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1 ]+ g0 n T! O4 @ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
5 L9 b* C- \" ]/ f& w 做会议记录，写着写着笔没水了；
* i3 \7 ?$ s9 E5 o4 I( ` 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
9 d, O8 ~+ T' X- L. A& p0 _ 用胶水时，找不到刷子； 8 \/ o) r6 v' f; S! Z! X: Z& c
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, K' |6 J+ O, e) E 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & }4 {. n8 e. R6 O
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
4 e: t) W6 r- U n$ x! h$ Q# z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
! ~3 Z4 X# Y; ^! H+ H* U 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 . n! [. l @& [, H9 e+ B
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 3 g" d1 p0 v9 T5 p
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 * d) y2 X) V1 b: G/ _( \2 h
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 K" D) Z$ q6 W/ d4 S
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 % A" `9 q( ^) R! e: C
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% y. y8 y# P4 W! e5 o, S 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 * I8 k/ ~% n) I% E5 A8 |8 o6 ~
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 - R! }$ r$ j1 S( w) n7 Y
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 9 q; D$ i Y+ I4 v8 v
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 @, D$ C P6 @# v1 c; g
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
9 q3 o- E3 D# k, ^4 O 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
$ z+ ]# ^8 h, J# Y 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
d4 z" ~7 g) \/ |3 J1 a 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ! q+ M* ~% v+ V7 }3 Y% f7 E+ M& i# p
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 . q& z" D) f. M( B
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
* ^ y( y$ |4 ~5 m, x. L. e 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ! W, p! d/ e' q$ L7 g: o
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 " N3 } S! t* I2 \% a3 o |4 m2 [+ g
9、与本职工作有关的表格。
4 ~2 t% s- ~& n9 }2 g 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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