工人做工没有机器不行,战士打仗没有武器不行,党政机关工作运转离开公文也不行。一些重要公文,领导应亲自动手,同时也要发挥秘书的作用。在公文起草中,领导与秘书要良性互动、各司其职,上下协同、默契配合,但领导要始终处于主导地位。
不当甩手掌柜 详细交代意图
公文姓公,代表组织说话,表达组织的意志和要求。许多公文虽然出自秘书之手,但制文的意图、目的,中心思想、要解决的问题,以及什么时间发出,都需要领导拿主意。可以说,没有领导的主导作用,就形不成公文。但有的领导认为把任务交给秘书就可以了,自己不必花太多心思。比如有个单位搞年终总结,需要写个材料,领导把秘书找来,只交代了一个题目:总结今年的工作,部署明年的任务。然后大手一摆:你写去吧!年终总结是个大材料,秘书对全年的工作并不熟悉,第二年的任务领导班子还没有研究,叫秘书从何下手? 还有的领导认为公文写作是技术活儿,专业性强,自己是外行,怕指导不了。这种观点更站不住脚。记得上世纪70年代,我在南京军区司令部当秘书,当时的首长都是老红军,因为从小家里穷,上不起学,文化水平大多不高。秘书写的讲话稿,有些字不认识,需要在旁边写一个简单的同音字。但他们对指导公文写作从不含糊,文章要解决什么问题,达到什么要求,都要亲自把关。秘书写得不对路,照样通不过。 把握领导意图是公文写作的基础和前提,也是第一道工序。领导交代公文写作任务,首先交代意图。有些重要的公文,如工作报告、决议、决定等,还要经过领导班子集体研究。对于秘书来说,领会领导意图,不能只是临时抱佛脚,还要靠平时的积累。要认真学习党的政策,特别是新出台的政策。要在工作中注意观察、揣摩领导的观点和思路。 不要框得太死 留下创新空间
指导秘书写公文,放任自流不行,框得太死也不行。领导交代制文意图,应多从宏观上讲明制文的背景、目的、中心思想、基本要求以及大的框架,具体内容应让秘书在详细占有材料的基础上去构思、创作。有的领导采取事前“设框子、搭架子”的方法,而且把“框子”“架子”设计得过细、过密,规定文章分几个层次,每个层次写什么内容,哪里详,哪里略,哪里讲道理,哪里举例子,甚至连语言、用词都规定得很死。这样做,表面上看很负责,实际上是把秘书变成“录音机”和“传声筒”,不利于他们在写作中的发挥和创新。 秘书是领导的参谋助手,应通过撰写文稿,把自己经过提炼的观点、思路、材料融化其中,为领导科学决策助力。古今中外一些高层秘书,既是高参,又是文胆。唐朝魏征,一生提出数百条很有价值的意见建议,其中“居安思危,戒奢以俭”“兼听则明,偏信则暗”等名言,至今闪耀着智慧的光芒。这些意见建议多见于他撰写的公文中。 一个人的智慧总是有限的,再高明的领导在对某个问题的认识上也有局限性。作为主持公文写作的领导,尤其要调动秘书的积极性,激发他们的创新热情,这就需要在指导制文时,从内容到形式留下创新空间。 避免变来变去 形成较成熟方案
领导要把修改把关的过程,变成对秘书业务培训的过程。既要肯定成绩,又要指出不足。对需要修改的地方,讲清为什么这样改,这样改好在哪里。要允许秘书提出不同意见,进行研究探讨。秘书也要认真总结经验教训,学习领会领导的修改,把成绩当新起点,把挫折当动力,做到打一仗进一步。 (作者系中国公文写作研究会顾问、新疆维吾尔自治区党委原副秘书长满宗洲 来源:中国公文写作研究网) |