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增强“三种意识” 谋好“四件事”新时期改进企业办公室工作的几点思考

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办公室业务 发表于 2015-4-13 07:30:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 

  摘要:企业改革发展给办公室工作提出了新要求、新任务,论文结合企业办公室工作实践,论述了办公室要适应新形势,紧跟企业改革发展步伐,立足实际、转变观念,增强学习意识、精品意识、流程意识,打造学习型办公室队伍;着眼向外善谋“大”事、着眼向上善谋“实”事、着眼向内善谋“细”事、着眼向下善谋“好”事,推进办公室各项工作持续改进。

  关键词:办公室;学习;队伍建设;职能转变

  作者:刘洁(1986年11月11日)、男、乌鲁木齐石化公司(党委)办公室、830019、初级经济师、主办、本科。

  随着企业改革的深入推进,现代企业管理制度不断健全,企业活力、效率进一步提升的同时,也给企业办公室工作提出了新要求、新任务。作为机关的参谋、协调、信息和服务中心,办公室要立足企业实际,紧跟企业改革发展步伐,改变管理方法、理念、模式,实现办公室各项工作的承前启后、改革创新,为企业的发展保驾护航。

  一、增强“三种意识”,打造学习型办公室队伍

  企业办公室工作具有文字与事务并重、计划性与随机性同存、综合性强、复杂多变等特点,党的十八大以后,办公室面临着机关作风转变带来的职能转变、企业快速发展带来的人才更替等新形势、新问题,如何改进办公室工作,有针对性地加强办公室队伍建设,强化基础工作,让办公室新员工快速成长适应岗位要求,让老员工发挥作用保持高绩效,是新时期提升办公室科学化服务水平必须研究的课题。

  企业发展不止步、管理提升无止境,要提升办公室综合服务水平,还需要进一步发扬办公室持续改进、力争精品的优良传统,切实增强学习意识、精品意识、流程意识,持续提高办公室员工素质和业务能力,做到办文精益求精、办会严谨有序、办事滴水不漏,推进办公室工作再上新台阶。

  (一)增强学习意识打造素质过硬的队伍。学习乃固本之基,企业追求高质量、高效率、高效益,就要有能够与时俱进的人才保障,办公室更是如此。办公室员工在岗位上就像一块“蓄电池”,不间断地释放着“能量”,随着企业的发展和机关作风的转变,办公室工作的服务领域并没有缩小,反而在不断拓展,各级领导对办公室工作的要求越来越高,办公室岗位上的“蓄电池”必然会“缺电”。要适应新形势、完成新任务,就必须利用好学习这个“充电器”,树立终身学习的理念,充好岗位上的“蓄电池”,确保办公室服务水平的持续提升。

  在实践中,办公室积极为员工学习提升打造平台、创造条件,在办公室系统开展读书和书评、岗位员工专业讲课、业务交流等活动,营造全员学习的良好氛围,向书本学习、向先进学习、向基层学习、岗位员工相互学习。通过学习,做到学以“益智”,更好地融入企业生产经营中心,更准确地领会管理层的工作意图,把领导的思路、想法凝炼成企业的行动指南。通过学习,做到学以“增才”,丰富办公室员工的知识体系,提升政治理论素质和文化素养,打下过硬的文字功底。通过学习,做到学以“修身”,提升调查研究和客观分析问题的能力,尤其是组织沟通协调能力和应变能力,确保办公室员工遇事冷静、虑事周全、处事有力。通过学习,做到学以“立德”,全面提升办公室员工的综合素质,打造素质过硬的队伍,以崭新的精神面貌展示“窗口”形象。

  (二)增强精品意识打造质量过硬的业务。办公室业务不能满足于一般化、过得去,在服务理念上,要增强精品意识、坚持精益求精,将写精品文稿、办精品会议、出精品调研、盯精品督办、做精品事务作为各项工作开展的出发点和落脚点,以优质的精品服务推动企业管理体系更加高效地运转。在办公室日常工作中,要树立“办公室无小事”的理念,从细微之处着手,把小事当“大事”办,将精品意识落实到工作的每个环节,真正做到“事无巨细”、环环相扣,努力实现“办文零差错、办会零失误、办事零缺陷”的目标。对办公室岗位员工来说,工作要追求高标准、高起点,注重细节、一丝不苟,每项工作都要向精品看齐,争当本单位的排头兵、争做本专业的发言人。

  在实践中,办公室通过创新开展创精品业务活动、争一流劳动竞赛等,评选和表彰精品案例,树立公文写作、会务组织、书评讲课、调查研究、接待服务等业务领域的精品样板,通过塑品牌、刻样板,使管理提升成果具体化、实物化,切实让精品意识成为办公室员工的行为自觉,增强办公室队伍的战斗力、执行力。

  (三)增强流程意识提供规范高效的服务。办公室工作多是“牵一发而动全身”,是最应该守规范、讲流程的地方,实行精细化流程管理,是做好当前办公室工作的必然要求。工作中要摒弃“凭经验办事、用习惯管理”的做法,养成处事按制度、干事讲流程的良好习惯,以规范化的流程管理减少日常工作中的失误,促进工作效率和服务质量的提升。实现办公室业务流程化管理,首先要建立完善有效的制度体系,结合当前企业的实际情况,对公文管理、会议组织、调查研究、信息报送、机要保密等等工作制度进行修订完善,在此基础上,办公室各岗位员工要按照责任分工细化分解工作台历、量化分解工作目标,在工作中逐步建立完善相应的业务流程,确保办公室各项工作的持续改进。

  在实践中,办公室持续推行日常工作案例分析工作法,按照岗位责任分工,全面梳理部门工作,由各岗位员工搜集整理工作案例,不论是成功案例还是失误案例,都进行深挖掘、找根本、作分析、求改进,总结提炼日常工作中的经验,并整理编写工作案例集,变失误为财富,转经验为制度,规范固化工作流程,在办公室系统形成自我剖析、总结、提升的良好氛围,促进办公室工作实现流程化、规范化、精细化管理。

  二、谋好“四件事”,推进办公室职能转变

  要适应新形势,就要推进办公室职能由事务服务型向参谋助手型转变、由外部协调型向内部协作型转变,充分发挥以文辅政、督查督办、综合协调和服务保障等职能,为企业整体工作顺利推进发挥积极作用。

  (一)着眼向外善谋“大”事。办公室承担着企业对外沟通协调、调查研究、接待服务等重要任务,在当前的新形势下,面临着从传统向现代、从被动向主动的重大转变,特别中央八项规定出台后,对做好对外协调和公务接待工作提出了更高的要求,因此办公室必须把握大局、认清形势,进一步转变工作理念,着眼向外找准服务大局的切入点、结合点、着力点,规范、高效地做好国家和上级领导的调研服务,以及与业务相关方的沟通协调工作,树立良好的企业形象,为企业发展营造积极的外部环境,谋好促进企业发展的大事。

  (二)着眼向上善谋“实”事。办公室的服务是全面性的,不仅要当好本单位领导科学决策和推进工作的“左膀右臂”,还要要着眼向上,为上级机关部门提供优质的服务,一方面要按程序办事、按职责办事,对上级交办的急事、要事,做到速办速结。另一方面要增强服务的主动性、超前性,积极加强调查研究、信息报送等,努力为上级领导和机关部门提供有情况、有分析、有建议、有价值的参考信息,服务领导决策,谋好服务上级的实事。

  (三)着眼向内善谋“细”事。面对新问题、新情况,在内部日常工作中,要进一步解放思想、转变观念、敢于创新、勇于探索,深刻领会企业管理层的工作思路,紧密围绕企业生产经营、改革发展、管理提升等主题,深入基层,仔细开展重点难点工作调研,充分了解企业基层动态、内外部市场环境、基层亟待解决的实际问题等,充分发挥以文辅政的作用,为管理层提供决策前的理论支持,谋好提升企业内部管理的细事。

  (四)着眼向下善谋“好”事。要注重结合企业实际,调整办公室自身工作思路,充分发挥企业管理层与基层的“中枢、纽带”作用,着眼向下谋好为基层服务的好事,在摸实情、说实话、求实效上下功夫,安排工作讲实际、落实工作求效率,把琐碎繁重的办公室工作做到极致;面向基层加强业务指导和培训,做到多指导、多沟通、多交流,焕发企业办公室系统促进企业发展的生机与活力。

  高起点、高标准、高水平地做好办公室服务工作,为企业生产经营和发展建设提供有力保障,是每一个办公室员工的不懈追求,办公室应切实增强“三种意识”,持之以恒加强自身素质建设,打造办公室系统学习型业务尖兵,以高度负责的态度积极谋划工作、主动承担工作、努力干好工作,谋好促进企业发展的大事、服务上级的实事、提升企业内部管理的细事和服务基层的好事,为企业的改革发展再作新贡献。——乌鲁木齐石化公司(党委)办公室   刘洁

标签:办公室
 
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