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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
: ]* x, Y% O u! w( k; s* |" A 做会议记录，写着写着笔没水了； / m: w- j; J0 E/ \5 R
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； * r" I- q! @2 d
用胶水时，找不到刷子； % m9 t/ u3 e4 A2 [5 T
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； * r' o4 _* c* T
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 2 u1 N+ _% K p j; @
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 : S, m% C0 q" x" f+ P% N
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? - X- U# j% ~( V/ W9 O2 j
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 6 y6 _! D6 @, Q5 F; V
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ' k% a8 M' N$ p
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 " t7 l' M) ?: s j
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
! `/ G1 f! v3 P1 ] 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 v- M( q' o' F+ i' l: W- v
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 + @( X, L& [2 t0 [
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' p' ~+ m/ w$ f0 d; @; g 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ! Y6 a i: ?3 Q' W k
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
' N/ V `, |( O 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 : P( g4 n$ f6 T, y+ K" T& C; e
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , M0 m* Y$ ? w& o ^0 R
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
/ i M5 E( [1 @; u 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ) ~& Z7 D4 M8 r0 \0 t
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
: m3 p- C: p( ?4 Y, k9 t8 B 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 - b6 N/ _$ S1 h( Z. e# g4 h
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( J8 r" I0 o# H+ D, u 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
8 h6 E; I( G7 S, G 9、与本职工作有关的表格。
, ~: d% i9 ~5 S, Y; @4 } 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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