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! ?1 Z4 ?" m: I; f/ G% S) o$ W 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
' x: |$ a, ^6 [ 做会议记录，写着写着笔没水了；
" B9 r( `5 Z y: U5 z 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
8 S- k$ c5 t4 V. }( `3 P w 用胶水时，找不到刷子；
4 C) M. i/ s z' \ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； , K( x! E/ E2 U2 b1 T
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 * g5 z3 [. S5 { M
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 % p2 R2 d* x2 D. J. V, {! F) H
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 3 t# o B! f# h* J& c& P6 B- J2 K! ^
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 1 v e$ H& _9 u8 J# B
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 f' P+ |' {9 s- _/ T& y
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
# s: [% E! S7 U2 e: D 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 N+ i0 u8 W+ O/ z& d- x0 t 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
3 k1 R J+ r9 Z/ T4 m' W3 ~/ T0 ] 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 9 z4 `/ r) S% G. ?$ a0 h
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 $ Y: L6 Z5 s5 W2 t5 _
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, A8 t5 O9 `- u* ^! e% a 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 1 U5 ^1 ?* w5 B
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 . Q& Z+ ?4 ]" c% @
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
: O. x* B; ]7 N1 N2 ~ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 & E6 T" V; Z! P! g4 B
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
: V& y8 x0 c- B9 q& E+ Q, a 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
. D. f h% G* K0 o/ d 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 $ W. N" c2 g6 j
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 " s$ R; c& c& X6 N7 v4 j5 q7 i8 {% z
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
" X7 i: |2 E ^7 N, A& F 9、与本职工作有关的表格。
- L" u3 B% ?9 [ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。8 @8 w# E" |/ `7 ] I3 \
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