写好机关公文必须掌握的八大要素

材料撰写是公务部门、公职人员开展工作不可或缺的组成部分，搞好与材料撰写相关的调研、信息、宣传等工作事关公务部门工作的可持续发展。那么，如何搞好材料撰写工作呢？作为材料撰写人员，既要全面掌握部门情况，又需要有深厚的理论功底和娴熟的写作技巧，结合本人工作实际，从写作技巧方面与大家做个交流。
一是领会意图，掌握情况，精心构思。这实际上是写材料的准备工作。一个材料交给你后，不要急于动笔，要把素材准备好、把要写的问题理清楚。有句俗语，叫做“磨刀不误砍柴功”，就是这个意思，准备工作一定要做足。无论是总结材料、调研报告，还是讲话材料等，都要领会好意图，主题是什么、观点是什么、要反映什么问题、解决什么问题等，都要搞得很清楚，否则就会偏题。有的同志没有搞清要写什么东西，仓促上阵就写，结果写出来的材料根本不是那么回事。掌握情况很重要，一个是上级的有关要求、领导这方面的指示，不仅观点要与之相符，而且要运用好、贯彻好，充分体现你对政策、意图的把握。可以把领导有关讲话、批示找出来，很好理解，掌握领导对这方面的想法和要求，这样写出来的材料才对路。再一个是广泛了解情况、分析情况，比如，起草一个月份或季度工作电报，或会上的讲话，领导要了解各方面情况，大项任务及特点，发生的问题及原因教训、危害等，都要搞清楚、分析透。在此基础上进行构思，提炼观点。这个过程对写材料来讲非常重要，特别是重要材料应组织研究讨论，集思广益，互相碰撞，使观点更加准确，内容更有针对性、操作性。
, k0 ~+ h1 z4 _7 q1 t. b. H6 M二是结构严谨，层次分明，逻辑性强。这是指材料组织结构要合理。从体裁看，机关写的材料大多是议论文，格式就那么几种，变化不是太大，比如，总结、请示、报告、讲话等都比较规范，掌握起来不是很复杂（这里说的是格式上）。材料格式，刚开始学可以模仿，比如，多看一些本单位过去的材料，上级转发的材料，领导讲话，学一学写这种材料的谋篇布局。如开头怎么写，结尾怎么写，问题怎么提出，经验如何总结等。学一学人家的写作手法。经常说的“天下文章一大抄，就看抄的水平高不高”这句话有点道理，“文字游戏论”，但不能照搬照做。写作手法、技巧可以模仿，好的观点可以引用，好字好句有时也可以用一些。但有的把写材料比做“当裁缝”，把素材比做“布料”，把过去的材料整段整段简单进行剪辑拼凑，没有一点思想，根本谈不上针对性和指导性了。既使是抄，也要变成自己的话写出来。再就是，材料的层次、逻辑性很重要，特别是讲话材料，要努力做到层次分明、环环相扣、层层递进、一脉相承、相互衔接、前后呼应、排序恰当，符合人的思维逻辑。也就是说，每一段、每一层写什么、怎么写，都要很清晰。有的材料可以明显区分，是什么(提出问题)、为什么(分析问题)、怎么办(解决问题)。但经常会看到有的材料，层次很乱，上下乱窜，前后重复，感觉象看那个周星驰的小品一样，剧情发展不按套路出牌，很搞笑，我们写材料可不是拍喜剧。所以，层次结构要注意，写之前要仔细想好，不要写到哪算到哪。
0 W  m  \; q) y$ u+ B: m3 d, F三是主题鲜明，中心突出，导向明确。一次会议，一个总结，一项请示等，主题都很明确，有时在大标题中已反映出来，如年度党委全会、主题会议等，主题是对过去一年工作的总结，对新的一年工作的部署。主题报告，通常分为总结、任务部署和应把握的问题三个部分，有时也将后两部分合二为一，尽管这样的模式变化不大，但每一次报告都有每一次报告的侧重点，这年发生问题多，就需要多讲问题和教训，而把握的问题就是工作指导思想，根据形势任务、上级精神和单位实际来确定。而讲话与报告不同，主题是有选择的，通常只有一个，中心要更突出，导向要更明确。所以，讲话材料一定要选准主题，而且要很集中，中心和重点要很突出。单位按照什么样的指导思想去抓建设，这段时间抓什么、解决什么问题等等，导向性很强，一听就明白。写讲话材料，切忌什么都想写，什么也写不透，眉毛胡子一把抓，中心不明确，重点不突出，导向不清楚。同样，总结、汇报、报告等其他材料，也要体现主题、中心和导向。一次汇报材料，是以汇报工作和总结做法为主，还是以分析问题为主，还是以汇报工作打算和建议为主，要先定好位。再比如，一个工作指示，应体现当前的工作指导思想是什么，是突出任务、还是突出安全，有的时候问题连续，就需要稳一稳，“稳中求进”；再就是，应体现当前单位要抓什么，解决什么问题。不能一个指示下去，让单位看不明白，不知道怎么把握。所以说，一个材料的主题、中心和导向，是至关重要的，应认真把握好。
四是注意内容的准确性、针对性、操作性。机关写材料，不是写小说、写散文，而是要客观地把情况写出来，把领导的意图体现好，更好地指导单位。因此，讲问题、分析问题一定要准确，讲不准或没有把握的事情千万不要写，否则容易误导。针对性、操作性，是材料的生命，是决定材料指导性的关键。这就要求我们，力求少讲或不讲空话、套话，不讲那些没有错但又没有用的话。有些材料没有用，就是因为针对性和操作性差，放在这里可以用，放到那里也可以用，今年可以用，明年也可以用，对单位没有指导作用，这样的材料不如不发。提高材料的针对性、操作性、指导性，根本之点就在掌握情况、分析情况，抓住问题的症结和关键，提.出真知灼见。比如，为落实公共场所控烟，要起草一个通知，这时就需要把上级要求、区控烟形势、以及容易出现的问题搞清楚，把上级和领导的指示搞清楚，然后有针对性提出要求，一句话就是一句提醒、一项要求，实打实的，让各部门可操作、可把握，不要说一些原则性的空话、套话和一些模棱两可让下面不好把握的话。所以，写之前，一定要了解掌握材料的背景、情况、问题、要求等，紧扣这些特点和情况进行分析、提出要求。
& J/ J+ x  d# ^" k3 \五是把握内容的思想性、庄重性、平实性。特别是讲话材料，更要注重这些。思想性，就是要体现上级的指示精神，贯彻和运用好创新理论，充分运用辩证思维提出、分析、解决问题等。但不能简单地认为，抄几段上级领导的讲话，就是思想性，而是上级的指示要求与本单位实际相结合的一种思想认识，一种鲜明观点，而这种认识、观点越深刻，理性层次越高，思想性就越强，好的材料，往往出思想。为什么读一个好材料，是一种享受；听一个好的讲话，是一种鼓舞、一种震撼，就是因为那种思想、那种逻辑思维在打动你。有思想才有感染力。有的材料干巴巴地提出要求，有好的事例也讲不出味道，这就是缺乏生动的分析和思想性。庄重性，机关的材料具有很强的政治性、政策性和权威性、代表性，带有明显的指示性、指导性和约束性，庄重严肃的语言.文字，是这些方面的重要体现。现在流行许多网络流行用语，“咆哮体”、“凡客体”、“淘宝体”等等，这些都不应当出现在公文材料中。语言文字表达一定要规范严谨，不能乱讲，不能引起歧义，让人费解、产生误解，抓住把柄。再就是，语言文字表达观点要鲜明、态度要明朗，要有力量、有力度，既要把握分寸，又要直截了当，主张什么、提倡什么、反对什么，必须很鲜明，不能含含糊糊，在那里绕弯子、卖关子。平实性，主要是反映讲话材料要语言朴素，语意实在，质朴自然，多用平和、朴实的陈述句，句式不要太长，读来朗朗上口，听来句句实在。还要尽可能用简单的语言表达复杂的事情，材料和语言越简练越好，能少一个字就少一个字，能压缩的要压缩。《易传》里有句话“易简而天下之理得矣”，意思是一种观点、一种学说，如果不能用简约平易的方式去表达，不能用最通俗易懂的语言讲清楚，那它还是不是真理，就值得怀疑。这是周易里的思想，写文章用词也是如此。
六是把握好什么场合讲什么话、什么人讲什么话。这主要是说的讲话材料。不同的场合、不同的领导，即使讲同样一件事情，但讲话的方式、所提的要求，是不能照搬的，比如，讲话的对象是领导干部、是部门负责人、是全体公职人员，讲话的用语、讲问题的深度、所提要求等是不同的。对领导干部、部门负责人讲，讲问题往往直截了当，讲的深度可更深一些，语气可更重、更严肃一些，重在教思想、教方法、教思路：而对全体公职人员讲，重在宣传教育、讲道理。再如，是大会上讲，还是小会上讲，是常委会上讲、还是办公会上讲；是会议讲话，还是检查讲评，是动员讲话、还是总结部署等，都要有所区分，把握主题、用好观点、掌握尺度，让人听了知道是针对自己讲的。在检查讲评是经常遇到的，时间紧，掌握的情况要具体，对检查的单位特点要清楚，写出的讲评材料，要一个“像”字，既要起到面对面传帮带教的作用，又能要让单位感到亲切，千万不能空话、套话连篇，全是讲一些到哪个单位都能讲的话，这样的讲话就没有意义。再就是，主要领导讲话与副职讲话要有区别，讲话的用语、方式、深浅程度、力度等不同，有的话主要领导讲更能引起注意，更好一些。还有一点是，不同的领导，有自己独特的语言风格、个性和语言表达习惯，还有自己的思想、工作思路和方法等，这些在起草领导讲话时要注意把握好，有些话用领导自己的话讲，更通俗、更有力度。
" L0 ]& L. L( [5 v2 X% L: |8 k七是把握分寸，合情合理，客观实在。有的起草通报、讲话等，讲问题时，对单位的批评过于刻薄，甚至过分指责，有的不完全符合.客观实际，致使单位不太服气。严肃指出问题，提出批评是需要的，不严肃就起不到警示作用，但一定要合情合理，客观公正，过分了会适得其反。因此，在批评的方法掌握上，要反复斟酌用词，重在分析问题的教训、危害，以理服人，以情动人，达到批评教育的目的。当然讲成绩，也必须客观实在，成绩夸大了，不符合实际情况，也会带来很大.的负作用。所以，作为机关人员来讲，要站在全局上、站在公正立场上，真正有对单位负责的精神，在这方面不能有私心杂念，带有个人感情色彩，这不利于单位建设。有的写问题，是勉强凑问题，有的问题听了让人不舒服，有的问题是突出冒出来的，让人感到吃惊，不自然，抓不住关键。所以，一个好的材料，往往分寸把握得好，让人听了受教育、受启发。
8 p$ `  F) l' i; ^' V八是文字表达、论理在其一，语言修辞、句法在其二。机关写材料，如果能把事情说清楚、能表达意图、文字流畅，应该说就是一个比较好的材料。当然，语法、修辞得当，标点符号正确，语言色彩丰富，也就是说用的好字好句多，材料就更好，但机关的材料不是散文、小说、诗歌，不同于社会上的议论文，不能过分追求华丽的词汇，不能过分渲染，不能过分咬文嚼字，否则适得其反。语言越朴实越好，特别是讲话材料，有时用几句土话更有力度。机关写材料不完全是文字水平问题，机关的“笔杆子”往往是那种机关工作经验丰富，单位情况熟悉，对工作的认识把握平时有思考，分析解决问题的能力素质较高的人。这样讲，并不是说文学水平不重要，相反每个机关人员，都要努力培养自已的文学修养，“腹有诗书气自华”，如果文学修养提高了，加上机关写材料的经验，肯定能成为写材料的“高手”。实际上，有很多场合，需要有很强的语言感染力，如一项重点工作前的动员部署、重大任务前的动员讲话，单位执行任务欢迎、欢送讲话，以及慰问讲话和文电等，语言都需要有鼓动性、震憾力、感染力，就需要充分体现你的文学修养和水平。还有一个，就是文字校对问题。文字校对工作重要性大家都清楚，关键是在日常工作中的养成好的习惯，材料完成后要“念出声、过三遍、自消疑”(把材料念出声来，要反复过三遍，拿不准的字要主动去查字典核准)，这是我们在材料撰写上呈时的最后一道程序。