秘书经常丢三落四，问题到底出在哪里？

案例1：该去看望哪些老教师呢？

年底了，校领导照例要看望学校德高望重的老专家、老教授代表。领导吩咐说，石头，你回忆回忆，今年我联系的学院还有哪些年龄较大的老教授五一、七一、教师节都没有来得及看望的，年底去看看这些老师吧。

 

要知道，每年领导都会在元旦前后、五一、七一、教师节期间集中看望学校老教师，这几次看望下来，被看望的老师加起来也有二十余人，哪些看望过哪些还没来得及看呢，可不能是糊涂账。我绞尽脑汁，搜刮脑海里的回忆，勉强凑出一份已看望教师名单，又在已看望名单之外起草了一份拟看望教师名单送上了领导的案头。

 

领导扫了一眼名单，疑惑的问我，哲学院的XX教授不是五一的时候看望过吗，怎么又列进来了？我一拍脑袋，是呀，当时还是我陪着领导一起去的，陪着XX教授还聊了好一会儿朱熹思想，怎么一点也没想起来。

 

案例2：地址到底是哪？

 

领导最新的著作出版了，交代我寄几本书给外校一位A老师，随手递给我一写有A老师电话和地址的纸条给我，我按领导的要求把书寄出，满心想着这张纸片应该没用了，就丢进了文件销毁袋。没想到过了一个多月，领导又递给我一些书，交代说，石头，还是按上次你给A老师寄书的地址再寄一些书给他吧！

 

我顿时傻了眼，扭扭捏捏了半天，只好对领导实话实说，领导，十分抱歉，上次您给我的纸条我没有保存，您看要不您再给我一次联系方式？领导无奈的说，A老师是我在一次会议上碰到的，他想跟我要几本我的书看看，就在会场上给我留了张纸条，我把纸条给你了，这样，我再通过其他人看能否联系上他。最后，领导通过其他途径再次打听到A老师的联系方式，我才得以帮领导把书寄出。

 

案例3：竟然错过了会议反馈时间！

 

还有一次差点捅了更大的娄子，主管部门邀请领导参加一个工作论坛，收到邀请函的时间很早，我请示过领导，领导说还早，到时候看日程安排再定。我扫了一眼，离论坛还有三个月呢，提前半个月的时候再处理反馈完全来得及，于是连内容也没仔细看，就把邀请函随手塞进了文件柜，心里又盘算起近期的活动。

 

要不都说时间如白驹过隙，当我已经把这件事情忘得一干二净的时候，主管部门打来了电话，口气很急迫，别的单位都已经反馈了，你们怎么还没有反馈？而且论坛还要求提前保送材料，现在材料怎么也没有见到？我惊出一身冷汗，翻箱倒柜总算是找出了邀请函，一行一行读下来，果然已经过了反馈日期和材料报送日期，这下工作可太被动了。深吸一口气，我拿起已经不那么整洁的邀请函，走进了领导办公室承认错误。

 

出了这几次纰漏，石头意识到，这几次错误，都是吃了没有档案意识的亏，问题出在不注意保存和整理办公资料。于是对保存整理领导个人档案真正重视起来，靠着思考和摸索，建立起一套自己的档案系统，几年的实践证明，这种秘书建立的领导档案，虽然不够专业和正式，但却能成为办公室正式档案系统的有益补充和丰富，更可能会在一些时候发挥意想不到的作用。

 

1、首先是全面、详细的做好领导日程及活动的记录。

 

大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁，领导的活动时常会增加或取消，有时就连秘书也不能完全掌握，时间一长，就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。

 

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看到现在分门别类，清晰明了的领导个人档案，再回忆起刚做秘书工作时那几次尴尬和慌乱，我意识到档案意识的树立使我在做好秘书工作的道路上走的更从容，更稳当。要做好一个秘书，档案意识不容忽视，登记好、整理好、保管好领导的个人档案，不但有助于做好当前的工作，更是建立起了一座信息资源的宝库，往往能在关键时候发挥意想不到的作用。

 

（石头发表于《秘书工作》2014年12期）

 

大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁，领导的活动时常会增加或取消，有时就连秘书也不能完全掌握，时间一长，就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。

建立档案系统，有益无害

要做好一个秘书，档案意识不容忽视，登记好、整理好、保管好领导的个人档案。

不当秘书了，现在有点散漫，感觉记不记都没事一样。

大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁，领导的活动时常会增加或取消，有时就连秘书也不能完全掌握，时间一长，就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。

实践出真知                                                                    

正是急需的  也是困扰很久的问题！  学习！~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

我也是个丢三落四的人，学而不思则罔学习！

大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁，领导的活动时常会增加或取消，有时就连秘书也不能完全掌握，时间一长，就成了一笔糊涂账。为了忠实详细的记录领导们实际的活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。