秘书安排会议与商务活动应该掌握的基本套路

一、鉴定要点 
掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知；掌握各种会议证件 的制发和会议文件资料的发放；了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序； 做好会议的善后工作，包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。 掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序；商务旅行准备工作的主 要内容。 
熟悉会议构成的要素；会议的种类与作用；内部会议室的预订方法。 
二、重点提示 
1．发送会议通知 
(1)发送形式：正式通知，非正式通知。 
(2)发送内容 
1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。 
2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。 
3)会议中使用的有关票据。 
4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。 
(3)发送会议通知的注意事项 
1)明确会议通知发送对象。 
2)落实发送的回复确认环节。 
3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。 
2．会议通知 
(1)会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地 点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。 
(2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。 
3．会议的各种准备工作 
(1)制作姓名卡片、会议证件的方法 
1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。 
2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。 
(2)会议文件资料发放的基本方法 
1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。 
2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。 
3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。 
4)适时适量。 
5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。 
(3)会议所需用品和设备的准备 
1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。 
2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。 
(4)预订内部会议室的方法 
1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。 
2)在使用的前一天，一定要再次落实。 
3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。 
4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。 
5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最佳状态。 
(5)接站报到工作的主要步骤 
1)有统一的指挥调度系统，掌握与会者到达的时间和联系方式。 
2)备有足够的车辆和接待人员。 
3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅，表明“××公司接待处”的字样；并设立引 导牌或标识牌，表明报到的具体位置。 
4)事先准备好文件袋发给报到人员。 
(6)会议签到和引导工作 
1)小型会议可由秘书逐一进行签到。 
2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。 
3)准备好登记本、签字笔等用具，必要时准备好嘉宾的留言簿。 
4)按礼仪规范引导与会者入场。 
4．会议的善后工作 
(1)安排与会人员返程工作 
1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。 
2)帮助与会者提前做好返程准备。 
(2)会议文件资料清退的方法 
1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上，由文秘人员统一收集或由 文秘人员在会议室门口收集。 
2)大中型会议可提前发出清退目录，先由与会者个人清理，再统一交秘书处或下发收 集目录，限时交退。 
(3)整理会议室：将会议室整理恢复到备用状态。 
5．会见与会谈的准备工作 
(1)收集对方的相关资料。 
(2)通知主方参加会见与会谈的人员。 
(3)了解会见与会谈的时间和地点。 
(4)通知对方。 
(5)场所的布置及座位安排：会见的座次安排应遵循“主左客右”的原则，座位通常排 成扇形或半圆形；会谈的座次安排一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门 一侧或进门后的左侧，双方主谈人位于各方中央，其他人按右高左低排；多边会谈的座位可 摆成圆形或方形。

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6．会见与会谈的基本程序 
(1)迎接。 
(2)致辞、赠礼、合影。 
(3)会见或会谈。 
(4)记录。 
(5)会见与会谈结束。 
7．开放参观活动的内容与准备 
(1)开放参观的项目 
1)展览室。 
2)生产设备。 
3)厂区环境。 
4)员工的教育与培训设施。 
5)服务、娱乐、福利、卫生等设施。 
(2)开放参观活动的操作流程 
准备宣传小册子一放映视听材料一观看模型一引导观摩实物一中途休息服务一赠送纪念 品一征求意见。 
(3)准备工作的内容 
1)寄发请柬。 
2)准备休息服务处。 
3)准备介绍材料。 
4)准备特殊的参观用品。 
5)准备茶水饮料。 
6)准备礼品和纪念品。 
(4)接待工作的内容 
1)热情接待、引导。 
2)认真解说。 
3)为来宾做好向导。 
4)做好餐饮服务工作。 
5)耐心解答来宾提出的问题。 
6)做好欢送工作。 
8．商务旅行的准备工作 
(1)订车票、机票：通常采用电话或传真的方式订票。 
(2)预订房间。 
(3)准备必要的文件资料及上司随身携带的物品。 
(4)预支差旅费。