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论我国当前秘书行业的特点

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雨后 发表于 2012-5-6 07:12:08 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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  摘  要:当前我国秘书行业正呈现出一些既不同于其他行业、又不同于本
行业其他时期的明显特点:⑴ 秘书工作职业化;⑵ 秘书业务专门化;⑶ 资格
认定制度化;⑷ 从业人数扩大化;⑸ 商务秘书女性化;⑹ 劳动成果隐蔽化。
探讨这些特点有利于秘书学理论与时俱进地自我完善,有利于社会各界对秘书
工作和秘书群体形成公正客观的认识,也有利于秘书工作者充分认识自身工作
的价值和个人的努力方向。

  关键词:秘书学  秘书行业  秘书工作 

 
  人们通常将社会分工称为“行业”或“行当”,由于各行各业的每个单
位都设有秘书部门,配有秘书人员,所以很难把秘书归入某一个行业,因此
人们将秘书称为“现代社会的三百六十一行”。当前我国市场经济体制正处
于逐步完善阶段,社会管理体制也正在进行改革,秘书这个既不同于“三百
六十行”中的任何一行、又渗透于每一行业之中的特殊行业,正呈现出一些
既不同于其他行业、又不同于本行业其他时期的明显特点。探讨这些特点有
利于秘书学理论与时俱进地自我完善,有利于社会各界对秘书工作和秘书群
体形成公正客观的认识,也有利于秘书工作者充分认识自身工作的价值和个
人的努力方向。

  一、秘书工作职业化

  所谓职业化,是指从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体。一项
工作成为一种稳定的社会职业的外部标志是:是否有许多人愿意终身以此为
业,教师、律师、医生、会计、技师、公务员等都是社会职业,而党委书
记、总经理、处长、办公室主任等等,则仅仅是社会职务。

  秘书工作职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物。在市场经济发
达的国家和地区,秘书职业化的过程早已完成。在我国大陆,秘书工作职业
化起步很晚,但发展很快。改革开放前,秘书一直被当作一种行政职务,
1999年版的《辞海》对“秘书”一词的解释是:“职务名称。掌管文件并协
助领导人处理日常工作的人员。”这里仍然说秘书是“职务名称”,而不说
它是“职业名称”。近十几年来,随着行政机构的改革和政府职能的转变以
及公司秘书人员数量的急剧增长,我国党政领导机关秘书人员占整个秘书队
伍的比例正在逐步缩小,并且淡化了官位级别,出现了职业化趋势。随着市
场经济体制的逐步建立,企业公司化改革和民营经济的发展,社会对商务秘
书的需求成倍增长。在报刊网络招聘广告中和人才市场上,不仅有各类工商
企业和事业单位、自由职业者,甚至一些政府机关也根据需要公开招聘秘
书。近十多年来,各地还相继成立了秘书事务所、信息调查公司、文秘公
司、电脑打字复印社等等面向全社会提供秘书性质商业服务的网点。越来越
多的人认识到,秘书不仅是行政管理系统中的一种职务分工,而且是整个社
会中的行业分工;因此,长期从事秘书工作,甚至终身以秘书为业,正在逐
步被人们接受。

  以上情况表明,我国秘书正在实现从行政职位到社会职业的转化。

  二、秘书业务专门化

  秘书工作是一项综合性工作,这是秘书学界的共识。但是,有的人将秘
书工作的综合性与秘书业务的专业性对立起来,一味强调秘书是“杂家”,
是“通才”,强调一个好的秘书只需要具有较强的写作能力和一定的工作经
验就行了。有人在承认秘书成为一种职业的同时,否定秘书业务的专门性,
这种看法是没有任何道理的。香港公司秘书协会一位资深顾问断言:毫无专
业知识的漂亮宝贝,将来在办公室里可能找不到秘书工作;没有语言能力及
电脑相关操作能力的秘书,在办公室里不出三年一定被淘汰。

  随着科学技术的进步和决策科学化、管理现代化的趋势,领导对秘书工
作的要求越来越高。现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作能力,
而且要求秘书掌握信息处理、调查研究、会务管理、信访接待、协调督查等
多方面的业务知识和现代化办公技能,而这些理论修养和业务技能的获得,
必须经过专业训练。从近年来人才市场的需求看,有些单位招聘秘书,包括
党政机关的秘书职位公务员招考,明确要求应聘者具有秘书(文秘)专业教育
背景。许多单位的领导从过去的用人实践中感觉到,经过严格的秘书业务训
练的秘书专业的毕业生,走上秘书岗位后能很快进入角色,熟悉办公室业
务,而其他专业的毕业生则往往需要较长时间的适应过程,才能胜任公文撰
写、会务组织、公关协调、文档制作和立卷归档等主要秘书业务。

  三、资格认定制度化

  秘书作为一项专业性很强的社会职业,必然要求对从业人员进行资格认
定。为适应社会各界对高质量、高水平的秘书人才的广泛需要,1997年8月
20日中华人民共和国劳动部颁发了《秘书职业技能标准(试行)》,并于1998
年9月在全国十省、市、自治区举行了首次秘书资格鉴定工作。这标志着我
国秘书任职资格审查走上了制度化道路。据统计截止到2002年底,5年内秘
书职业资格全国统一鉴定进行了10次,参加鉴定人员达28万余人,其中获
得国家职业资格证书的人数达20万人。2004上半年,秘书职业全国统一鉴
定试点已正式启用新的“国家职业标准”。

  《秘书国家职业标准》规定,秘书职业共设四个等级,分别为五级秘书
(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资
格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。对各等级报考者规定的条件不是很
高,但有一个共同要求,就是报考四级以上秘书职业资格者必须经过秘书专
业的培训;取得大学本科毕业证书,并连续从事秘书工作2年以上,可申报
三级秘书职业资格认定;取得大学本科毕业证书,并连续从事秘书工作4年
以上,可申报二级秘书职业资格认定。

  秘书资格认定制度化对秘书职业从业人员提出了更高、更具体的要求,
促使秘书人员不断地进修业务,全面提高能力,努力构建更为合理的能力结
构。当然,这个资格认定所规定的条件是否合理,考核程序是否科学,操作
过程是否规范,以及资格证书的权威性是否能很快被社会广泛承认,都还有
待于社会实践的检验,秘书学界也有责任通过理性客观的分析探讨,使秘书
资格认定工作进一步走上科学、规范的轨道。常崇宜先生曾经在其著述中对
《秘书职业技能标准》中的“秘书”定义提出过批评(参见《秘书学概论》第
25页,线装书局2000年版)。但是秘书资格认定制度化的趋势是不可逆的,
应该说是没有疑问的。

  四、从业人数扩大化

  在市场经济发达的国家和地区,秘书在整个社会中是从业人数最多的职
业之一。据美国劳工统计局的报告, 1990年美国秘书人数为535.7万,这
个数字还不包括120万打字员、速记员。据估计2000年美国的秘书总数已经
超过600万,占全国总人口(2.5亿)的四十分之一左右,这一人数与教师、
医生等职业人数不相上下,是律师人数的十几倍。美国的统计数据表明,越
是市场经济发达的国家,秘书人员在总的从业人口中所占比例越高。

  我国目前市场经济正处于迅速发展阶段,据2005年12月9日全国工商
联发布的年度民营经济发展分析报告,截止当年9月底,全国私营企业(不含
个体工商户2千多万家)已达419万户,占全国企业总数的50.5%,按照这个
比例全国企业总数已达830万家。即使每家公司平均有一名秘书,全国的公
司秘书也有近千万人。另全国公办高校有1553所(2004年),中学8万所,
小学48万所,平均每所学校一名秘书,也有50多万学校秘书,加上医院、
研究所、文化服务单位,全国事业单位秘书总数也应该在100万以上。

  从党政领导机关和事业单位来看,随着现代科学决策和科学管理水平的
提高以及办公技术现代化水平的提高,领导人在决策过程中将越来越离不开
秘书部门提供的准确信息和综合服务。我国行政系统在20世纪末自上而下进
行了大规模的机构改革,各级政府职能部门的数量总体上作了比较大的压
缩,公务员编制数量减少了20%左右,但各级政府的办公厅、调研室、信访
办等秘书机构的人员编制数量不仅没有减少,反而略有增加。这一情况说
明,随着现代行政管理效率的提高,秘书部门的作用正在继续加强,即使在
党政领导机关中,秘书人员的数量也呈增长的趋势。

  五、商务秘书女性化

  无论是在经济发达的美国、欧洲、日本,还是我国的香港、台湾地区,
女性化早已是秘书职业的一个普遍现象。有资料显示,在美国国家机关秘书
中,女性秘书占到90%以上,而在公司秘书中,更是清一色的女秘书的天
下。

  女性从事秘书工作具有明显的优势,她们语言表达能力强,善解人意,
心细手巧,在文函管理、通信打字、接待来访等秘书常规事务中,能够起到
男性雇员无法代替的作用。由于秘书成为女性就业的首选职业,在美、欧、
日和我国港台地区,都有许多专门培养女秘书的学校。

  近十几年来,我国企业秘书尤其三资企业和民营企业的秘书,人数急剧
增加,公司秘书中女性早已超过男性。这除了体现了女性在秘书职业中的优
势外,还有两个客观原因:一是我国高等教育的发展使女性上大学的机会比
过去大大增加,1980年前后,我国高校中女生的总比例不到20%,而2000年
这个比例是45%;在一些文科专业中,女生的人数已经超过男生,在秘书、
英语等专业中的女生比例,更是高达四分之三以上。妇女受教育程度的提高
使她们具备了从事具有明显的脑力劳动特征的秘书工作的主观条件。二是三
资企业的大量出现,境外投资人和经理人员很自然地将商务秘书女性化这一
用人模式带到了这些外资公司中,国内民营企业也纷纷效法,使用女秘书一
时成为商界时尚。

  在我国党政机关秘书中,到目前为止仍然是男性略占多数,但这种现象
正在迅速改变之中。有统计资料表明,在近几年公务员招考中,秘书职位的
报考者和录用者女性都占80%以上。预计在未来十年之内,党政机关公务员
中的女性秘书的比例将超过男性秘书。

  六、劳动成果隐蔽化

  秘书的从属地位和秘书工作的辅助性,决定了秘书的劳动成果总是以组
织的名义或领导的名义公布于世。例如,秘书经常为领导出主意,提建议,
拟方案,为此要付出很多的时间和艰苦的劳动,但是当这些建议或方案被领
导采纳,变成了组织的决策或领导的决定,秘书的劳动也就被隐蔽了。秘书
经常撰写公文,但是没有一篇公文是以秘书的名义发布的;秘书有时以领导
的名义撰写文章,但是当它们正式发表时署名却是领导。人们常常说“领导
作出了一个英明的决策”,或“领导机关及时发布了一个正确的政策文
件”,而很少有人意识到秘书或秘书部门在其中付出了大量的劳动。

  1956年9月15日,中国共产党第八次全国代表大会在北京隆重召开。
在暴风雨般的掌声中,毛泽东致开幕词。开幕词很短,不过两千多字。根据
当时记录,在毛泽东致开幕词时,曾被34次热烈的掌声所打断。其中有五次
是“长时间的热烈鼓掌”,足见开幕词在代表心中引起极其强烈的反响。开
幕词中有的段落后来被人们作为“毛泽东格言”反复引用:“即使我们的工
作得到了极其伟大的成绩,也没有任何骄傲自大的理由。虚心使人进步,骄
傲使人落后,我们应当永远记住这个真理。”而这个充满“毛泽东风格”的
开幕词的起草人正是毛泽东的秘书田家英。直到今天,“虚心使人进步,骄
傲使人落后”仍然被当作毛泽东的格言广为流传。(参见逄先知《毛泽东和他
的秘书田家英》第26-27页,北京,中央文献出版社1995年版)

  这个例子非常典型地说明:秘书虽然无法享受成功的荣誉,却能够感受
创造的快乐。杨树森(原载《秘书》2006年第4期)
标签:秘书行业
 
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