公文拟办“四要诀”

      公文拟办是辅助决策的过程，核心是为领导最终决策提出初步倾向性意见，其质量和结果直接影响公文效力的发挥。实际工作中，我们格外注重把握以下四点：

一是严格审核内容。依据有关法律法规，参照以往惯例，公文拟办应实行严格分级审核，确保拟办意见的合理性。尤其要注重对来文内容的审核，想方设法甄别真假，掌握实情，针对问题提出拟办意见，不想当然地作出判断。如，某市报来请省委表彰某同志为“优秀共产党员”的请示，在审核相关材料中，发现该同志并非共产党员，经进一步核实确认后，提出不同意表彰的拟办意见。

二是善于领会意图。善于学习领会领导决策意图，是提高拟办意见质量的关键。通过查阅领导批示、讲话和相关会议文件、会议纪要以及与领导交流等方式，尽可能多了解整体情况，及时更新决策信息库。对已经办结的各类公文进行总结分析，研究领导批示习惯，归纳总结规律，紧跟领导思维节拍。特别是对一些领导已经明确指出要如何办理的事项，牢记于心。如，涉及有关干部的任免通知，按照惯例只报主要领导阅示即可。有一次按此提出的拟办意见报领导审签时，领导提出是否可同时报主要领导和分管领导阅知。仔细研究领导在此类公文上的批示情况后，对类似公文进行分析归纳，按照文中涉及领导干部的情况将此类公文分为报主要领导和报主要领导、分管领导两类，得到领导肯定。

三是积极沟通情况。公文拟办意见需要大量信息资料作为支撑，加强对相关信息资料的收集离不开沟通协调。采取电话或登门拜访等方式，与来文单位联系，掌握好来文意图；与有关职能部门沟通，掌握好办理此项工作的程序、手续；向有关部门调度情况、征求意见，获取有关依据或参考建议，便于有针对性地提出合理的拟办意见。如，收到某市关于修建纪念设施的请示后，为提出合理可行的拟办意见，我们先查阅了中央相关文件，掌握中央对修建纪念设施的有关要求；接着，与来文单位联系，进一步明确请示中要办理的具体事项；之后，与省有关职能部门进行沟通，确定相关程序、手续等；甚至为此专门拜访中央有关部门，听取对此事的意见。综合分析收集来的各方信息后，才最终提出拟办意见报送领导。

四是主动做好注解。领导每天要处理大量事务，工作十分繁忙，做好相关注解工作，可以节约领导的阅文时间。对公文尤其是篇幅较长的进行内容概述、注明注意事项，对生僻而关键的专业词汇作出解释，对容易引发质疑和误解的内容写明相关依据，对涉及有关干部的问题注明相关情况等，均可使领导迅速了解公文主旨和需要处理的事项，提高公文运转效率。如，中央部门抄送某省关于有关干部待遇问题的通知，收到后及时了解有关人员情况，提出合理的拟办意见，同时，注明涉及相关干部的工作单位、职务等信息，让领导一目了然。（文章摘自《秘书工作》杂志2013年第12期及微信号“秘书工作”（mishugongzuo））（作者：张伟，山东省委办公厅）