做好会务工作的认识与思考

一、提高站位抓筹划，精细准备

俗话说，不打无把握之仗，“凡事预则立，不预则废”，周密细致做好学术交流活动的前期策划和筹备，是开展好学术交流活动的关键所在。因此，组织学术活动应该高度重视前期的科学筹划和顶层设计，尽量想得细致一些、周全一些，力争把会前的准备工作做细、做实、做到位。

（一）精心选择活动主题

开展学术交流活动的目的是为了突出一个主题 ，从不同角度、不同侧面推进学科进步，促进成果转化[1]。组织学术交流活动，首先要深入领会学术活动的主旨思想，切实把准学术交流活动的主要目的，搞清弄透学术交流活动要解决的主要问题，紧紧围绕这些问题，主动征求相关领导、上级业务部门和同级同行的意见，努力站在学术发展的最前沿选好主题，搞好总体筹划，确保学术交流活动主题聚焦、方向居中。

（二）提前准备会议资料

学术交流活动组织的成不成功，圆不圆满，会议材料是关键。无论大小学术交流活动，都要紧紧围绕活动主题，高标准地做好参会主要领导或专家学者的讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作。同时，要事先预留好时间，及时通知与会人员做好会议交流材料撰写和汇报准备，必要时还要提前做好复制及分装工作，坚决避免仓促上阵、漏洞百出等情况的发生。

（三）力争做到超前落实

学术交流活动涉及人员多、单位多，很多具体工作具有应急性和应变性，“计划赶不上变化”的情况时有发生。为此，组织学术交流活动应尽量做到“超前落实”，认真考虑可能会出现的各种紧急情况，如提前准备好空白席位牌，以备参会领导和专家临时参会;随时掌握天气情况，对露天活动提前备好预案;对有安排大会发言和表彰领奖的会议，让发言和领奖人提前到达会场，以保障会议的按时、顺序召开;会务组要安排应急机动人员，以便及时应对可能出现的各种情况或领导临时交办的任务等。有些突击性任务和临时性工作，需要临时调整力量的，要科学安排，防止推诿扯皮或顾此失彼。

二、立足本位抓实施，精心组织

组织一场学术交流活动，会务工作牵涉到方方面面的人和事，程序很复杂，工作须很细致，稍有疏忽就可能失去控制，影响效果。

（一）责任要明

会议组织安排工作十分复杂，千头万绪，任何一个环节出问题都可能造成混乱或出现组织安排的断档[2]。因此，承办学术交流活动一定要搞好统筹，加强和各个部门之间的沟通，明确任务，明晰责任，分兵把口，哪个环节出现问题，就找哪个人，实现人人有事干，事事有人管。特别是那些“分界线”“结合部”的工作容易挂空挡，一定要坚持统一指挥，切忌多头指挥，避免出现混乱。会议工作机构的各工作组和工作人员必须分工细致，责任明确，以减少推诿和误事，尤其是几个部门联合办会，更要把握这一原则。

（二）标准要高

精品来自精神。“9个95%的乘积等于59%”的数学现象启示我们，干任何事情都必须要有很高的工作标准。作为学术交流活动的具体筹办人员，应该把打造精品、追求完美作为职守操守，把瞄准一流、争创一流作为行为习惯，把精雕细刻、精益求精作为工作常态，努力做到组织一次活动出一个精品，开一次会议立一个标杆。学术交流活动前要高标准地做好以下12项工作：制定会议方案、制作会务工作实施计划、组织召开协调会议、印发会议通知、印制会议票证、准备会议用品、印制与会人员和工作人员名册、印制《会议须知》、安排生活保障、筹办参观活动、设置会场做好接站准备、进行会务检查。会议期间要高标准做好10项工作：组织会议报到、召开预备会议、协调会场服务、组织大会发言工作、做好会议记录、搞好分组讨论、编印会议简报、安排文化生活、回收会议材料、做好会议代表返程服务。学术交流活动结束后，还要继续高标准做好财务结算、会务工作总结、装订留存会议材料、归还和整理会务用品、催办会议精神落实等工作。

（三）协调要畅

做好协调是办好会议的前提，不管是从会务组织工作的角度来看，还是从参加学术交流活动的人员来讲，都需要做好协调。每个人都是协调者和被协调者，会务人员要力戒小团体意识和作风，以积极、开放、包容的心态来对待和完成好会议安排的每一项工作，在别人需要的时候要主动协助，热情帮助，大力支持，不推诿、不设卡、不袖手旁观，以自己的实际行动赢得别人的配合支持。对于自己职责范围内的任务要不折不扣地认真完成，对于其他同志的失误和遗漏要及时提醒，特别是在遇到突发事件和不可控因素时要及时报告，相互补台，从容应对，敢于负责，及时、灵活地加以处理。

三、常思换位抓服务，精确保障

一次大型会议（活动）有的一两天就能结束，而有的要持续十几天才能告终。会议进行中，繁重而艰辛的会务工作要求所有的会务人员，都要牢固树立真诚服务的意识，以高度的责任感着力营造一种团结和諧、温馨融洽的工作氛围。

（一）强化大局意识

任何时候都要讲大局，做任何事情都要了解大局，把握大局，服从和服务大局[3]。否则，胸中无大局，就会各怀心腹事，各打各的算盘，各唱各的调，提高学术交流活动的质量效益只能是一句空话。要着眼于大局，立足于小事，养成“埋头抓具体，办就办到底”的良好习惯。要“眼观六路、耳只八方”，统揽全局，对会议里里外外、上上下下的事情都要力争多了解、多掌握，事事关心，处处留心，全局在胸。特别是负责具体工作的同志，不论分在哪个组，不管负责哪一摊，对会议的总体安排、每一阶段的重点、变动了的内容以及筹备工作的基本情况等都要心中有数，经得起领导和与会代表的询问。

（二）提升效率观念

学术交流活动的展开过程，通常工作节奏快、时限要求高，一定要有很强的时效观念，做到“凡事往前赶，工作往前做，急事不过夜，小事争分秒”，力求快节奏、高效率，而不能老牛拉破车，不紧不慢，晃晃悠悠地应付工作任务，最终导致事到临头忙乱应付。要树立时不我待、只争朝夕的理念，要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作过夜。要切实推行首问责任制和限时结办制，立说立行，急事急办，特事特办，要事快办，按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握工作特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。

（三）发扬奉献精神

组织好学术交流活动，不仅工作琐碎忙乱，而且有时处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面的指导性意见，又有同级同行各种各样的需求，甚至还有来自下面的埋怨，众口难调。为此，会议筹备人员必须从思想上树立当好后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么;先干什么，后干什么;要有所为，有所不为;要把握分寸，适时适度。要学会艺术性地传话，注意针对不同的对象和不同的情形采取不同的表达方式，态度亲切、语气和蔼、语意明确，从而达到协调关系、促进团结、增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。

精品来自精神这名话太好，“9个95%的乘积等于59%”