秘书之钥：时间管理

◎文/ 任之光

 

无论对于组织还是个人，时间都是最宝贵的资源之一。时间管理是秘书人员的一把钥匙。没有这把钥匙，就打不开做好秘书工作的大门。作为领导的参谋和助手，秘书人员应该如何在纷繁复杂的工作中做好时间管理？从实践中我总结，要科学把握好计划、执行和总结三个环节。

 

一、科学安排计划

 

分清轻重缓急。要分清各项任务的轻重缓急，提前沟通，科学安排，协助做好领导全年、月度以及每周的工作计划表。在计划表中，要区分常规工作和应急工作，按任务的重要性、紧急性优先级来协调安排领导的时间。要把日常性工作和临时性事务分开，固定日常性工作的时间，如在相对固定的时间段给领导报送文件等。根据服务领导的工作计划，也要做好自己的工作计划，安排好完成各项任务的时间。

集中办理要事。要掌握和配合好领导的时间节奏，合理有效地安排时间和任务，让领导能够在精力最旺盛的时间段处理最重要、最困难的工作。就自身而言，要把主要时间和精力集中在完成重要和紧急的任务上，不要因为铺天盖地的琐碎小事而贻误了领导交办的大事。对于像起草重要文稿这类时间上不紧迫但需要集中精力的重要任务，要放在一个可以集中注意力思考的时间段，比如利用晚上的时间。

善用碎片时间。我们每天都有大量的零碎时间，这些时间应充分利用起来，处理比较琐碎的事务，如整理存档文件、分发通知和纪要、沟通各类会议活动安排、回复邮件和传真等。积细流成江河，这有助于我们做到案无积卷、日事日毕。在工作计划中我们也要注意安排预留一些小块的空余时间，便于应对突发的工作任务。

 

二、高效贯彻执行

 

立说立行立改。接到领导指示和任务时，特别是遇到突发性、临时性事件时，要立说立行、马上就办。对重要工作任务要逐一登记，及时分解细化，抓住关键点，设定工作完成期限，倒推各步骤的时间节点，有序推进落实，完成一项销号一项。

及时沟通协调。领导部署工作任务时，要迅速准确领会领导意图，对拿不准或容易出错的地方，要和领导再次确认清楚。对于领导的各项部署，要协助做好后续落实，及时与职能部门沟通，抓好协调、跟进和督办，并及时向领导反馈情况。　　

实现同频共振。“身在兵位，胸为帅谋”，秘书要从大局和全局出发考虑问题，多从领导的视角来换位思考，多替领导想办法、出思路和提建议，与领导形成“共振”。在服务领导的过程中，逐步把握和契合领导的工作风格，形成适合领导的服务模式。　　

 

三、不断总结提升

做好工作日志。要做好每天的工作记录，列清第二天的工作安排。勤用“烂笔头”，记录下工作内容、花费时间以及在工作过程中遇到的问题、解决思路和结果，记下工作中的收获、体会和感悟。记录的过程就是体悟升华的过程，经过长期的积累，一定可以不断提高自己的业务水平和工作效率。可以利用现代化的信息手段记录和共享行程等工作安排。要经常回头反思，定期形成月度工作小结，总结存在的不足，从而改进工作方法，提高时间利用效率。

不断学习提高。在日常工作中把学习作为一种常态，从书本和实践中学，深化对中央大政方针的理解，深化对各部门工作内容和规律的认识，深化对法律、管理、外语、办公自动化等各领域知识的了解，从而不断提高自身能力和水平，从根本上提升工作效率。

形成流程规范。要将常态化的例行工作流程化，形成操作规范，减少完成中的不确定性，节约工作时间，提高工作效率，不断提高工作规范化水平。例如将工作计划和日程安排流程、各类文稿起草范式和发文流程、各类重要会议及活动组织筹备流程等汇编成册，并在实践中不断改进优化。

（作者单位：国家自然科学基金委员会办公室）