当前公文管理中的问题及解决对策

    公文管理，指公文撰毕之后，文秘部门及其人员在公文运转过程中，对其进行的存款、清退、销毁、立卷归档等一系列工作。公文管理隶属于公文处理，对行为主体而言，其既是公文处理工作的重要构成，又是整架机器有效运转的保障系统。只有这一系统运行正常，公文的利用效率才能得以提高，国家秘密的安全才能得以保障，档案工作的质量才能得到优化。但是在实际工作中，公文管理中存在着不少问题，有的还较为严重。择其要者，可概括为以下三个方面：

按传统习惯办事，缺少制度保障。公文管理者对“公文管理”的认识不足，没有形成完整的概念，仅将其理解为整理材料、保管文件等一些琐碎的工作。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）是每一个公文管理者应模范遵守的行为准则，是进行公文管理的理论依据。而将《办法》抛掷一边，全凭经验做事，自然弊端多多；助长不良风气，以讹传讹，错误经验相沿成习，以至终难纠正；妨碍规范运作，长此以往必须酿成有章不循、我行我素的后果，即使凭经验将就过关，也难保长久。更为严重的是，文秘部门在实施公文管理的过程中没有建立相关制度，以至缺少规范，工作难以到位，甚至漏洞百出；没有规章，难保公平，规章制度本身就是表扬先进、批评落后的标尺，没有它就无所谓奖惩，责任自难落实，以至扯皮、推诿现象迭出。

多头运行办理，职责交叉不清。一些机关、单位既要承办外来公文，又要起草下发公文，公文运行的多渠道自然形成，多头管理便不足为奇。《办法》规定：“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”违此规定，问题自然多多，难以形成统一的办文规范和标准，不利于完善制度，严格把关；公文流转环节过多，不利于简化程序，加快运转；不便于明确责任，加强公文运转跟踪，容易造成公文办理中的扯皮、推诿、影响工作质量和效率。比如对公文底稿的管理，一些文秘部门在交接业务处室起草文稿时，只注重定稿的签收，而忽视底稿的索取。一些起草者文稿完成后急于向文秘部门递交定稿，而将底稿随手掷于抽屉内，不予理睬，甚至遗忘；文秘部门工作人员更是忙于将公文投入下一阶段的办理之中，无暇索要底稿，以至放弃清缴。底稿长期置于起草者的办公桌内，与私人物品混杂，极易丢失；加之业务处室不是专门的文秘机构，安全设施欠缺，泄密便难以避免。再比如公文销毁是一项严肃、缜密的工作，无论采用何种方式，者必须执行二人监销制度，任何人不得私自销毁公文，而单人销毁的现象却屡屡出现，以致造成重大失密事件，教训是及其深刻的。
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重视上级来文，轻视下级行文。公文管理的对象包括进出文秘部门的所有上行文、下行文以及平行文，牵扯到的部门无外乎上级机关、下级机关和平行机关。尊崇上级，服从领导，无可厚非，但对上级来文随意处置却不可取。以某市政府文秘部门收文办理工作为例，当该市政府收到上级下发的公文后，尽快落实交办自然不在话下，保密工作严丝无缝，办毕编号入册，稳妥归档；而当收到下级单位报送的请示后，只是按照程序送分管领导阅示后随后丢于抽屉之中，待方使之时与类似文件一并整理归档。当问及原因，回答是“手头要事太多，一般文件一般处理”。殊不知，这些“一般文件”反映之事却不一般，待查询利用之时己不知所踪，这样自然会贻误工作。为此，加强公文管理，使之朝着规范化、制度化、科学化方向迈进显得十分重要和紧迫。

严格履行法规

) q9 O+ @( l; [5 u- _, s公文管理法规是机关人员实施公文管理的标尺、准绳。《中国共产党机关公文处理条例》《人大机关公文处理办法》《中国人民解放军机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，可视为各大系统公文管理的法规。公文管理既背靠法规又阐扬法规，二者水乳交融。机关人员实施公文管理，办好公务，发挥效能，首先要认知法规。只有了解、熟悉、精通法规，才会严格按照按规章办事。据调查，有的法规颁行多年，少数机关人员还不甚不解，甚至毫不知晓，如此不出错误才怪。其次要践行法规。知而即行，行而认真，是基本要求。在公文处理中，是严肃认真、一丝不苟还是敷衍了事、马虎随意、不只体现两种作风，也必然带来两种结果。
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部门领导是枢纽。部门负责人处于上令下达、下情上禀的特殊地位，意义非同寻常。对部门而言，负责人是说了算的，其言也重，其行也标。部门公文管理的水准，相当程序上取决于负责人。部门领导认真负责、严格要求，部门的公文管理就运转正常，迅速高效；如果领导不以为然，甚至带头违规，部门的公文管理便效率低下，问题颇多。因此，强化对中层领导的培训，提高其素质，十分必要。文/蔡江涛

以签字环节为核心，明确责任，强化落实。明确“签字即责任”的理念，签字就意味着承诺和责任，既是压力、更是动力，推动责任主体认真履职。

公文管理法规是机关人员实施公文管理的标尺、准绳。

公文管理法规是机关人员实施公文管理的标尺、准绳。《中国共产党机关公文处理条例》《人大机关公文处理办法》《中国人民解放军机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，可视为各大系统公文管理的法规。公文管理既背靠法规又阐扬法规，二者水乳交融。机关人员实施公文管理，办好公务，发挥效能，首先要认知法规。只有了解、熟悉、精通法规，才会严格按照按规章办事。据调查，有的法规颁行多年，少数机关人员还不甚不解，甚至毫不知晓，如此不出错误才怪。其次要践行法规。知而即行，行而认真，是基本要求。在公文处理中，是严肃认真、一丝不苟还是敷衍了事、马虎随意、不只体现两种作风，也必然带来两种结果。; d0 l. U: X* F) X, m. |7 P
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