; a/ a& b
- e! y- r5 P4 u$ U. b 自然程序
2 X0 u3 M( }) Z! L1 ?' {, v0 L7 x% F3 B- F5 q0 A& E( B( ~
理论程序 " k' Q7 L& g# q8 u( K- B U M0 [
4 o" _4 L8 ?) Z1 C2 a 指令程序 ' D: |% \+ ~7 f5 z) e
% z. m1 @" j8 f) y+ W 法定程序
& c5 [6 E8 O/ t0 O0 e
0 j b1 g* F+ q: a 技术程序 . i$ X* _) P0 b4 k3 [: O- o
6 E2 u. V, v* t, B+ i 习惯程序 2 c* g2 |( L$ M2 E9 ~; U& `7 `% z
- `+ c/ k O ^ 二、秘书的职责6 Y7 K9 @7 m9 b# ~( a! _2 F
大致也有以下11个方面：
4 ]' n/ R+ V5 n7 p/ p
5 N: N t0 Q) G$ ]* @1 i( ^9 Q* Q/ Q 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
# N6 n# b G* X& `$ h0 ]. V# |3 w1 D B6 E- D! G3 ]
接待事务（来访接待、安排服务等）
) c8 f& F' Y' f' @) ]4 V
9 |- C# u" _* V7 f& D5 a5 Z 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
" i) @1 h1 _$ M9 V" M* T' H8 J' o2 N+ [8 K/ p
行政事务
3 d( G6 n- @* T
! m% \" z, {" N R3 ^ 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ) C: ^6 m6 \ T1 {8 b
1 z, A3 F! U; \$ j2 ~9 T, u# \ 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） & |) c6 r# O. M3 v2 \# O3 [4 I
/ Z+ `: n& T9 }) g
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
; m# k# J$ |' ^6 k: E7 T2 n
0 \! r8 W1 W( S4 I9 \ 写作事务（各种文体的写作）
( a7 Q9 n- X+ C0 f4 x7 `" `; B# w3 X0 ^( A/ r7 J W. q
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) , v8 C+ ]& g. m% A' a7 @ a% d% j
3 A2 `8 z& Z% h% U' j
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
$ ~) P b @, q* j' R3 h
\. U# ~+ V8 u( }3 D3 }0 F3 z& F 其他领导临时交办的任务 |
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