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速记是办公室文秘人员的必备技能

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人大办 发表于 2012-2-1 08:34:18 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
速记作为信息的一种快速记录手段,可以说是伴随着文字的产生而产生。文字承载着信息记录的功能,然而,文字的书写速度与信息产生和消逝的速度不相匹配,因而,速记技术应运而生。可以说,文字由繁到简的演化过程,就从某个方面来说,就是为了方便速记工作的。然而,即使现在普遍使用的简体字的出现,仍未能满足速记的要求,所以,现在仍有许多专门从事速记工作的人员。
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一、几种速记技术的比较3 x5 ]7 x! |, n/ E4 p8 O6 V& h

3 y  a0 l! |1 z% w# N就目前而言,广泛应用的速记大体上分为以下三类:
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1.汉字手写速记。汉字手写速记是以汉字为主,结合某些符号和省略方法实现的快速文字记录技术。汉字手写速记原理简单,容易被人们掌握,但是,书写速度还是偏慢,适合于记录概要、主题之类的信息,且不能长时间、大篇幅的记录。尽管如此,因为汉字手写速记方法简单,仍是大多数秘书工作者掌握的方法。
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2.拼音手写速记。拼音手写速记根据《汉语拼音方案》,借助书写快速、简单的符号,通过记录字音来达到记录信息的目的。为了追求快速的书写速度,因而,符号系统非常简单。但是,由于简单的符号数量较少,因此,符号的角度、孤度以及比例大小等的不同,都表示不同的含义。所以,拼音手写速记技术难度大,需要专门的学习才能够掌握。正是因为采用了简单的符号系统进行记录,所以,书写速度比较快。经过训练以后,可以实现详细、准确的记录。缺点是记录后需要整理、翻译,且学习时间长、难度大,难以普及。
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: L" V& z7 J* ?1 R/ g2 j7 V  {! ^3.电脑速记。电脑速记简称速录,是一种借助电脑手段来达到速记的目的的一种速记技术。电脑速记由于采用了简单的编码方案,再加上计算机科学发展的一些科技成果的应用,可以实现快速记录的目的,而且容易掌握,可以说是速记技术发展的趋势。电脑速记原理简单,操作强度低,录入速度快,可以实现长时间、大篇幅的文字信息的记录,事后只需要简单的整理,编辑,就可以形成文字稿。; v* P: P- j' p+ Y5 c* a7 u* Y
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二、电脑速记的发展7 E9 W+ E% E/ `% P2 S% p& f2 h
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1.目前的速录产品
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$ ?4 I+ M, J. V8 R. R5 \0 j# C: x目前有多款速录产品供速录工作者选择。这些产品中,有的是采用专用的录入设备,有的是采用计算机通用键盘进行录入。在原理上,大多采用《汉语拼音方案》编码,通过声母、韵母双拼的形式录入,且支持词组的录入。相比传统的输入工具,具有录入速度快的特点。一般的人员通过一定时间的训练,可以达到击键速度400次/分钟,因而,理论上可以每分钟录入200个以上的汉字。相比其他的速记方法,在速度上占有不可比拟的优势。
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但是,由于汉字的重音现象十分严重,因此,给字、词的识别带来了严峻的挑战。即使可以把信息全部记录下来,但是要再现信息的本来面目,却是非常困难的。因此,某些产品在设计的时候,让操作人员在记录操作的时候,通过选择的方法来实现重音字的处理,这样,可以实现信息的精确记录,但是,由于操作人员在有限的时间内思考的内容太多,既要把信息转化为编码,指挥手指进行击键录入,又要考虑字、词的用法,还要通过电脑屏幕给出选择项进行准确的选择,因而,虽然实现了精确的录入,但是,由于思维跟不上信息流逝的进度,会手忙脚乱,产生丢字落字甚至句子的现象,使记录的信息不完整。* O  p# }2 W. T( h
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经过大量的艰苦训练,不排除有人能够在按语速进行录入的同时,准确地选择文字,实现信息的准确、完整地再现。但是,这样的情况实在太稀少,简直是凤毛麟角,对人员要求具有某些天赋性的素质,大多数人员不能胜任这个任务。这就好比杂技表演,虽然现实中有人能够通过大量的艰苦训练完成高难度的动作,但是,不能够实现普及。因此,目前速录师可谓是“贵族职业”,只有少数具有天赋性素质的人员能够达到这个水平。对于一个成熟的行业或技术来讲,这显然是不理想的。; e* H) k& ]. C$ j

$ F5 _3 S% B. J" J% I$ f三、秘书与速录
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速记是秘书从业者必须要掌握的技能之一。随着时代的发展,信息量日益增加,速记工作就显得更加重要。在计算机科技飞速发展的今天,大多数行业都借助计算机强大的运算能力,得到了迅速的发展,但速记行业却是个例外。由于没有一款能够在秘书从业者中普及的、优秀的速录产品问世,所以,大多秘书工作者还是采用传统的手写速记进行工作,这显然不符合时代发展的要求,不仅效率低下,劳动强度也很高。如果能有一款成熟的、优秀的速录软件,培训时间短、工作效率高,一定能够推动秘书行业的发展。+ f4 B7 I  f0 e/ \7 ~9 L3 X
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那么,什么样的软件才能够满足这样的要求呢?一款优秀的速录软件应具有以下特点:' U1 J, M6 R7 q9 g/ V+ ?; ^, m

0 l. f; J, v0 l3 i, L1.采用标准电脑键盘录入。无论采用专用键盘还是电脑键盘录入,原理基本相同,就是根据汉语拼音方案演变而来的双拼方案。因此,键盘的26个字母录入键,通过两键一个拼音的方案,可以有676种不同的组合,完全可以覆盖汉语中所有的声、韵母组合方案。再者,现在的人们大都非常熟悉计算机键盘的使用,因此,掌握起来没有难度,会大大减少训练的时间,加快学习进度。
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2.劳动强度要低。劳动强度低可以从两个方面来讲,其一,使信息录入过程中,总的击键次数要少。其二,难敲击的键位使用频率要低。在汉字的使用中,有的字音常用,有的字音不常用。其中常用的字音与不常用的字音在使用频率上,相差甚至上千倍。而此,在编码的布局上,要充分考虑人体工学原理,可以使最常用的字音分布在容易敲击的键位上,不常使用的字音,分布在难以敲击的键位上,从而使人的劳动强度低。& \6 o( s; f- R6 d  R0 e

* t% w5 e& O5 j9 H2 D1 s3.操作难度小。在记录的时候,尽量减少操作者思考的内容,排除“私心杂念”,一心把思想集中在信息的收集和编码的转换上,不再考虑字、词的选择,因而,降低了操作者的难度。! T9 D4 O0 Z% z

  u+ U  O2 a  e7 N% k% B% p/ z4.识别准确率要高。既然操作者不再进行字、词的选择,那么,同音字的处理就交给了电脑。这样,才能够充分发挥电脑的优势,减轻了操作人员的工作。在信息科技发展的今天,已经能够借助电脑强大的运算能力把这个工作做得很好。
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5.可以快速实现信息召回。电脑识别能力虽然提高了,但由于汉字信息的复杂性,识别错误的情况在所难免。另外,人在记录信息的时候,也难免有敲击键盘错误的时候。因此,在记录完成后快速、方便的编辑系统来实现信息的召回,则是必要的。一个优秀的编辑系统,只需简单地点点鼠标,就可以帮助速录人员快速地实现错误的修改和信息的召回,为速录工作提供了便利。
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# u% z/ g1 m7 p6.能够实现协同工作。对于时间长、篇幅大、要求高的大型会议速记,协同工作就显得非常地重要了。通过软件的协同工作,可以实现多个人协同来完成速录工作。当一个人需要休息的时候,另一个人可以接着记录下去。再者,还可以实现备份速记,即几个人同时记录一段内容,最后进行相互比对,可以避免遗漏的情况发生。再则,在有人记录的同时,还有人可以同时进行对结果的修改,以达到记录结束即可出稿的目的。: _0 g6 Z  b: d/ ~% [

# m% l' }/ V" O% a6 O. C, X' T7.能够普及。上述功能的实现,大大地降低了对操作人员的要求,使一般的人员经过一定时间的培训,就可以掌握这项技能,能够在实际工作中应用。
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* a1 z! U  M# }这项技术的普及,使大多数秘书工作者不必花大量的时间用于速记的学习,却能够实实在在地掌握一种速记技术,在工作中轻松完成速记任务,能够切实享受到科技进步带来的工作便利。
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% `. G8 i  P# Q' B9 W4 O3 O河南颐林科技有限公司在经过多年的研究,在电脑速录方面取得了突破性的进展,研发出一款产品,完全具有以上述特点,因而,必将推动秘书行业速录技术的发展。
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# h: S+ M! \5 q1 d" H6 E0 `四、速录的应用$ O! k9 o& N$ f: f3 C3 x

9 w# e/ C, b1 J& V" G计算机技术的发展,不仅使速记技术革新成为可能,也为速记的应用开辟出了新的天地。传统的速记,由于自身技术的局限性,只能作为重要人物的思想、语言的记录和作为证据的谈话记录,例如,领导人的谈话、口授文稿或即兴讲演等,重要会议与会者的发言与讨论,作为证据出现的调查或庭审过程等。在电脑和互联网飞速发展的今天,赋与了速录新的使命。首先,可以取代传统的速记,完成速记的功能。另外,把传统的纸质文件、视频资料或者重要信息电子化后保存在电脑里,可以轻松实现资料的保存和检索,通过电脑强大的搜索功能,方便日后的查阅。再者,还可以通过网络,即时将信息通过互联网公布,使人们在第一时间得到信息,实现信息的即时共享。文:王建平
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标签:办公室技能
 
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