关于进一步规范办公室工作秩序的几点思考

关于进一步规范办公室工作秩序的几点思考

近期，办公室文秘、机要、文印、文件交换站等工作岗位出现“忙的忙死、闲的闲死”的不正常工作局面，导致干部工作积极性不高、整体工作效率低下，严重影响了政府各项决策部署在基层的有效落实。为进一步严明政治纪律、优化工作机制、明确岗位职责、细化工作任务，不断激发干部干事创业的激情与热情，在干部相互之间形成“比、学、赶、帮、超”的浓厚工作氛围，对全面提升干部综合素质、提高政府威信具有十分重要的意义。以下是几点不太成熟的想法，与各位领导和同事共勉。
一、规范岗位职责，明晰工作人员职责分工
目前，办公室文秘人员分工不够科学，如个别文秘人员1人负责2个不同口分管领导的服务工作，存在忙不过来，且出现过两位领导同时安排工作而不知所措的尴尬局面；个别文秘人员负责分管单位较少的领导的服务工作，存在闲来无事看电影、打游戏等影响其他人积极性的现象；个别文秘人员无事可干就召集其他人员一起侃大山，且不注重自身形象嬉笑打闹，严重影响县领导办公等等。机要室、文印室、文件交换站工作岗位定位不准，特别是近两年来，随着无纸化办公设备的推广普及，办公室现有3台收文的电脑，分别分布在机要室、文印室、文件交换站3个科室，管理和使用极不规范，而且还存在很大的泄密风险。也正是因为岗位职责不明确及管理不规范，偶尔出现过收文不及时影响工作，甚至出现过遗失文件等问题，一旦追究责任，就出现相互扯皮、推诿的局面。解决办法：一是重新调整文秘人员分工。按照“领导分口管理，优化人员配置，利于开展工作”的原则，将文秘人员对口服务领导作如下分配：ⅹⅹⅹ服务ⅹⅹⅹ常务副县长；ⅹⅹⅹ服务ⅹⅹⅹ副县长；ⅹⅹⅹ服务ⅹⅹⅹ副县长；ⅹⅹⅹ服务ⅹⅹⅹ副县长；ⅹⅹⅹ服务ⅹⅹⅹ副县长和ⅹⅹⅹ科技副县长；ⅹⅹⅹ服务ⅹⅹⅹ科技副县长。二是规范机要室、文印室、文件转换站工作岗位职责。将文印室和文件转换收文的2台电脑移交至机要室，机要室负责收文、办文和文件档案资料归档、移交工作，防止出现文件失泄密等严重问题；文印室负责办公室文件传输和印制工作，分担文秘人员的工作量；文件转换站负责纸质文件的下发工作和各类报纸、杂志及信件分发工作。同时，重新制定《机要室、文印室、文件转换站工作制度》，并悬挂上墙执行。三是成立督查室。由ⅹⅹⅹ承担办公室督查科工作，在转办文件过程中，按照县领导的批示、上级文件内限定时间须办理的事项以及办公室领导安排的各项工作任务，形成督查台账，及时跟踪督查，做到完成一件销号一件，确保办公室内不会出现遗漏的工作事项。四是规范办公室档案管理工作。按照文秘人员所跟县领导分工职责，协助办公室综合秘书ⅹⅹⅹ负责办公室的档案管理工作，并形成五大口的档案柜，如遇工作组检查，由负责档案管理的文秘与ⅹⅹⅹ共同迎接检查。办公室于每月的20日左右，组织文秘人员开展一次规范档案现场会，确保办公室各类档案规范有序。同时，负责五大口的文秘人员要制作与自己工作对口的剪报，一方面是增强自身阅读能力，另一方面是养成收集资料的良好习惯，以此来促进写作能力的提高。
二、完善工作机制，激发工作人员干事热情
! P' z, n) J) Y, j( Q: s# F( D0 M一是成立“三互”小组工作机制。在办公室大力推广“互帮、互学、互教”的“三互”工作，由工作性质相近、能够相互帮助的3人组成“三互”小组，在工作中相互帮助、相互指点、相互监督。同时，定期开展谈心、谈话、汇报思想等工作，将个人的思想动态与对工作的意见、建议对其他成员相互交流，不遮掩的谈问题，共同探讨解决对策，有力促进工作有序开展。二是科室轮岗机制。推行在机要室、文印室、文件转换站工作岗位上的工作人员轮岗制，按照每月1轮岗的要求，做到每人都能够熟练掌握3个岗位的业务。如轮岗效果明显，明年可在其3人中推行干部年休假制度，作为干部的福利，激发干部干事的活力。三是文秘人员跟领导机制。鼓励文秘人员跟随县领带一并参加相关会议、下乡调研等日常工作，促使文秘人员多和自己的领导接触，主动学习领导工作办事能力及讲话风格，以便尽快掌握工作动态。同时，凡是县领导召集相关部门领导召开的会议或就相关工作进行协调的，要求文秘人员及时撰写《会议纪要》，久而久之无形中就能提高文秘人员的写作水平，也能达到领导的写作要求。但需文秘人员注意的是，工作期间，文秘人员只是一心做好领导的服务工作，不得饮酒影响工作有序开展。
三、强化三项措施，增强文秘人员的执行力
一是强化学习。每周二和周四晚9点至11点作为办公室文秘人员集中学习活动日（如临时有事冲突，可及时调整时间，但最终要保证每周两个晚上的学习时间），主要讲关于文秘工作任务和公文写作方面的知识，采取人人都是小教员的讲课方式，轮流上课，最终由副主任讲评，最终达到文秘人员“坐下来能写、站起来能说，走出去能干”的目标。二是落实晨会。文秘人员周一至周五早晨上班必须提前20分钟到位办公室，将对口服务的县领导办公室和自己办公室收拾干净后，由副主任召集召开晨会，听取文秘人员一天的工作计划，协调安排办公室相关工作，并以“鼓劲、加油”等一些正能量的语言提升文秘人员工作士气，用文秘人员良好的精神面貌来树立办公室的形象。三是文字把关。以后凡是上报、下发的文件以及政府班子成员的会议讲话等对外的文字把关工作必须通过副主任，由“三互”小组成员校对（校对的方式必须采取一人读、一人看的方式进行）后告知主任，才能予以按要求执行。
. z$ v; R  v  w- y: ~& ~6 P: o$ I4 j7 L四、严明三条纪律，约束工作人员的行为
& m- S  w! u, Y& j一是严禁工作人员在办公室看电影、打游戏。
0 w. D# M! w& T" D3 d* s4 _二是严禁工作人员发生影响办公室声誉的事情。
+ @2 \5 n5 V; b( [: D* g' J3 `& |/ X三是严禁借用县领导名义为自己或他人谋私利。
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