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2 \# D8 x: M: J) d: L# _4 B" e 一.总则
$ l0 v9 s/ B+ z: B' S' a 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 3 v2 t% h* D7 I" s/ w
本办法适用于全公司各部门。
0 ^( G9 c, m* D' ]7 B" y 二.对外接待范围
$ j) w4 b5 q/ D 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
7 [4 i9 T3 N: h+ [ 接待的对象分为内宾和外宾。 * {* ] u* N2 ]
三.对外接待部门 " ~: a' X0 Q$ b7 T
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 2 h, L: w, U' y+ [! Q+ L! ], O
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
# w$ x% D0 F* X; ]4 H( y! E 四.对外接待原则 ; |/ m$ M2 ?+ G3 l
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 & C @( [/ ^$ P/ ?; f$ g
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
+ v8 d' E- W' q- }% b( \2 @ 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
8 z( A1 n6 Z$ W/ u' a' z' o 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 # {+ a# z& o% w" }. e8 n1 j
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
/ r5 V6 P1 |( G6 K" ^; a$ P 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
- n# r, e$ H5 R' T+ `* Z 五.接待规格的确定。
& r" `" D7 M* j 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
" `) v2 ` b d5 Z 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 $ N$ f N: @- o5 |
六.接待礼仪
6 R, k9 u2 U+ x3 p' ?" I* c( c 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 6 ~# P T3 A( E
2.接待：主动起迎，问明来意。
8 p) y# @2 d* Y9 r% d/ F" [" a 3.安排交谈地点：
G. g0 V- H1 P, k- g4 [$ C" o4 \' ~ ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 c c4 W( _) e: D3 \1 g
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
& y1 J/ s) n% L1 n+ D, I ⑶切忌让客人久候而无人问津。
2 {5 A4 t) D' B- [: a0 g* b' k ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 # Y) B, A$ B! V9 i* Q. j+ {
七.引见。 ) y6 d, G' O) y* g% B8 X% t8 Q6 d( p
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
/ D3 x" ^3 b( h! G( U 引见顺序； 4 I% C2 C5 C3 x7 s$ n2 T- j; ]1 O
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
) h, ?" ~( {0 C: H ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ! M- I, M- M+ |, _* o
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 : Q G& t- H6 x9 v; w
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
& b" X2 w5 O$ [ 八.行路。
! T5 v+ d+ q' B6 {4 j9 n 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 3 x4 X1 a8 Z3 w# J( F
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 9 w( I& i( b. A9 h" I
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 6 L, d: b r- X9 h8 c8 P
九.其他。
+ J8 a5 T, T8 c' y 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
5 \# `. @# t5 _! M6 ]7 [; @+ W# G8 D 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
, T- T! b* E% Y+ F" v! W 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 , z$ F) L4 c) P% o7 ?& p9 y
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 3 j- ~1 Q. b. n" H0 `+ W- p
㈠接待内宾。
: W5 [$ `, @/ K9 i; ]+ ` 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 9 u7 K6 T# A5 T$ B) ^- M" }- s
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 8 |; K, C6 ]/ ^5 U
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
6 H* w% }8 H4 G, Q C- j% h* ]; u3 E( x 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
! G5 W5 ~) K3 K j- m 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
. R5 Y$ l$ E# |* J, H4 K* E 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 1 A" R: H7 n/ A' v
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 0 Q. D" \3 v Y! E: W$ F
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 2 m$ Q; v: g5 Z! @
㈡接待来宾。 " ?' O2 v @- {. e9 j
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
( }9 H5 X3 @& K 迎送。
3 j/ T5 R: V) F" d 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 6 D3 C7 V# v) l! \) x R
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
`4 D8 q% \- @2 o) L; l" x! M# G 会见会谈。 + X: G: @' P$ P" s. N
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
2 p7 Q2 s# I9 g5 v) [/ c- k. f; o 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 3 i1 e* o( n+ g+ |3 g
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 + \3 E" O, w5 }. ^2 r/ J
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
/ N+ G3 ^! ^- ~6 T8 B! q 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
9 v1 U. V, o! b+ C) ~4 c# I 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
; `. E$ J6 i7 `' I/ g5 P 宴请。
; v# E- S/ ]$ z( U( c, E* s7 a A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 5 L/ r7 t1 |% e; j
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
1 K5 x/ g: F2 v 文艺晚会。
; g5 J% ?8 l) m+ J% I6 S4 x 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 . u: ^ V+ q% c8 W0 @( T4 Y
参观游览。
, Z$ H4 I( G" s+ C/ v& | 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
! z, G3 M8 R/ Z& ^' d+ Y; U 接待标准
7 [4 p4 R2 N* y+ D. d% w* x1 s ⑴用餐标准。
' K5 {8 ~# k4 S' [$ e6 K$ Q 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 ( X2 r( ^6 L. W6 s/ p: I/ N) O
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
) J1 S0 X6 O* Y0 h 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 : q- \1 V/ A: q6 @( C) _ M4 w% @6 v
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
3 L4 R; `2 i" r4 p# h% |5 Y! }/ \5 i 5、常客 员工标准 7 I" j9 T, ?; H0 Z e$ P% B! n
(2)住宿安排。 : q+ E# r' Q; Z* W* S) o
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
! y3 w/ ]& W$ C) N* U7 \: j9 C3 R N 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ' G$ U$ ^% q8 `4 J% v7 E3 Q4 d
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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