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关于常用公文写作的基础知识 主讲：张启雄
各位领导、各位同行： 我还是称从事公文工作的同志叫“同行”吧。 今天的讲座有些隆重，我又喜又惊。不容否认，相对而言，文书工作在一段期间淡化了。感觉少了那种光荣感、责任感。带来的后果，最明显的是没多少人愿意做文书，人员断层，青黄不接（在信息社会，很多方面都断了层，这也是当今社会的一种文化特征）。现在领导和部门如此重视，又有这么多同行捧场，感觉有一种渐渐受到应有重视的迹象，令人鼓舞。因此，我看见今天的场面感到高兴。担心的是，我多年没上课了，担心讲得不好。特别是今天讲的内容，对我有难度，讲得好不容易。而且，有些内容，特别是如何写领导讲话稿，只可意会不可言传。因此，接到这个任务，我心里有点打鼓的。但是，我还是够胆来了。 我给自己三个理由：一是理解。在座的领导、同事、朋友理解我。讲不好，讲错了，相信大家都会原谅。二是情感。我从事文书工作多年，对文书工作有感情。感情来自这份工作很特殊。文书俗称“公文秘书”——这里实质上已经开始讲公文了——讲得好听，人家会叫你是“秀才”、“笔杆子”，更好听的是参谋，甚至高参。讲得不好听，叫你“文抄公”、“受气袋”。 有一句行话，叫做：“领导不批评就是表扬。”可想而知，这门饭不容易吃。我和大家有一种共同的感受。“春蚕吐丝”也罢，经验教训也罢，我乐意和大家分享自己多年来的感受。而且，在我的小说《不期而遇》全国网络投票的时候，在座有很多人帮了我。我在此值机会表示感激。三是不怕羞。联想当初，“初生之犊不怕虎”。我中专毕业的时候，在电视大学教了一年课，而且是机械制造，中专生教大学生，就是靠一股牛劲，现在还存在这股牛劲。 无论如何，我都多谢市领导和我的老巢市府办给了我这个机会。 好啦，我现在就抛砖引玉进入主题。在此说明一下，纯讲公文写作，有点枯燥，在此，我打算结合自己当文书的经历和体会来讲，并且不当作一场讲座，只当作一种交流。主要讲三个部分：一是怎样写领导讲话稿。二是日常公文写作的基本知识。三是我当文书的点滴体会。 首先，我还是讲一讲我和文书工作的不解之缘。我是怎样从事文书工作的呢？大家或许不相信，我不是以文出身，我高考考上中专，是学农业机械的。大专才学中文，大学本科又学人力资源管理。然而，我是靠文章改变自己命运的。具体来说，靠写信，一共写了三封信。 第一封信。是参加工作的时候。毕业时，应该分配在江门中级法院。然而，因为鹤山没多少大中专生，鹤山需要人才，于是内部有一条不成文的规定，凡鹤山籍中专生都要回鹤山安排工作。在这种情况下，于是我给有关部门写了一封信。信写得情真意切，半句没提过个人条件。结果分配我工作的第一站是鹤山科委。两年后，我调到县委办。 我的第二封信。申请调到基层工作，理由：在机关多年，少实践，缺乏基层工作经验，很想到乡镇锻炼成长。于是调到雅瑶镇委当副书记。工作三年，我又调到市政府办。 我的第三封信。在市政府办工作多年，我调到市政协办。干得好好的，又想走啦。因为我这个人喜欢激流勇退，也不想在一个单位呆太长时间。写信的理由：这么多来，我先后在市委办、政府办八年，政协办高强度的岗位上工作多年，要换换环境了。实质上，我还有一个雄心，就是文学创作。我觉得还处在上升期，这个时期，是我创作最重要的时期，丢了，实在可惜，可能是一生遗憾。于是，我弃官从文，就这样来了文联。 在这里，我因为一份公文，最主要是在雅瑶工作，学会了切合实际。。 今天连我的老底都讲了出来，和大家分享三封信。大家是明白人一定会知道我不是仅仅是讲这三封信，其实也是在讲公文写作。写信的内容、目的，和我们从事的公文写作是相通的——看见你有什么说服力——从我的事例说明，我有两点启发：一、文字是有用的，公文是重要的，写好公文，效果是不一样的。而且，口说无凭。有文字依据，领导会更加认真对待，效果当然不一样。二、内容，也就是公文的核心，写好公文，必须抓住重点来写，要有说服力。 第一部分、怎样写好领导讲话稿 在各种公文写作中，写的是领导讲话稿最难。而偏偏我又干了二十多年，艰程度可想而知。接到任务，刚才脑袋还是自己的，突然间脑袋给了别人。两个脑袋，容易吗。一家人的想法也难统一啊。好比广告公司接生意，你要按老板的意图来设计。写领导讲话稿，最终的结果，是以领导满意为标准的，要我们站在领导的角度，要潜入领导的脑袋里思考问题。所以，我后来为什么要从事文学创作？因为我也有自己想要表达的东西。 记得我第一次写领导讲话稿，是在县委办（那时鹤山尚未撤县建市）工作。（此处省略。）领导说：你写得不错。就这样，我正式走上了领导讲话稿的写作道路。 任何一个领导，十分重视自己的讲话。因为，领导讲话稿，是展示领导个人魅力的语言。我经常听人说：某某领导有水平，是他在某个场合听了领导的讲话。朱容基的经典语录：“至于说我什么时间退休，退休以后干什么，我在1998年的时候就讲过，我将勇往直前，义无反顾，鞠躬尽瘁，死而后已。只要我活着，还有一口气，我就要为人民鞠躬尽瘁、死而后已。”朱总理退了这么多年，我们仍然记住他答记者问时的这番说话。 通常说，领导讲话稿大致有三种形式。一是向上级汇报工作，全面反映情况或专题汇报。二是向下总结经验，提出具体要求，要求贯彻落实。三是相对平等，同级之间的经验交流、座谈之类。 （一）基本要求 无论那一种讲话，写好领导讲话稿离不开三个基本要求：1、意图明确、突出重点。2、语言通俗，表达生动。3、台上台下，双向互动。这是最理想的讲话稿。写好讲话稿要处理好的三个关系：一是权威与平易近人。二是庄重与幽默。三是深入与浅出。 领导讲话，都有一个开场白。开场白很重要，甚至决定整个会议氛围，我们不要少看。不同的场合，有不同的开场白。相对严肃的：（此处省略。）相对轻松的：（此处省略。）好的开场白，领导者能一下子和与会者拉近了距离。 在三个基本要求、处理三个关系中，我和大家交流一下意图明确、突出重点的问题。 有一件事我印象很深刻，（此处省略）。现在提倡开短会，要求文字简洁，一语中的。讲话稿写得很短而有力，关键在抓住重点、亮点。其他方面的工作可以少讲或概括来说。 当然，各个时期，要求是不同的。 以前生产队长讲话都很多人一字一句听。改革开放初期，每次重要会议，都很隆重。准备时间长。因为几乎每次开会都要解决思想观念问题。必须的。以前写讲话稿，就多了这部分。现在，大家思想观念变了，很多新鲜事都能接受，因此可以避免做思想工作。 但是，现在不同了。时代在变：一是与会者水平高了；二是浮躁，人们没有那个耐性。因此，对写好讲话稿的要求更高，更要少写废话、空话。因为废话、空话反而会冲淡了真正想表达的思想或解决问题的重点。现在连《政府工作报告》也要求做到简洁，讲出重点，讲出亮点，鼓舞人心。 三个基本要求、处理三个关系中，我再和大家交流语言通俗，表达生动的问题。 其中讲到幽默。这个问题我多举例子。（此处省略）。 （二）具体做法 写好讲话稿，个人看法，要做到四点： （一）准确领会领导意图。不明白领导意图，一番辛辛苦苦，白写。 这方面，其实是双向的。一是领导和写稿者之间的交流。二是主动参加会议。重要的会议，你要参加。希望领导也安排你参加。你不能参加上级的会议，也希望领导将会议材料交给你，让你吃透上头的精神。（此处省略）。 （二）增强服务意识。仅仅是领会领导意图，还不够（此处省略）。此外，还要调动你写作的动力和激情。（此处省略）。其实这方面也是双向的。 考虑到什么形式的会议，什么人参加会议，知己知彼。前面说过，写领导讲稿的人有两个脑袋还不够，还有一个脑袋是想问及此事与会者是么想的。（此处省略）。 （二）加强学习，提高悟性。写好领导讲话稿，还是要讲一些悟性的。领导很忙，开一个会议，或者找你讲几句，或者一个电话，你就要写了。领导不交待那么多。没有提纲，这真要培养自己的理解能力，一句话，要有悟性。悟性从何而来？只有多实践，多摸索，勤学习。多学习，最起码的是要想办法掌握业务知识。你不懂，怎有知觉呢？你懂，一看见数字，材料，立即知道这是一个典型。回顾这么多年的写稿，领导讲经济方面的多，什么GDP，财政收入，甚至企业运作都要懂。此外还要掌握很多方面的知识。学习是常态。老实说，我读书的时候，参加了很多专业或课程学习。工作以来一直没有放弃学习，我一直到十年前才获得普通高等教育人力资源本科文凭。在工作中，我觉得文学和《逻辑学》、《心理学》对我的帮助最大。（此处省略。） （三）善于调查研究，广泛搜集素材。（此处省略。）要注意搜集群众语言。去年，为了写好我今年在花城出版社出版的新长篇小说《爬过沼泽》，我被安排到了我工作过的雅瑶小岗村定点生活半年。一次和一位农妇在菜田谈天，就得到一句群众语言：“老鼠担鸡蛋爬墙走”。真神奇，真有本事。（此处省略。） （四）认真紧靠内容谋篇布局。（此处省略。） （五）精益求精，反复修改。（此处省略。）好文章是改出来的。 除此之外，有没有捷径，有没有窍门呢？个人的经验，觉得还真有！ 一是团队合作精神。（此处省略。） 二是重要的是人才。（此处省略。） 三是争取各方重视。（此处省略。） 四是争取合理权益。（此处省略。） 也许有人感兴趣，问我：你工作这么忙，为什么没有耽误文学创作呢？这个问题经常有人问我。 我回答：关键两点：一、工作立即做完，尽快丢掉包袱，保持轻松状态；二，不把工作的烦事带回家。烦事带回家，累及家人。 关于这个问题，我也问过鲁迅文学奖获得者、中国仕途小说第一人王跃文作家。去年，我在省作协里听王跃文的讲座。他原来也是湖南省一个县政府的文书，领导讲话稿的撰稿人（他早期经历和和我一样）。（此处省略）。其实我也是这样做的。其实，什么事情都是针没两头利，得一肯定失一，鱼和熊掌不可兼得。因为每个人有每个人的追求目标。 四、注意排版。这一点不要少看，很重要。（此处省略）。 好啦，一个会议开完，往往要写会议纪要。写纪要抓住领导讲话的重点内容（此处省略）。 会议纪要是公文写作的一种（此处省略）。为什么我在此要插入会议纪要的写作呢？因为我下面要讲到常用的公文写作。并且讲到一些规范。
第二部分：关于日常公文的写作 我在市府办期间，除了写讲话稿，还批阅文件。这是我接触其他类型的公文。这是一项任务繁重工作。怎么办？我听人说有人能做到一目十行。（此处省略）。办法是抓住关键词。 对于公文写作，我没有什么经验，也没有进行系统的学习，一切都是实践中摸索的。由于工作性质不同，每个单位的文书工作也有各自的特点。 具体到如何写好一份公文，又要做到如下几点： （一）公文文种。公文包括：法定性公文和事务性公文两种。 法定性公文，是指党政机关按照法律法规所制定的、具有特定效力和规范体式的公务文书，包括：命令（令）——不折不扣执行的规定。决定——必须遵照执行的决策。决议——权威与指导的有机结合。公报。公告——重要事项的宣布。通告——应当遵守的规定。意见——领导部署工作，指导活动原则。通知——需要传达与告知的法规。通报——以先进为榜样，以错误为借鉴。报告——呈送上级机关的材料。请示——申请指示，请求批准。批复——答复请示的权威文件。议案——提请人大审议的建议。函——商洽工作，传递信息。纪要——记录会议精要，传达会议宗旨等等。 事务性公文包括：计划、总结、简报、调查报告、领导讲话稿等等。事务性公文并不一定有法定性效力。经常有人说，拿文件出来。不得反悔。就是这个意思。很多时候领导说了，也不算数，没有文件依据，所以不执行，不落实。 常见问题是乱用文种普遍： 1、混用文种，“公告”与“通告”，“决议”与“决定”，“请示”与“报告”。“请示”与“函”。如对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用请示，而错用了报告，就可能造成上级认为是一般性工作，不需要作出答复，而不及时处理。 2、自制文种，如《XXX关于XXXX的请求》，这个“请求”就是自制议程； 3、误用文种。主要是把事务性公文当作法定性公文。 （3）观察能力。从中增长见识，学会观察。 二是收获友谊。（此处省略。） 三是收获喜悦。当好参谋，我讲两件事：（此处省略。）文书虽然默默无闻，真正做了大事得到心灵安慰。因此我有光荣感，成功感。总之，我从来没有埋怨自己干了文书工作。这些年都有是高高兴兴地过来的。 四是收获机遇。（此处省略。）由于站在领导的角度思考问题，会给公文写作者带来很多机遇。珍惜这些机遇。 最后，我讲一件事：（此处省略。）总之，能写出高水平公文的人一定能得到领导的赏识和重用，一定有更好的发展空间。（此处省略。）辛苦是有回报的。跟着我在市府综合科干的人（此处省略。）所以，当文书，特别是写领导讲话稿的文书上是有前途的。所以，我们要有信心，态度要端正。 一句话：肯学肯做，你就惦；有才又肯做，你就很惦；有才又肯做又识处世，就惦过碌蔗。 最后，祝大家走得更远。 张启雄简介 广东省作协会员，广东省文学院签约作家，江门市作协副主席，鹤山文联主席，原鹤山政协秘书长、鹤山市府办副主任、鹤山雅瑶镇委副书记、鹤山市委办科长。出版长篇小说《不期而遇》、中短篇小说集《添公纪事》和《噪音》、散文集《执着》、《活下去的理由》等。其中《不期而遇》被选送参加（BIBF）北京第22届国际图书博览会、德国法兰克福书展，入围当代·2015年长篇小说年度论坛评选，获网络票选五佳作品。 | 
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