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- [7 c" H! e: @1 b( M% G( c* e: K8 ?5 g 一.总则
. B( q: V6 w! y& O% L+ d2 f 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 9 v$ V4 S8 Y0 b7 e
本办法适用于全公司各部门。 i# c# J( @( A3 U
二.对外接待范围 , W9 @/ K4 C% Q
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 6 d+ |# P+ M; D. s
接待的对象分为内宾和外宾。 - @7 u$ A2 c& z0 I9 C& k2 ~
三.对外接待部门
: t0 B$ [; L! h( S K 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
" z3 P2 g* V% J; ~# X 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
) F0 u" |' k: Z; p0 B 四.对外接待原则 8 b m0 c, j l& g* {* ]
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 5 Q; s r( l* q% W* w w
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
" t0 ]+ K# A- _0 M l+ g 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
1 w( x+ R* f, o 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
0 E$ h# P2 T# m- r7 z4 J- v4 Q 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
, h* a! _+ e4 G 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 0 y! e3 }: l2 R6 r0 k- f
五.接待规格的确定。
! L: |. W: S0 m; h) M: g* K 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ' h4 q2 u7 U3 T! d& C$ ?, v
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
" M6 b; J) R# r. `3 g( x 六.接待礼仪
) [ {7 ?& {4 m' r- y& j 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
. d3 I0 A2 s1 f5 f1 C 2.接待：主动起迎，问明来意。 * Y# J/ q8 K9 m0 }
3.安排交谈地点：
7 e o3 @; b6 @- l( E% } ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 3 K( d& v3 p8 }. E/ H' c& s. w- j
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 8 \1 I7 T# U% C# H: v
⑶切忌让客人久候而无人问津。
1 E4 n, v- x8 I7 D5 s0 i- p& v ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
% o6 M1 b4 @5 G 七.引见。 . v" v; G3 x9 Y7 o% y
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 + l) s; S" e r5 H' }. w3 b
引见顺序； : N( g- [0 A1 V2 w. H
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
7 _9 Q) U; }+ Z4 ` p# \ ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
( ]% S( a6 I9 O5 X2 g2 K ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 5 W y( K4 M! M @" c
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 2 O$ B$ J- d7 ~. B
八.行路。
5 o9 _& a3 Z. o" } 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
& R# c# P% g# m2 a3 t% J, H 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
2 o y. N$ S5 X0 F. D 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 1 o8 ~, l6 v2 |; ~; ?0 ?8 N
九.其他。
x: }8 t) ^3 E% w5 C' d# } 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
1 v' m3 X% \7 z2 F: I9 h$ ? 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
# b% |( R' ?& x3 X& a( Z3 n) o: D 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 4 a4 `4 z" Z; [
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
: Y6 y& _! m" J, J" F+ n8 L ㈠接待内宾。 3 m9 U6 @1 j/ n) M7 q+ ^; R
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ' q% H6 V8 T. G) y; a
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 * J% K% J# r0 P
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
% u9 h! R/ P1 r: k0 `- R, i, v6 n" h 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ) a7 z( U7 ]6 ]8 _4 W3 A
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 8 P6 T, F! o9 W0 ] g# F Q
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 9 \, [" l! r! }9 M3 Y7 q+ y
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ! U# J6 y* f6 ?5 b2 o# J
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
; q1 G& Z; Q4 r* d- ` ㈡接待来宾。 " g$ M( l/ N0 B$ g% s
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
; V1 z1 [8 [+ p 迎送。 - _1 s! L2 t: n& o; U
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
% S3 K5 {, ?6 E, c" V5 r& ? 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 9 z5 v7 l9 }/ _; y8 L3 h3 o
会见会谈。
5 K/ \( }! ~/ O$ p. I+ z 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 * J% s: H. e. M4 \
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 7 H# f: l' Z6 i7 u |
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 * C# L6 ^# b/ P$ h
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 # ?! G, R9 X; p( b0 u+ y Y& N5 m3 _4 K
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
+ C2 z, u) f6 `3 C( c. v 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ( Z. W8 F A$ s- u
宴请。 , {& q# l8 Y; U4 t* z( Z
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
8 C3 i# o5 l1 ~. C9 k9 t B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 + c% K8 m3 r- N0 {) U7 E5 R9 p/ D
文艺晚会。 3 W2 f* b. f7 F) N0 _/ [' e) j
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 7 \) j3 k5 ]& ^7 B9 y3 } R+ h. K
参观游览。 0 l" y% u# T( A( W+ R
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
. h4 w3 |6 _4 _% Q) H) j5 {9 G' o 接待标准 * _/ y- P" {% W1 H0 D
⑴用餐标准。 $ |1 S' X/ R' X2 }- l3 z" _
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
4 c8 ^" E5 K4 @+ `0 u7 U 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ; z# e, Q/ D) J2 }. S7 N
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
$ B7 W# |# E/ ]" _$ q5 L 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
5 T7 r0 {; J$ K9 z; Z7 |$ E/ g3 D 5、常客 员工标准
9 o; T1 ]8 T+ D9 Q% ~ (2)住宿安排。
7 S7 V. h0 y# a! {, a 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 . m$ b. F3 r1 I7 Q
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ( c$ |! D# J( E- w3 e8 P
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。# N- [: L" }0 _7 U: Y& H
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