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来文通知或领导安排$ X" v" B0 y& a
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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" l( Q5 H& B* R3 Q( |" \0 e与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜# ]/ H/ K% q. N0 m
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 # M! ^9 j) e: [$ w' K+ l
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' E' M' M8 @& P! [制定接待初步方案
2 _5 C6 g( C+ K0 ^ G5 Y 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容: : z5 B- c, l* k- h- \
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
7 [, W4 h! y, x! v9 f1 j( J 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等); 6 i7 m- h5 ]9 f8 W1 _! g4 J# a
三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); 7 m. w0 K& r/ [+ l& Z8 D3 _$ \
四是对方人员名单;
* p! ]8 R( B8 {; }9 e* S 五是我方陪同人员名单; - {( t. a) B/ m+ Z
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
+ W5 H5 i# H' s# b9 A& I 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
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9 {0 e p- k9 A' i与对方进行沟通,修改、确定接待方案
4 m) {$ }* X, `* Q z/ @3 x6 w0 o 按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 , O3 d" X0 ~. R
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迎接、引导(或接机接站)
/ N2 q# u/ C7 b1 t/ ~9 v5 m 向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
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' w r4 l6 ~! K* t3 V$ |9 O6 v) a按路线参观- y0 g$ |( G& `2 r5 v
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
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+ _& H k( z _5 {4 z# @召开会议5 ?5 m9 a/ c0 |' N+ i
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 2 h% Y) v; ^9 I( B3 x6 ]: |
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* _% X+ Y( w* d( c用餐4 P1 n. Q; D! `5 X+ K% o! y
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。
% \( x3 d" l& o; E8 u 一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; 9 h2 u5 L0 a9 R0 ?$ v% ]
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
2 W4 j1 J' f/ _: Z 三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
5 S% Y& n; S L9 S; Y 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); 1 z- ^7 s& i8 x! M3 F8 ?
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
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住宿
F; v& d- h! u% j- p4 f# k 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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2 C1 w3 t0 U6 k3 l4 l送机送站" z: C$ A$ m( _+ d- C
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
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与对方联系人联系,听取意见建议5 _, v; F: L% u* m) L
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 ' n8 U4 Y7 h& G- c) h9 X `7 i {
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召开总结会,分析、改进4 Y; N( u/ @; s. R5 \) I1 a
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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