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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：- o$ d" ~7 O' r+ Z8 `7 l
做会议记录，写着写着笔没水了；
6 b+ X$ A# c% X! W/ Q# }6 M 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； # N, n0 k- a& {( k( \5 y) m
用胶水时，找不到刷子；
4 H% S5 G6 i7 Q8 m" Y/ S3 k, s. ] 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； : V. y& s# `; N2 Y5 X
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 O# @& r s& G$ Z; p- y* |% [
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
% }; b5 p. {# W5 T: C 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 7 Q; ~- i+ g3 D4 Z D
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 b3 H; C5 y* b& j$ w# t- M 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % u; q! y/ e* S7 j' I! z; @
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
8 R5 A% w$ p8 C3 s. _ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ; O. c) W6 ?0 ?
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 + O$ b2 p: Y& a5 Z6 L6 m; Y
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ) l. X. C8 S1 a+ H8 X! x: H* q
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
2 }- y0 f3 L! `: |$ ?" ` 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
# @( o0 E& w4 J 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： + Q6 S8 q. E$ c$ M+ C
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 % M8 ?* j, Z7 ]
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
* c) ~, S( d" F( z 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ; f/ j- i& T" O5 G+ k
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5 j. t2 n7 d- }- r+ M; H# m$ L
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 u. D0 s! I- F, b# D4 Y, | 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 # |6 \2 C8 j: s- f g" z$ Y
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ) a8 e7 h$ e! ?# j9 @: O
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 J1 h* E% {& N& s! K
9、与本职工作有关的表格。 % Z) Y1 r/ ~! d; D+ j, J
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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