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: D2 ]* U; d0 { 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：. ^6 m, B0 k& H7 n+ q
做会议记录，写着写着笔没水了；
+ s( b% G3 B0 T3 D; e- X7 W% U r 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
& y; ^. d, X6 [3 h, Q% G+ g0 x 用胶水时，找不到刷子； 7 r# N* n( \1 Q6 J$ n; {
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
6 P/ Q; R' Y9 V* z 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 4 h& O1 l) z$ E/ W7 J! ~
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ( `) S4 ~$ C. B% z/ e
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? % F8 Y! I0 Q; R& \: J% A
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
, [' m* O1 q$ [, U: C% n$ u: v/ { 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 6 ~4 M# h, S* d% \' O
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- D4 f& J1 c1 _' T 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 4 R9 a3 P9 n0 i# E
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
2 P: T* b3 p0 c& U }3 J! z/ z+ g' q 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7 m# M# j& S# }4 s) m5 Q 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) K6 j8 ?% V+ n; Z- W
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 1 _: U3 s4 M+ p8 N# A
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
* _5 B; J4 |4 G m# k# W8 b 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
1 N- [' t, [6 W! @ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
7 x0 g# J1 k/ l, z: h) | 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
/ t+ T, p1 G) V& O3 X; j( k 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ) x0 ]6 {4 `+ J) A6 l; T9 J: {
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
Q* P. O+ H; v8 d6 Q% k; T* U' q! K 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 l: h, L1 T2 K5 I
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 4 M, \/ K0 O9 _* j
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
- s/ a* S6 @. G! k7 I) ?' T 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
( c- u2 D, s2 Z6 q, I! J- e 9、与本职工作有关的表格。
) J& T9 m; Q! z- h 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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