新任秘书注意事项 . }$ D; c/ ^0 X- M: a
- d/ g+ u# m8 S3 Q+ ]5 D1 r一、 考勤
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每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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. i, r9 Z0 f$ B1 N: X/ x二、 第一件事 G6 S9 v* P9 V j; d5 M' |
3 |4 U" [9 ]: R3 {3 a0 Q4 I; J烧水泡茶洗杯子。 : r6 U" ~' n( E3 \; z8 f. M, G
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三、 打扫卫生
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& n6 e: i3 U6 X0 W2 p- H) a& |每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。
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四、 用餐接待
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! ~! Y7 `9 Z: q. O3 J! [1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。 . U3 G; |. i, T$ l+ m4 l0 j$ ~2 p% U
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2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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$ k) S( e; m5 s五、随领导外出 6 L2 r) N5 e1 [( M! Q8 G
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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# O5 k4 G# c5 }; T3 t5 y六、办公室待人接物
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( O7 s, @' U. d! H0 z8 F1.笑脸相迎每一位领导。 4 c& \1 |/ ?# V+ e5 Q
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2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。 ' o8 ^ Y: Y q" s2 c5 h% ^
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4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 : e) w% ]9 O$ o$ i1 K$ U" Z
# o7 v& H5 L, B5 z2 M5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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七、晚上整理工作日记
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1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。 O* v) e1 H5 b& z4 Y: h/ Y( l
+ z* J! f7 f: W( ?6 H0 n8 b2 G$ A3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。 ( Q; u. K3 E9 ^- s* |
, \4 F/ s* g/ Z& r w/ e4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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5 E: C, C% D9 N1 C- c& J5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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" {0 W3 S7 y2 [5 R八、办会要点。 ' H; d! j5 w% u& z
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(一)县长办公室 5 e7 @ C/ I9 h2 t% }' i4 c
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6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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(二)县内政府常务会议室 " W0 O7 T |3 a i8 O! L
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会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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1.通知机关事务管理局开会事宜。 . ?) `: p5 f2 J1 O3 @, f
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2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。
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C, s0 {; |# a: u0 N3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 3 s, V0 b% X" _1 d& c4 u% ~
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。 . Z$ F% i7 d5 C N. U* m) U2 u
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 9 Y: \" i6 T' s; X2 X
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。
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$ o, j J5 q# k0 I o会中:观察领导 5 K+ b1 s! h, l0 q- p
/ S/ k! O2 ^' @' S+ |! c2 h5 I/ n1.通知政府办材料组参会。
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* E* [5 k; ]. y2 ?' [2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
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, t- d8 A5 L* k1 f+ i: k% F3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。
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会后:拿开汇报 ; W; K( A. R c" X
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