从一份伪造公文的露馅看公文格式的重要性

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马继红

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前不久，我处收到一份署名为“ 省接待处”给贵州省委办公厅的公文，称该省某市党委办公室领导同志，将于 月 日到贵州某地区考察，请通知该地区做好有关接待工作。看了这份公文后，我产生了疑惑，因为它的格式很不规范。

首先，版头不规范。来文没有机关“红头”，也不是特定的电报格式用纸，就是一张普通A4纸。公文的版头应该包括文件名称、发文字号、份号、秘密等级、签发人等要素。为了庄重醒目，版头通常用较大字号居中套红印在公文首页上端，它是发文机关的标志，具有法定性和权威性。一般情况下，发文机关应该使用特定版头的公文用纸，一方面体现公文的严肃性和规范性，另一方面也体现发文机关对公文所载事项的重视。

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其次，字体不规范。来文标题“接待函”和正文都用了宋体字，而且字号一样。按照国家有关标准，正式印制的公文，不管是党委系统还是行政机关，标题都用庄重、醒目的二号小标宋体字，正文都用美观、大方的三号仿宋体字。即使在通常情况下的Word排印中，公文的标题一般也根据实际情况用小二号或二号宋体加粗字，党委系统公文正文用小三号或四号仿宋体字，行政机关公文正文用三号仿宋体字。

再次，落款不规范。来文署名“ 省接待处”，署名下用汉字标注成文日期，加盖了印章。一般来说，党委系统的公文可能会出现既署名又加盖印章的情况，因为根据《中国共产党机关公文处理条例》规定，发文机关署名为公文的一个重要要素。除会议纪要和特定版头的普发性公文外，公文还应当加盖发文机关印章。而根据《国家行政机关公文格式》规定，一般情况下，行政机关公文加盖印章而不署名。这则公文既署名又加盖印章就不规范。至于日期的标注，党委系统公文的成文日期是用阿拉伯数字标明，行政机关公文的成文日期是用汉字标明的。

最后，用印不规范。来文用印歪斜、印迹粗糙，既不端正，也不清晰，很不庄重。公文加印，是发文机关确认公文效用的凭证。印章与公文落款应该一致，用印要清楚、端正，位于成文时间的上侧、公文右下端的落款处，上不压正文，下要骑年盖月。

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由于有上述疑虑，我向处领导报告。处领导立即电话联系了该省省委办公厅，得知该省根本不存在“ 省接待处”这个单位，文中所说的那个市的党委办公室也没有那位领导。原来这是一份伪造的公文。

我在为识别这份伪造的公文而感到庆幸的同时，也认识到它给我们办文工作人员带来的重要启示。这件事提醒我们：公文格式的规范化是公文权威性、严肃性和特定效用性的重要体现，也是公文质量的重要表现。我们必须以高度负责的精神对待公文的起草、校核、印制等各个环节，严格按照《中国共产党机关公文处理条例》等有关规定，根据内容、文种等选择相应的公文版头，规范公文的字体、发文机关署名、成文日期等格式，准确、规范用印，把好发文关，确保公文质量，维护发文机关的权威和形象。

（作者单位：贵州省委办公厅）