浅谈企业秘书如何提高文字功底

    秘书岗位是一项综合性很强的工作岗位，对从事秘书工作人员的素质要求很高，其中尤以具备扎实的文字功底最为紧要。本文试从对文秘工作的认识、文秘工作中易犯的错误以及如何提高文字功底等三方面论述企业秘书如何提高自身的文字功底。

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一、认清工作性质

秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。而起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程中，常常是由领导和秘书合作进行。有时是领导亲自动手，秘书帮助誉写以及做一些收集、补充和核实；有时是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；还有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断。这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。而以上这些工作都必须有赖于文秘人员具备扎实的文字功底。

                 

      二、找出问题所在

# Q; [/ J! c% n但在实际工作中，文秘人员往往会犯一些文字上的错误，这主要体现在语序和文风两方面。语序既词语组合的次序，它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化；有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的，还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的，如：“这样的活动乐于使广大农民群众接受”正确的用法应该是“乐于”应移至“接受”之前；又比如“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议”，正确的用法应该是“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生，如此种种。而公文文风不仅仅是语言文字问题，而且是一定时代潮流和社会风尚在文章中的集中反映，更是一定的世界观、思想路线在公文中的综合表现。目前，在公文制作方面一般会犯以下三种毛病：第一种叫“摆长蛇阵”：如某机关收到44份下级单位的年终工作总结，最长的15000字，最短的7400字，平均每份超过万字。三位分管领导每人平均要看十几万字，合300多页，这对上级领导来讲是一个不小的负担。第二种叫“作假失真”：准确性是公文写作的基本原则。但由于受“假大空”作风的影响，公文中弄虚作假的现象屡见不鲜。第三种叫“虚张声势”：实用性是公文的精髓所在，公文不是为了欣赏，而是为了实用，能解决问题。公文的实用性决定了公文必须言及其实、言及其义、朴素无华、实实在在，来不得半点华而不实、虚情假意等等。
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三、加强学习 注重实践

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  a. p- {4 U  h) o针对以上这些问题，文秘人员要想全面掌握并不断提高文字工作水平，必须加强学习，并注重实践：

* ~% W9 i: D+ d4 e1 I$ D8 W0 X（一）打牢文字功底基础。思考的过程就是学习过程的继续和深化。勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，促进文字功底的升华。
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& ?! q8 b( Q0 c+ B1 v    （二）注重平时的写作训练。要掌握并熟悉各种文体的写作知识，平时还要在案头放一本日常应用文类写作教程或类似的教材，随时备查备用。
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* v# {- k& a( k$ _$ X6 i    （三）是注重平时素材的积累，厚积薄发。企业文秘人员要十分注重广泛收集素材，注重平时大量写作材料的积累。只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出思想新颖性，起草的材料才会得心应手、文笔生动、言之有物，不至于文稿空洞、单调枯燥、陈旧老套。当然，学习也是一种收集、积累，但仅仅靠学习来积累还远远不够，我们还要采取集腋成裘的方法，点滴收集，广采博取。
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（四）注重知识结构的更新。一般来说，办公室处理的多数文字材料都政策性较强，具有相当的广度和深度：加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至数小时内就得交稿。这时候，如果企业文秘人员没有一定的文字功底和练达的素材，将难以胜任，难以满足工作需要。不断接受新知识、新理论、新观念，不断强化自我学习能力，不断更新自己的知识结构，是企业文秘人员提高工作水平的基础和保障。因此，企业文秘人员要十分注重知识结构的更新。
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（五）重在实践真知的把握。企业办公室工作是为领导服务的，文秘工作也概莫能外。面对行业不断出现的新情况、新问题、新矛盾，企业文秘人员仅仅靠翻阅资料、闭门思考是远远不够的，还必须深入基层，深入生产一线，勤于实践，调查研究，详细地掌握第一手资料。

总之，文字写作能力的提高，非一日之功，也无捷径可走，关键在于勤学苦练，不断地积累经验，探索写作技巧，同时还要配以用心、精心、细心等。文/杨美清 老秘网整理

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二十一世纪是科技的时代、是竞争的时代、是信息化的时代、是各科知识迅速膨胀大爆炸的时代，新的形势要求企业经营管理工作必须科学化、制度化、规范化，客观上对企业秘书工作也提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作，就首先必须紧跟时代步伐，全面掌握秘书工作特点，熟悉秘书工作业务，围绕行业工作培养四种素质，不断完善自己，做好领导的参谋和助手，高效率、快节奏地圆满完成领导交办的各项任务。
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关键词：秘书工作；特点；秘书素养
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, M8 r/ E0 w, U  [1 H4 |　　一、秘书工作的定义
! b+ ?( I9 U( _" q( {) O　　秘书是一种社会职业，秘书的主要职能是助手、参谋的作用，是领导的眼、鼻、耳、口起到上通下达的作用。在我国秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，局限性比较大。随着改革开放发展的步伐，特别是党的十一届三中全会后的十多年，我国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的要求，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。
　　二、秘书工作的特点
　　秘书工作在领导集团的核心位置工作，服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。但是秘书工作质量的好坏以及秘书能力高低直接影响到领导机关和领导的工作成效，因此做好秘书工作应首先熟悉秘书工作的基本特点。熟悉秘书工作的特点，既有利于进一步认识和把握秘书工作的本质规律，有针对性地做好秘书工作，也有利于全面认识秘书工作的本质特征。 （一）事务性和变化性秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务，保证领导和机关工作的高效运转。秘书工作的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管的事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点。秘书工作不但纷繁而且变化较大，比如你正在按计划起草一项公司的规章制度，但是领导可能突然让你跟从领导出差，这样一来你起草规章制度的计划可能要被推迟，所以要有适应工作内容变化的心理准备。（二）综合性与专业性相统一秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门，因此在一些企业当中就把秘书部门叫做综合办。这就说明秘书工作所涉及的范围和内容的广泛性，具有突出的综合性特点，包括起草综合性的文件，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政；必须具有较高的政治觉悟和较渊博的知识，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要；必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。 （三）机要性和普遍性相统一秘书工作是一项机要性很强的工作，这是因为秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机构，秘书在领导身边工作，必然要接触到各种有关企业或和领导私人的机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机密性更强。但是秘书部门又是一个综合性很强的部门，需要和企业内部各个部门各个专业打交道，是各级领导机关汇集信息的中心，是协调和联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多制度文件、规章制度的起草、拟定，许多决策的实施，都直接涉及员工的切身利益，必须广泛听取员工的意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听各方面的呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的，更是为群众和员工服务的，这种服务既有间接性，也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来间接为员工服务的宗旨，因此从这方面来说秘书工作又有很大的普遍性和群众性。（四）秘书工作的被动性秘书工作的辅助性和从属地位决定了它的被动性。这种被动主要表现在以下两个方面：第一，作为企业公司领导的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能想当然和自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，令行禁止，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。第二。秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的繁杂性的不可预测的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时应付的较多，从这个意义上说秘书工作也是被动的。但是秘书人员要及时地变被动为主动，在被动接受领导临时指派的任务和遇到突发事件时，要以最快的速度调整好状态，以积极的心态迎接任务，高效率高质量的完成领导交给的任务。三、提高业务能力培养秘书人员的四项基本素养
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（一）过硬的政治素质，廉洁的工作作风
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( c3 a" Q1 B( }' X     秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。秘书人员在大是大非面前一定要保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误，要保持清正廉洁的工作作风，要始终管住自己的手，管住自己的口，不该拿的不拿，不该要的坚决不能要，不要以为自己为领导办事就摆不正自己的位置，搞不清自己的角色，以领导的名义而随意索取别人的好处费。秘书人员要摆正自己的位置，搞清自己的角色不要把自己当做领导。秘书还要不断接受新信息，更新观念，要坚持看新闻看报纸，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，为领导发挥好参谋和助手作用。
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2 r9 Z# Q8 C: k（二）德行操守
# d0 h- m* R* f( h' O) t- o, E& g　　“人尽其才，以德为先”这是河南煤化集团人才理念，人才是企业发展的最重要资源，是企业发展国家发达的基础。但是只有才没有德或者是德不过硬也不行。特别是作为秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台。经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可发发牢骚,而秘书必须以绝对服从为天职。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为领导服务的心态是当不了秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、技术人员普遍差距较大，而工作也往往是“出力不讨好”。在当前环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、 兢兢业业,恪尽职责、严守机密， 互相补台、竞而不妒。

（三）善谋和扎实的写作功底
　　“成事在天，谋事在人”，“谋”是指秘书部门的参谋工作，秘书工作尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，“参”到点子上，“谋”到关键处，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。
- h  L7 \( X) ~' U- o; f7 F　　写的能力其实是秘书工作的外在表现形式，一个好的文秘工作者在公文写作中一定要准确而细腻。在公文写作中，由于国家政策、法律的规范，一定要准确无误，半点错误不能出，这就要求文秘人员须多了解时政，一定顺应时代的潮流、熟悉党、国家和企业的方针、路线、政策，这也是文秘写作最重要的一条，这也能适应现在的社会。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。
+ G: q+ v0 N9 A8 E& D　（四）具有精明的办事能力

　　秘书是领导形象的象征，秘书办事能力的大小直接会影响领导形象的好坏，因此秘书要练就五项办事能力。
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- p/ Y7 V8 ]' ?& D& L# ]5 }1、理解和领会能力。日常工作中秘书一方面要请示领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导的意图，同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。
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& h+ C# I" S& _* a/ \7 D% t: h% ?　　2、分析和驾驭能力。企业秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当，有条不紊。
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3 s0 q" {1 M, K3 I$ ~: }5 \　　3、应变能力。企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象，会出现与现实情况不大相符，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变、迅速抉择，灵活处置，达到预期目的。

　　4、交际能力。交际能力是处理好人际关系的重要因素。企业秘书要克服困难，处理好上下左右各方面的人际关系，必须善于交际，使人容易接近，容易被信赖，这样办事效率就高，速度就快，反之则不然。同时，交际能力也反映出一个人的思想性格修养。

　　5、语言能力。说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系的基础。会说话并不是奉承讨好和拍马屁，而是用说话的艺术来处理好事情。会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳。同时还要注意说话的艺术：感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。通过说话把事情办得利利落落。

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