会议公文写作基本常识(转)

会议公文写作基本常识

    一、开幕词

    （一）文种释义。开幕词是会议的序曲、前奏、动员令，它是在比较重要或隆重的会议开始时，由会议主要领导人所作的讲话。主要是简明扼要地介绍会议召开的背景、组织工作等情况，宣布会议的目的、议程，对会议的进行起着定调的作用。

    开幕词属专题灵活式的讲话稿，它虽然多以个人名义出现，但实际上代表了某一组织和领导集体，当其作为公文发出，具有了相应的权威性时，就成为讲话体公文。从文体上看，属于议论文，但比一般议论文更具有鲜明的个性、生动的临场性、实际的针对性、高度的概括性和激昂的鼓动性。对会议的有关问题只是提示一下即可，不必讲得过细，主要是通过简明扼要、庄重热情，带有指导性的提示，使与会者明确会议的有关内容，调动其参加会议的积极性。

    （二）基本结构。开幕词的内容结构由标题、称谓、正文和结语四部分组成。

    1、标题。有三种写法：一是由会议名称加文种组成，例如邓小平所作的《中国共产党第十二次全国代表大会开幕词》；二是由讲话人姓名、职务、会议名称以及文种组成，如《胡锦涛主席在庆祝澳门回归祖国五周年纪念大会开幕式上的致辞》；三是用开幕词的主旨或主要内容做标题，例如毛泽东在1945年4月27日中国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词。

    2、称谓。称谓是对与会者的统称，要根据会议的性质和与会者的身份来称呼。在国内，党的会议一般用“同志们”来称呼；人大、政协会议用“各位代表”来称呼；国际会议一般按国际惯例用“各位嘉宾、女士们、先生们、朋友们”来称呼。

    3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。

    第一，开头。开头常见的写法：以宣布大会开幕为开头。如毛泽东在1945年4月27日中国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词，只用了一句“中国共产党第七次全国代表大会今天开幕了”作为开头，既简洁又庄重。

    以介绍与会者的有关情况为开头。如毛泽东在1954年9月15日第一届全国人民代表大会第一次会议上的开幕词的开头：“中华人民共和国第一届全国人民代表大会第一次会议，今天在我国首都北京举行。代表总数1226人，报到的代表1211人，因病因事请假没有报到的代表15人，报到了因病因事今天临时缺席的代表70人。今天会议实到的代表1141人，合乎法定人数。”

    以向与会者表示祝贺与欢迎为开头。如温家宝同志在《共同推进新世纪的亚洲合作》的开头即是如此。

    第二，主体。主体是开幕词的核心部分，主要写明召开大会的意义、会议的议程、大会的目的和任务等几方面内容。

    第三，结尾。结尾或提出希望与要求，或发出号召，或展望前景，坚定信念。

    4、结语。常用“预祝大会圆满成功”之类的祝颂语来结束全文。

    （三）写作要领

    1、篇幅不宜太长。开幕词要奠定会议的基调，在会议上一般用十几分钟即可讲完，因此要求层次清楚，语言简洁明了。虽然对会议的主要内容、意义、开法等都要有一个明确交代，但也仅仅是画龙点睛般的提示，而不宜说得过细。切忌长篇大论，尤其要防止成为大会报告的缩写。

    2、气氛庄重热烈。开幕词既要庄重有力，又要富有感情色彩；既要具有严肃性，又要具有生动性，使讲话热情激昂，富于感染力和鼓动性，尽量避免“官话”、“套话”。结尾或动员与会者开好会议，或号召完成今后任务，或预祝大会成功，都需要热情昂扬，使与会者受到鼓舞，产生开好会议的信心，沉浸在待战的兴奋情绪之中。

    3、专题要鲜明。要紧紧围绕会议专题，传达会议的主要精神。

         二、主持词

    （一）文种释义。主持词是主持人在各种重要的集会、仪式和盛大典礼上进行主持活动过程中所使用的一种文稿。

    在当今越来越多、越来越复杂的社会活动中，为了确保活动的质量，主持人需要准备合乎规范的主持词，以使活动朝着预定的计划运行。有了主持词，主持人就可以从容不迫地进行他的主持工作，使各项议程有条不紊；同时，对于一些重要或者大型活动而言，事先准备好主持词，还能够体现出一种庄重严肃的气氛。正因为如此，主持词在当今的社会实践中被人们广泛地运用。

    （二）基本结构。主持词的写作结构比较简单，一般应当载明标题、称呼和正文三方面的内容。

    1、标题。标题是主持词的眉目，应当写得简明醒目，要反映出活动的名称和文种，如《冀东人民抗日暴动60周年纪念大会主持词》。有些比较简单的会议或典礼，起标题可以直接写《主持词》，以示简洁。

    2、称呼。是主持人活动的起首语，是整个活动的开场白，要恰当得体。

    3、正文。这是主持词的主体和核心部分。一般应载明三层内容：

    一是对活动的目的、性质、意义等的介绍或说明，以便给人以总体的了解和把握。在文字上一定要简练明快，寥寥数语即说明问题，切不可拖泥带水，失之冗长，否则就起不到应有的效果，甚至令人产生厌烦之感。

    二是对出席活动人员的介绍。要注意讲究顺序，切不可随意而为。就通常而论，应当先介绍来宾，再介绍主人；先介绍领导，再介绍一般群众；要记住的是，恰当得体的介绍是确保活动顺利进行的重要一环。

    三是按照事先确定的活动议程，逐一宣读主持词。要注意敏锐地把握活动的进程，适时宣读，既不能“抢话”，也不可出现“冷场”；要通过适度得体的主持词，顺利引导活动程序的进行，使人感到前后衔接顺畅，既紧凑又舒适，浑然天成。实践表明，主持人主持水平的高低，直接关系到活动的成败。

    最后，还要对所有参与活动的人员再次致以谢意，并宣布活动结束。

    （三）写作要领

    1、称呼要得体。称呼可以说是主持人主持活动的起首语，是整个活动的“开场”，因此显得特别重要。要做到恰切得体，根据活动的具体情况采用不同的称呼，如是系统内部的活动，可称“各位领导、同志们”；如是对外的大型活动，则可称“各位来宾、各位领导、同志们”，或“各位来宾、各位领导、女士们、先生们、朋友们”等。

    2、用语要恰切适当。要切合主持人的身份和活动的具体环境，使用恰当的主持词，不可形同“领导讲话”，也不可盲目追求活动气氛而过多地使用浮华艳丽的辞藻，那样会使人感到厌烦。

    3、要简短精炼。主持词是用来引导活动议程的，因此一定要讲求精短，话不在多而在精。如不注意这一点，也会使整个主持的质量大打折扣。

        三、会议记录

    （一）文种释义。会议记录是指在会议进行过程中，记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程，反映了会议的全貌，是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档，作为研究资料保存起来，以备查考；也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。

    （二）基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。

    1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成，例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。

    2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容：①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言，在出席人员不多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名；如果出席人员较多，则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议，缺席人较多，则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。

    以上八项应各自单独成段。

    3、会议内容。这是会议记录的主体部分，主要包括：①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录，要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议，有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落，逐条写出决议内容。假如通过表决，还应记录表决情况，即有多少赞成票，多少反对票，多少弃权票。

会议结束，记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。

    4、署名。在全文结尾的右下方，由主持人和记录人分别签名，并注明会议散会时间。

    （三）写作要领

    1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意，如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等，不能违背发言人的意图，甚至曲解其观点。否则，将会给工作造成损失。

    2、注意力要集中、责任心要强。作会议记录时，一定要聚精会神，一丝不苟；要有高度的政治责任感和强烈的事业心，抓住发言要点，扼要地记录下来。

    3、条理清晰，详细分明。会议记录虽然要忠实原意，但并非有言必录，而要在真实、准确的前提下抓住重点，如会议主持者与主要领导人发言的中心思想，决议结果等。与主题关系不大的话可以概括记录，或甚至不记。

    4、要讲求技巧，提高效率。要做到这一点，需在记录过程中使用简称、缩写及简化符号，其中速记起着非常重要的作用，对于较长的专用名词，可以使用通用的或约定俗成的简称，如中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议可简称为“中共十五届六中全会”；对于常用词语，可记其中主要词素，如“整顿党风”可写为“整党”；对生僻字词或一时想不起的字词，可用汉语拼音字母标注，会后补上；对于一些成语、俗语等，可省略一部分，如“路遥知马力……”（日久见人心）等；对于发言人使用引语时，可只用引语的首句和末句，中间用省略号，但需标明引语的出处、版次、卷次、页数等，会后及时查对补上。对于数字的书写，可用阿拉伯数字，既醒目又方便。对于某些专业或特殊词语，可用外语符号记录，如“办公自动化”可写成“OA”，“世界贸易组织”可写为“WTO”，“亚太经合组织”可写为“APEC”等。

    四、闭幕词

    （一）文种释义。闭幕词是在会议结束时，由主要领导所作的讲话，是会议的结束语。主要是总结会议的成果，指出贯彻会议精神的要求，指出今后努力的方向，最后祝贺会议的成功等。闭幕词能明确人们的工作方向，鼓舞与会人员的斗志，增强完成会议内容的信心。

    闭幕词通常要概括总结会议完成的任务，以及所通过的报告、章程和决议，肯定会议的成功之外，评价会议产生的深远影响，提出贯彻会议精神的要求，激励与会人员为实现会议提出的任务和目标而奋斗。结束语常常是用一句话庄严宣布大会胜利闭幕。

    闭幕词与开幕词密切相关，一为大会收尾，一为大会开篇，首尾呼应，缺一不可，同时又各有侧重，各具特色。

    闭幕词要求言简意赅，表达清楚，感情激昂，主要是站在一定高度对会议进行科学评价、准确地归纳会议的成功之处，有力地提出号召，从而激发与会者贯彻好大会精神的决心，使大会气氛达到完满的高潮。

    （二）基本结构。闭幕词的内容结构一般由标题、称谓、正文和结语四部分组成。

    1、标题。标题的写法与开幕词类似，可以直接标明会议的内容和文种，如上述例文就是如此。同一会议的闭幕词要与开幕词标题相对应，例如毛泽东在中国共产党第七次全国代表大会上所作的题为《愚公移山》的闭幕词与题为《两个中国之命运》的开幕词相应，两者都是以主要内容为标题。

    2、称谓。称谓的写法与开幕词的称谓一致。

    3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。

    第一，开头。用简洁的文字对会议作总体的评价，如《在第十届全国人民代表大会第二次会议闭幕时的讲话》的开头就是如此。

    第二，主体。主体是对会议所完成的任务以及会议的意义进行概括总结，并提出贯彻会议精神的要求和希望。对会议所完成任务的概括总结，一定要注意列举出实在内容，不能空泛笼统。

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    “文以气而立”，好的闭幕词讲究气势，势如破竹，一气呵成。为此，可以适当地运用排比句，以增加用语的整齐之美。总之，好的闭幕词能够使人重温大会要点，受到启发和鼓舞，给人留下美好的印象，值得回味。

    3、全面掌握会议情况。撰写闭幕词应对会议的宗旨、议程、出席人员等情况作全面的了解，把握会议精神，并注意收集会议的各种文字材料，这样才能写出切合会议的好的闭幕词来。

    ————以上内容摘自《党政公文写作规范技巧范例全书》（研究出版社2012年6月第一版，张保忠编著）

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