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图文分步教程:怎么制作规范格式的公文

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河南老秘 发表于 2012-3-1 14:36:26 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
本帖最后由 河南老秘 于 2012-3-1 14:37 编辑
* v5 q5 c9 q. Q$ S
$ W0 ]2 N3 S/ n  g/ ^8 \怎样制作正规公文& Y/ ~5 v6 d+ a6 O: F
                      ( X* i+ {# g$ C: v: W0 g3 `
第一步:设置版面格式: A% d, F; H0 Q& @( T" t+ H4 E$ A: N6 R
由于公文格式的特殊性,对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定,因此设置也带有一定特殊性。
, Y2 t8 a6 e' }; U- K' a0 t2 W1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿,首先选中文字,点击工具栏中的字“体”、“字号”下拉框,分别对标题和正文进行设置,通常标题设置为黑体、小二号,正文设置为仿宋体、三号(见图1)。
5 S' ~" ]) R) X; k image001.jpg ! r7 j0 N" R8 W% i  h
                                (图1)( c- r: h7 u4 U- C; P

7 T, e  F' O5 ?. R0 n, D: N+ k1 r为了方便,可以把最常使用的字体格式设为默认,方法是在主菜单上“格式→字体”设好字体再按“默认”按钮(见图2)。. s% M0 W9 K& [% I& o$ y0 d# t
; f: B1 z, n! ?; L8 {3 c  i; s8 S- H
                image002.jpg       (图2)
; s  c  O& L4 K! o3 b
" \' l5 r/ x, C' @0 C! N2.依次点击“文件→页面设置”,进入“页面设置”对话框(见图3),在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米,点击“纸型”选项卡,将纸型设置为16开、方向设置为纵向。
7 R1 a1 u5 q/ m2 G9 ~ image003.jpg
% N$ [& L5 I. A                          (图3)
/ n) Q" F" \" f+ x: Z# e( A0 f& \注意:通常国际标准格式为A4纸,因在多数单位里仍在使用16开纸型,故此文以16开纸型为例设置页面。
- b7 q* E& T2 S) r) U1 q4 Z3.进入“文档网格”选项卡,将每页行数设置为23行,点击“确定”按钮,完成第一步字体、字号以及页面的设置。% f& t* K) t5 B0 ]
第二步:制作发文红线
+ {# |. R6 i' T; c* C" u" Y, U公文通常分为上行文、下行文和平行文,简单说上行文即请示、报告等文种,下行文即通知、指示等文种,平行文即公函等文种,当然,上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍,在上行文公文格式中总少不了发文红线。3 E. ~/ _9 f* _+ j- [
1.点击主菜单上“格式→边框和底纹→显示工具栏”,打开“表格和边框”工具栏(见图4)。
5 O$ P# d2 Z$ S  o image004.jpg 5 ?( R5 G) r$ t' o. O$ @& ~" S8 n
(图4)# F) ^7 [) t: c% _, h6 ]! a) x

) \/ ^( o# \3 o7 s2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置,通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”,这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。3 I* |4 `) r+ Z5 H8 p' l4 j
   image005.jpg
7 p! x' y) j3 ]9 R8 f3 b8 j(图5)
$ i/ [" y6 P& U! r' Y
; V  P* r* I5 b7 O0 lJust Do It) x3 d4 Q+ g  i7 M! @& ?
因为经常要输入六角括号,所以建议为其设置快捷键,以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入→符号”,进入“符号”对话框,找到并选中六角括号的左半边“﹝”,点击“快捷键”按钮,然后为其指定快捷键设置,同样为六角括号的右半边“﹞”设置快捷键。
; ^( e5 e& ]% K2 S  K) S4 k% J8 g第三步:制作公文落款* b" G$ l1 C5 n: }+ j. R- Y0 C
一般来说,单位里发公文通常都会用正规的行文格式,而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷,在工作中可以有效提高处理速度,大大节省时间。2 i4 P/ o8 E6 @1 |
1.点击“格式→中文版式→双行合一”,出现“双行合一”对话框(见图6)。. D3 o' y1 `, b
image006.jpg
. e0 V) O: C  w9 Z( C; y3 O(图6)
6 j# i  F! e- X5 Q" w8 C2.输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅),先输入需要合为一行的文字(中国××××公司),合理调整字符间距,查看预览效果,满意后点击“确定”。
3 |# l" b; F* _) }& S; x4 V2 V, U3 z3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅),完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小,就会出现满意的公文落款(见图7)。  M" y& X5 J7 i0 W7 Y
image007.jpg
( B  \2 ^& `/ l! X3 ?2 o# P(图7)
9 b$ o  m: [, J% E3 x
5 F! V  F# m" M: n6 X2 u9 D8 h: IJust Do It
6 M8 e3 T; a& L; |% M, s1 p4 _2 e) ~, e在文档编辑中,常常会用到一些符号,而键盘上并没有这些符号的按键,如公文落款日期中用的标准零(○)等。通过点击“视图→工具栏→符号栏”调出“符号栏”,可以加快落款中日期的处理速度。+ [4 @. W3 {  |7 G* W9 D
第四步:制作落款粗、细横线
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正序浏览
河南老秘 发表于 2012-3-1 14:39:33 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲

公文应该这样排版

用Word制作公文,在设置页码、行数和字数、页眉时,常会遇到一些比较棘手的问题,怎么调都和范本不一样,有了这篇文章,对照做就再也没问题啦。

  一、设置页码

  2012年6月国家质检总局、国家标准化委员会联合发布的《党政机关公文格式》(以下简称“《格式》”)中关于页码的规定主要有:
  1.页码位于版心外。
  2.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
  3.信函格式的首页不显示页码。
  这些规定让页码设置变得不易操作,主要表现在页码的位置及空白页不显示页码两个方面。关于页码设置,请用如下方法:
  第一步:解决页码与版心的距离问题。
  首先重新设置页眉和页脚。单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“版式”,将其中“距边界”的“页眉”设置为3.7cm,即公文用纸天头(上白边)的尺寸。根据公文用纸幅面尺寸(210mm×297mm)、公文用纸天头(上白边)尺寸(37mm±1mm)、版心尺寸(156mm×225mm)的要求,可计算出版心下边缘至下页边的距离为35mm,为了满足页码数字左右的一字线上距版心下边缘7mm的要求,应将“版式”中“距边界”的“页脚”设置为2.8cm。
  第二步:解决插入页码问题。
  要实现页码“一般用4号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放一条一字线。”“单页码居右空一字,双页码居左空一字”的要求,需进行以下操作:
  ①单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“版式”,在“页眉和页脚”中选择“奇偶页不同”(因奇偶页的页码格式不同,所以要分别设置)。
  ②单击Word窗口功能栏中的“插入”,打开“页码”对话框,在“对齐方式”中选择“外侧”,打开“格式”对话框,将“数字格式”选择为“1,2,3,…”。
  ③将光标置于第一页,单击Word窗口功能栏中的“视图”,打开“页眉和页脚”,在页脚中点击外侧的页码“1”,出现文本框后,将页码“1”的字号改为4号半角宋体,然后在“1”的左右各输入一条一字线(左右一字线与页码应保留一个半角字符的间距),再将该页码文本框右缩进一个汉字,保证右侧空出一个汉字的距离。
  ④按照上述办法在第二页页面中设置偶数页页脚,要注意此时的数字是“2”,且将页码文本框左缩进一个汉字,保证左侧空出一个汉字的距离。
  第三步:解决首页不显示页码或空白页不显示页码问题。
  单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“版式”,在“页眉和页脚”中选择“首页不同”;单击Word窗口功能栏中的“插入”,打开“页码”对话框,将“首页显示页码”前的勾取消。
  要解决公文的空白页和版记页不编排页码的问题,则需进行如下操作:
  ①先将光标置于空白页上一页的页末。
  ②单击Word窗口功能栏中的“插入”,打开“分隔符”,在其中的“分节符类型”下面选择并单击“下一页”。
  ③双击空白页的页码,出现“页眉和页脚”的标记,在“页眉和页脚”工具栏内找到并点击“链接到前一个”。
  ④选中空白页或版记页的页码,删除该页码即可。

  二、设置行数和字数

  《格式》规定,“一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心”,其前提是“如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字”,因此该规定一般只针对公文的正文。
  要实现此规定,需进行如下操作:
  单击Word窗口功能栏中的“文件”,打开“页面设置”,在对话框中找到“文档网格”,点击“指定行和字符网格”,再将“字符”的每行设置为“43”,“字符”的跨度设置为“10.3磅”,将“行”的每页设置为“22”,跨度设置为“28.5磅”。

  三、去除页眉中的横线

  进行页眉和页脚操作时,如果自动应用“页眉”样式,页眉中会出现一条横线,有两种方法可以去除。
  方法一:双击页眉区域,出现页眉编辑虚线框,全选页眉文字(如无文字则选中回车键符号)。单击Word窗口功能栏中的“格式”,打开“边框与底纹”,将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”,在右边找到组合框“应用于”,打开后选择“段落”,点击“确定”,页眉中的横线即消失。
  方法二:双击页眉区域,出现页眉编辑虚线框,单击Word窗口功能栏中的“编辑”,选择“清除”,单击其中的“格式”选项,页眉中的横线即消失。
  以上是基于Word2003版本介绍的操作方法,如果使用Word的其他版本,可参考本文的介绍适当处理。





再附上标准公文格式模板

正规公文格式.rar

4.78 KB, 下载次数: 134, 下载积分: 经验 1 点, 威望 1 点, 文银 -1 两

 
 楼主| 晓斌 发表于 2012-3-2 11:12:50 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
好,实用,分享大家一起学习。
 
丁铭 发表于 2012-3-2 12:45:25 | 显示全部楼层
 
专业写文章
每篇好帖都来学习一下。
 
overyahoo 发表于 2012-3-2 20:58:26 | 显示全部楼层
 
太经典了,难得的教材
 
scb0607 发表于 2012-3-4 14:58:22 | 显示全部楼层
 
不对了。现在统一了。a4纸型
 
香河律师 发表于 2012-3-5 13:39:42 | 显示全部楼层
提示: 作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
 
haox2003 发表于 2012-3-5 16:23:39 | 显示全部楼层
提示: 作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
 
泰山石 发表于 2012-3-6 10:15:32 | 显示全部楼层
 
非常实用,听说标题用方正小标宋简体
 
jingzhengqun 发表于 2012-3-6 11:23:00 | 显示全部楼层
 
正需要这些内容! 学习中
 
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