做好政协会务保障工作的几点启示

做好政协会务保障工作的几点启示

 

陈向上

福州市政协的工作职能中，有一项工作很重要，这就是日常各类会务的保障工作。这项工作，看似简单，其实不然。一场中型以上会议，必然涉及到会场布置、接待服务、治安消防、安全保卫、交通指挥、医疗保障及饮食、住宿、车辆等方方面面的大量协调保障工作。近年来，市政协年均保障大中小型各类会务达300多场次，会务保障按重点程度可分为三个层次：一是跨地区、全国性的大型会务保障；二是以省、市政协名义召开的大型会议的会务保障；三是市政协领导到区、县（市）、基层单位的现场办公会和各专委会为召开的各类综合性会议的会务保障。如何做好各类会务保障工作，我们在实践中有以下几点启示：

启示一  会务准备阶段要切实做到以防万一

会务的准备工作是会务保障工作的基础。要做到以防万一，关键要根据会议的级别、规模、内容、要求进行分解细化，理清关系，认真有序地展开工作。第一步骤，依据会议制定的会议须知要求和保障措施，受领“会议任务书”（确定会议的主办单位、经办人、通讯、时间、地点、主席台领导、参会人数、会议形式、会标内容、经费开支等要求），明确工作任务，避免发生不必要的人为差错、纠纷、扯皮现象；而后，根据受领的任务严格按照“会务保障工作组织实施方案”展开工作。通常按照分工系统操作，如园林绿化组负责会场的鲜花摆放；舞美组负责会场的会标制作及会徽、旗帜、标志牌的设置；声光电组负责会场音响、灯光的调试；会场组负责会场的桌椅、茶杯、小毛巾的摆放布置及卫生清扫；治保组负责对会场及周边的治安、消防、车位进行检查布岗。第二步骤，根据制订的“会务保障职能机构统筹示意图”切实加强准备工作的检查监督。原则上在按预定时限完成准备工作后，必须要求主办单位的责任人，对会议方面的保障工作进行全面的检查验收。重大会议还必须请主办单位责任人对会场检查验收后签字。而后，治保组成员实施安全保卫，未经许可，无关人员不能擅自进入会场。在会议召开前1小时，主办单位与承办单位的双方负责人，再次对会场进行检查，特别是对首长接待室、主席台的坐椅、茶具、麦克风、文件摆放进行重点检查。同时，由会场主管负责检查督促工作人员统一着装，挂牌上岗；会场接待工作人员、会场引导人员到达指定岗位；主席台、坐席台的文件摆放完毕；担负会务保障的公安、交警、医务、武警、新闻等工作人员按照划分区域就位。到此，会议准备阶段的工作就绪。

启示二  会议实施阶段要以不变应万变

会议的实施阶段，是会务保障工作的关键环节，也是防患于未然的关键时刻。要做到以不变应万变，需要我们有一支应付突发情况能力很强的骨干队伍。同时，也要求每一位现场工作人员都必须具备很强的政治责任心和业务素质能力。第一步骤，熟悉“会务保障工作应急情况处置预案”（车辆、交通、临时停电、停水、信访、火情疏散、主席台领导临时调整、音响、录音、麦克风、空调故障等）。对此，凡受领重大会议任务时，各业务主管部门除了加强对主备份设备的检查维护外，要组织全体人员进一步学习和熟悉“特情处置预案”，确保对临时发生的问题，有能力采取及时有效的补救方法。对一般的特情应做到不动声色、迅速果断地自行消化并做好记录。为此，应急使用的发电机、电风扇、应急灯、无线麦克风、消防器材、医疗器械等都必须随时处于良好状态，确保会议顺利进行。第二步骤，认真履行“会务保障服务公约”，为会议提供良好的服务保障，为参加会议的同志提供现场服务，有礼貌地制止“里面开大会，外面开小会”的现象，引导参会同志及时进入会场，其他各类保障人员务必坚守岗位。此阶段关键是“供电、服务、治保”工作人员要注意检查，细心观察，随机应变，及时采取措施。

启示三  会议尾声阶段要确保万无一失

会议尾声阶段，是会务保障工作的重要环节。要确保万无一失，全体工作人员必须保持良好的精神状态和有序的工作态度；各部门负责人务必加强各岗位的检查、监督、指导和提示；专场会务责任人，要根据会议程序，提前做好会议的收尾保障工作：一是服务员要做好散会人员的引导工作；二是交警要提前做好道路疏通工作；三是安全保卫人员要在指定的岗位，防止群众围观；四是如有安排分组讨论要迅速做好分组讨论的服务保障；五是如有安排工作餐或休息，要有专人在此待命；六是如有安排合影，要事先摆放好椅子，注意引导入位等等。总之，在会议的尾声阶段工作是很紧张繁杂的，可能会出现些领导的随时动议，这就要求我们每个工作人员坚守各自的岗位，主管负责处置临时出现的问题，总负责人要果断负责协调，指挥现场的保障工作，做到“谁主管、谁负责”，确保万无一失。

  （作者系福州市政协副秘书长