营销公文撰写技巧

公文最早产生于西周，主要用于国家祭祀或处理国家政务，出现于孔子的《尚书》，如“汤誓”，就是伐殷的誓词。到先秦时期开始规范为制、诏、奏、议。后经历千年的发展，逐渐成为处理国家事务的重要工具。随着新中国的成立，公文开始适用于不同领域及行业。 
　　营销学的兴起在国内较晚，其理论大部分来源于西方。从营销学的形成1960年麦卡锡发明营销4P理论以来，到营销泰斗菲利浦·科特勒的《营销管理》一书出版，被誉为“营销圣经”。营销学的兴起，无疑为营销公文发展带来革命性变化，不少国内营销人在借鉴国外营销理论及营销行文工具基础上，发展了营销公文的撰写技巧及方法。笔者从事营销工作多年，又曾工作于政府秘书，结合营销特点及公文技巧，对营销公文撰写有几点心得，籍此与同行分享： 

　　一、营销公文分类：营销公文根据其营销工作需要分为几大类：一是调查类公文；二是营销战略规划类；三是策略类公文；四是总结类公文。其中每一类公文均有很多具体公文名称及格式： 

　　调查类公文包括：市场调查报告；消费者行为调查；产品调查；广告、促销调查；客户调查等。 

　　调查分为感性和理性，感性就是凭借调查人的经验、专业知识进行分析与判断，而理性调查主要是通过科学的调查及统计方法而进行数据分析。调查类公文的主要格式：一是目的；二是调查范围；三是调查方法及数据获取方法；四是调查结果的统计；五是调查结果的分析与建议。 

　　营销战略规划类公文：营销战略规划类公文主要包括营销战略规划及实施计划。主要格式：一是营销战略目标；二是时效；三是SWOT分析；四是对达成目标的资源配备需求；五是费用预算；六是可能遇到的问题及补对措施。 

　　策略类公文包括：营销计划；市场开发计划；促销计划，实施方案等，策略类公文多为上行文，通过请示、报告方式来申请资源的，也是策略层面保障战略实现的措施与手段。主要格式为：一是目标或目的；二是时间；三是人员或组织；四是计划与步骤；五是资金及其他资源条件；六是效果预测。 

　　总结类公文主要包括月度营销报告，季度工作总结，年度工作报告等，多为对营销策略或战略实施情况的总结与分析。 

　　主要格式为：一是总体营销目标完成情况；二是完成或未完成情况分析；三是改进建议；四是下一阶段销售目标及完成计划。


　　二、营销公文的写作要点： 

　　一是要善于总结，要对每日/每周/每月工作进行总结、分析，通过不断总结掌握基础资料与数据，这些是构成营销公文的基础，而且善于总结才能善于分析，营销公文使用是帮助贯彻和实现营销目标的工具。 

　　二是善于学习，一方面要博览群书，掌握营销专业理理论知识，因为理论知识是武装头脑的有力武器，是提高专业水平与分析能力的良好工具。一个连基本4P营销理论都不能掌握的人是不可能做好营销公文的。而且一些诸如波士顿矩阵图、SWOT分析方法都是营销人珍贵的分析工具。另一方面是向高人学习，向同事、上级甚至下级、客户学习，学习在实践中出现的问题，一个好的营销人不光是善于讲、更善于听，只有获得丰富的专业知识在实践经验才能在营销公文中做到游刃有余，言之有物。 

　　三是善于借鉴，良好的一篇营销公文不仅要掌握营销的知识，还有掌握公文知识，公文原来是政府用于处理政务的重要工具，历经多年的改进已相当完善，所以借鉴一些成熟的公文技巧与格式，实行“拿来主义”，借鉴实用部分，对于完成一篇营销公文意义非凡，无论多么伟大的科学家无不都是在前人知识的基础上进行创新而有所发展，营销公文也是一样的，当目前营销公文还未象行政公文一样有固定的格式和要求，但同样也需要严谨的文风，有序的段落和鲜明的主题。 

　　四是善于练习。只有功夫深，铁杵出磨成针。写营销公文和其它文章相同，写作能力非朝夕而就，需要不断进行练习，才能锻炼自己的文字组织能力、表达能力。营销公文和其他文章最大的区别就是一个说事，一个说故事，前者要以事实为根据，不能进行虚构，而后者主要通过虚构表达作者的思想。只有笔耕不掇，才能在日积月累中不断提高。 

　　三、写作营销公文应注意的几个细节： 

　　一是语言简炼。 

　　语言简练是公文写作的基本要求，营销公文更是如此。营销效率不允许洋洋洒洒，长篇大论。无论对写作者和审阅者都是一件劳心费神之事。所以写作营销公文必须要简单明了。 

　　二是段落清晰。 

　　和写文章一样，营销公文也要段落有致，而不能杂乱无章。每个段落所表达的内容必须一致，符合行文的一般规律。不能够使用很特别行文方式，如经常有人学西方方式或自己独创的方式都是不可取的。营销公文和行政公文要求应基本类似，都要有标头，行文对象，主要内容，落款和日期等必不可少要素。 

　　三是叙事清楚。 

　　公文最忌讳叙事不清，因为公文的主要作用就是议事和论事的，如果连表达什么都说不清的话，那就失去公文的基本职能了，只能是浪费纸张和时间。 

　　四是有理有据。 

　　营销公文最重要的是要完成营销目标和申请资源的，所以在表达需求之前必须要有充分的论据，要言之凿凿，符合正常逻辑。比如写作一篇正常需要渠道促销的计划是，一般开头目的是：树立品牌，打击竞品。这就过于笼统了，任何营销行为都和“树立品牌、打击竞品”相关，如果改成：为增加分销商及零售商利润，提高其主销我产品的积极性，就明确多了，获得审批的可能性也大大提高了。 

　　五是图表并存。 

　　营销公文要求简练，最直接的方式莫过于用图表的表达方式，即直观，由便于理解。现在很多比较规范的公司汇报工作基本都用幻灯文件，这样就要求大量数据和分析通过图表方式来实现。 

　　六是通俗易懂。 

　　由于大部分营销理论都来自西方，而且很多营销人为显示自己的水平，常用一些专业英文术语来表达，这种方式不是不能用，但不能滥用。因为毕竟真正懂这些英文代码的人并不多，要用通俗易懂得表达方式，尽量使用中文，否则会限制公文的效果。想想如果没有中国人发明全拼及五笔字型的输入方法，电脑在中国不会这么普及。所以你写的东西只有上级理解并不重要，所有人理解并明白才是最有价值的。 

　　以上是营销公文写作的一些基本技巧和要求，仅代表笔者的个人观点，在此抛砖引玉，希望能够给广大营销人一点启示。