如何划分事务的轻重缓急

按照事务的紧迫性和重要性，所有事务分为四类：

u 重要且紧急：需要尽快处理，最优先。

u 重要不紧急：可暂缓，但要加以足够的重视，最应该偏重做的事。

u 紧急不重要：不太重要，但需要尽快处理，可考虑是否安排他人。

u 不重要且不紧急：不重要，且也不需要尽快处理，可考虑是否不做、委派他人、或推迟。

	紧迫	不紧迫
重 要	Ⅰ l 危机 l 急迫的问题 l 有期限压力的计划	Ⅱ l 防患于未然 l 改进产能 l 发觉新机会 l 规划、休闲
不 重 要	Ⅲ l 不速之客 l 某些电话 l 某些信件与报告 l 必要而不重要的问题 l 受欢迎的活动	Ⅳ l 繁琐的工作 l 某些信件 l 某些电话 l 浪费时间的事 l 有趣的活动

第一象限代表既“紧迫”又”重要”的事情， 比如说处理怒气冲冲的客户的问题、赶时限、修理出故障的机器、做心脏手术或帮助一个哭哭啼啼的受伤儿童等等。我们需要在第一象限投入时间。在这个象限，我 们进行管理，创造，需要拿出自己的经验和判断力来应付诸多需要和挑战。如果我们忽视它．就会被活埋-但是我们也需要认识到，很多重要事情之所以变得迫在眉 睫，是团为被延误或因为没有进行足够的预防和筹划。

第二象限包折“重要但不紧迫”的事情。 这是质量象限。在这个象限．我们进行长期规划，预测和预防问题．赋予能力，通过阅读和不断的专业培养来增长见识，提高技能，设想如何帮助正在奋斗的儿女． 为重要的会议和发言做准备，或通过深入坦诚的聆听采进行感情投资。在这个象限多投入时间将提高我们的办事能力。忽视这个象限就会导致第一象限扩大，从而造 成压力，筋疲力尽和更深层次的危机。另一方面，对这一象限进行投入将使第一象限缩小。计划、准备和预防可以避免很多事情变成当务之急。第二象限不会逼迫我们；我们必须去做；这是个人领导象限。

第三象限几乎就是第一象限的幻象，包括“紧迫却不重要的”事情。这是一个蒙蔽象限。紧迫的噪声造成了重要的假相。而实际情况是，这些事情即使重要，也是对别人重要。很多电话、会议和不速之客都属于这一类。我们在第三象限花费很多时间，满足他人优先考虑的事情和期望，却认为自己在干第一象限的事情。

第四象限是留给那些“既不紧迫也不重要的”事情。 这是浪费象限。当然，我们根本不应该在这个象限白费时间。但是我们被第一和第三象限折腾得伤痕累累，因此为了生存经常“逃避”到第四象限。第四象限都是什 么样的事情？不一定是娱乐，因为作为再创造的真正意义上的娱乐是第二象限值得去做的事情。而沉湎于看轻松的小说、一味地看“没有思想”的电视节目或在办公 室的喷泉周围闲聊都属于第四象限浪费时间的事情。第四象限不是生存，而是堕落。它可能开始吃棉花糖一样给人一种满足感，但我们很快会发现空无一物。

建议你对照时间管理矩阵，回想自己过去一周的生活。如果将过去一周所做的事情进行归类，列入所属的象限，那么你大部分时间花在了哪个象限？

对于第一和第三象限，要认真考虑。很容易就认为紧迫的事情就是重要的。区别这两个象限的快捷方法是，扪心自问紧迫的事情是否有助于实现重要的目标。如果不是，它可能属于第三象限。

如果你与大多数人一样，很可能你将大部分时间花在了第一和第三象限。那么代价如何？如果紧迫事情驱使你，那么哪些重要事情---甚至可能是“头等大事”---没有得到你的时间和关注？

再想一想下边的问题：

有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对自己的生活产生积极的重大影响，那是什么？

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