几种常用公文的写作知识和技巧

    根据本人的工作实践，今天我想与大家谈几种常见公文的写作方法，供老秘网各位朋友参考借鉴，欢迎批评指正。
     一、关于如何写好讲话稿
' ^# K- F0 Y" M! T' x领导讲话是领导参与公务活动的一种方式，是实施领导职能的重要途径。为了提高领导在正式场合的讲话质量，需要事先拟写讲话稿。俗话说，“文以辅政，以文参政”，由此可见，有分量、有深度、有新意的讲话多么重要。由于领导公务繁忙，有时需要我们起草讲话，在起草讲话稿时，要注意做到“三要”，把握“两度”。
2 p  N6 o& C' h& f* E7 ^  h4 K    “三要”：
" e8 {7 P3 x9 [! c4 Y: H    一要领会意图，进入领导“角色”。领导讲话是体现领导思路、能力和水平的重要方面，往往涉及领导的政治观点乃至立场。这就要求起草讲话在立意上要尽可能地体现领导意图。具体地讲，就是要求我们在写作构思时，应迅速进入“领导角色”，站在领导的高度考虑应讲些什么，“不在其位，学谋其政”。起草讲话的内容，一是从党和国家的方针政策中去把握，二是从上级会议精神和相关指示中去理解，三是从讲话的领导一个时期的重大活动中去捕捉，四是从讲话的领导关注的热点、思考的难点和强调的重点中去领悟，五是从当地的实际情况中去发掘。
    二要胸怀全局，当好领导“外脑”。领导讲话，总是围绕核心内容，站在全局高度发表意见和提出要求。因此，当你为领导起草讲话时，一方面，要胸怀全局，既要善于围绕关键性问题讲意见，还要善于围绕倾向性问题提要求。要知道，领导讲话越能抓住倾向性问题，就越有针对性、越能引起听众共鸣，也越有利于实际问题的解决。另一方面，要当好领导“外脑”，即善于发挥执笔“三分主”的优势。做好“三分主”，贵在布局谋篇要推陈出新。领导讲话只有不断创新，才能发人深省，打动与会人员，也才能更好地传达领导的意旨。在起草领导讲话的创新上，一是创新立意，二是创新观点，三是创新结构，四是创新语言。在讲话的语言上，要做到概括、严密、形象、恳切、通俗、有鼓动性。
$ ?* b) h9 B, i( G    三要突出个性，符合领导“口味”。作为领导讲话的起草人，你一定要透彻了解领导的工作性质，个人特点以及文风爱好，这样才能做到因人而异，写出符合领导个性特点的讲话来。同时，要针对听众的不同身份，适当引用符合听众口味的名言俗语，并穿插一些听众喜闻乐见的典型事例，以拉近讲话的领导与听众的心理距离，使讲者“动情”、听者“入神”。要知道，不管是哪一类型的领导，都希望自己的讲话体现很强的思想性、具有极大的鼓动性。因为讲话思想越深刻，听者就会越入神；鼓动性越强，聆听效果就会越好。
    “二度”：
3 I1 X  A' e, \# n7 Q    一要选准角度。和其他文章一样，每一篇领导讲话都有一个最佳角度，角度选准了宗旨才能突出，角度选不准，宗旨不突出，就会落入泛泛而谈、没有新意的俗套。如何选准角度呢？一般的做法，一是根据会议的内容来选。这个会议的主题是什么，领导怎样讲能达到最佳效果，怎样讲最能打动听众等因素，要综合考虑，然后确定领导讲话的角度。二是根据领导在会议中所扮演的角色来选。同一领导在不同的会议或场合扮演着不同的角色，不同职务的领导在同一场合扮演的角色也不相同。在起草领导讲话时，要根据其在特定的会议或场合中扮演的角色来确定讲话角度，使领导的讲话符合会议的主题、符合其在会议中的角色，防止喧宾夺主或相互撞车。三是根据工作的内容来选。领导讲话一般都是对某一项工作或某一项任务的强调。每一项工作都有其自身的规律和重点，这个规律和重点就是领导讲话的角度。起草领导讲话要紧紧扣住工作的重点，阐明其规律，晓之以厉害。
# K" N& I! _- y# P% l    二要把握尺度。起草领导讲话把握尺度很重要。什么领导讲什么话，什么场合讲什么话，都有讲究。生活中常有这种现象，布置某一项工作，会议开了，领导讲了，就是落实不到位，原因固然有多种，但与领导讲话尺度把握不准、不切实际有很大关系。因此，在起草领导讲话时，一是领会意图，根据领导职务把握尺度，防止将上级领导的讲话改变一下称呼，让下级领导一样讲，做官样文章。二是根据工作的重要程度把握尺度。召开会议的目的是什么，部署的工作在全局中的位置怎样，领导讲话如何强调，强调的力度有多大等都要心中有数，要有度、有分寸。三是结合实际把握尺度。领导讲话一定要坚持实事求是，符合本地单位的实际，不讲大话，空话，不讲不切实际的话，不讲过头的话。
( Z5 o- I4 j& ^, ?3 a8 M9 \. l    二、如何向领导汇报好工作
    向上级汇报工作是各级干部的基本功，也是一项经常性的工作，通过汇报，可以反映一个干部的综合能力和水平。凡是优秀的领导干部，都很重视汇报工作，凡有上级领导光顾，都要认真准备。那么，怎样才能在有限的时间里，把“无限”的工作汇报清楚，给上级领导留下很好的印象呢？我认为，就一般的汇报而言，关键要讲清“四点”：
    一要讲重点。上级领导日理万机，工作千头万绪，平时我们见到上级领导多数都是在会场、在视频里。上级领导到下属单位来，作为下属单位的领导，想详细全面汇报工作，也是情理之中，因为大家辛辛苦苦，没有功劳，也有苦劳，何况机会难得呢？但不能忘记，上级领导来检查工作或进行调研，是有明确任务的，要么是为分管工作而来，要么是为当时的中心工作而来。因此，在汇报工作时，必须摸清情况，突出重点，绝对不能求全贪大，面面俱到。汇报时，要讲上级领导想知道的重点，讲上级领导最关心的重点，同时，一定要有做法、有成效、有经验、有体会，让领导听了后，感到有所收获，有所启发。
2 n0 Q; P' y) v' y3 n- `4 Q/ f    二要讲亮点。上级领导下基层，都希望多了解一些下属单位的情况，特别是各单位的亮点，尤其是对全局工作具有指导意义和示范作用的好经验好做法，更是不能放过。在汇报亮点时，一定要把握好度，既不能夸夸其谈，又不能就事论事，一定要恰如其分，使上级领导愿意听，听得进，记得住，汇报亮点工作也要讲方法、讲技巧。有时可以陪着上级领导边走边汇报，有时可以陪着上级领导边看边汇报，有时还可以在餐桌上汇报。总之，就是要引起上级领导的关注，吸引其眼球和视线。
    三要讲焦点。焦点问题就是基层群众普遍关心的敏感和热点问题，这些问题，有的是社会存在的普遍性问题，有的是基层存在的倾向性问题，上级领导下基层搞调研或检查工作，也是最关心焦点问题的，如果听不到焦点问题，总会有块心病，调研也是有缺憾的。因此，向上级领导汇报工作，很重要的一点，就是要主动汇报焦点问题，特别是那些影响或制约基层单位长远建设发展，并带有一定倾向性的问题，必须汇报清楚。这样，才会引起上级领导的高度重视和关注，才能达到汇报的目的。在汇报焦点问题时，事前必须进行广泛的调查研究，掌握第一手材料，摆出问题要实事求是，分析问题要全面准确，提出建议要有的放矢。
    四要讲难点。单位有大小，困难有大小。在现实工作中，有些基层单位的领导向上级领导汇报困难时，不管是大小困难，生怕遗漏了，胡子眉毛一把抓，不作选择地抛向上级领导，让上级领导感到这个单位除了困难，就没有成绩，这既不利于基层单位的发展和建设，也不利于基层单位的干部成长。当然，上级领导好不容易来单位一次，想多汇报一些困难，以取得上级的帮助和支持，也是可以理解的，但是，把所有困难，不分大小，不分难易，一律汇报，这是不负责任的表现。对本单位或本人工作中遇到的困难要区分层次、区别轻重，对经过自己努力可以解决的困难，就不应再向上级汇报；对向上级汇报的困难，必须是本单位或自己无法解决的重大困难，同时，也是最迫切需要解决的问题。从一些成功的经验来看，汇报一、二个事关单位发展的重大困难，做到少而精，并讲清楚解决好这一、二个困难对单位长远发展甚至大局的影响，这样就可以引起上级领导的重视，你所上报的困难也就更容易得到解决。
8 A% p$ E1 ~4 g9 v    向领导汇报工作除了要讲清上面的“四点”外，还需要掌握一定的技巧
" K( m' `  U* A! T8 f    一要全面客观准确，这是向领导汇报工作的基本要求。因为领导只有全面了解工作开展情况，才能在此基础上作出准确的判断，形成合理的决策意见。所以，向领导汇报工作时，反映的情况要尽可能充分详实。首先是要全面。既要从宏观上汇报推进工作的基本做法、重要进展、存在的问题以及发展趋势，又要从微观上汇报工作开展中一些对整体效果有影响的细节，使领导不但能从总体上把握工作情况，又能从局部上把握工作推进中每一个重要环节的情况。其次是要客观。既要报喜——详细汇报工作所取得的成就和效果，又要报忧——客观汇报工作推进中存在的问题以及主客观原因，特别是对工作中人为失误要分清责任，力求具体。再次是要求准确。汇报工作用事实来说话，用数据来明理，切忌模棱两可，“可能是”、“大概会”，如果这样，就会误导领导，也会给领导留下你工作不踏实、作风不严谨的印象。
    二要提出解决问题方案，这是向领导汇报工作的核心内容。汇报工作的实质，就是要通过对一系列材料的说明和分析，更清晰、更系统、更全面地说明情况，反映事情的来龙去脉，揭示事实背后的本质问题，提出解决问题的相关建议，供领导选择。因此，在向领导汇报工作时，要准备多套方案，并将其利弊了然于胸，必要时向领导阐述明白，并提出自己的主张，然后争取领导理解和支持。对领导不太熟悉的领域需要决断的事项，要尽量把问题的全过程，自己的倾向性意见及其理由说清楚。过去我的一位主任批评向他汇报问题的一位下属是“屎尿一块端上来”，这话听起来虽然不雅，但也很形象地反映了一些人汇报水平的低下。大家要切忌。
    三要因人而异，这是向领导汇报工作的关键所在。在长期的工作实践中，每一个领导都形成了自己的工作特点，汇报工作时做到因人而异，既有利于争取领导对自己的理解和支持，也有利于与领导建立和谐关系。比如，有的上级领导性格内向，做事沉稳，是“慢性子”，向这样的领导汇报工作，就要有条理地有顺序地铺开，力求使他对你的工作有一个全面的了解；有的上级领导性格外向，做事干净利落，是“急性子”，向这样的领导汇报工作，就要选择重点，简明扼要，少说过程，直奔主题，让他一下子抓住问题要害，然后再全面展开。如果你把顺序弄颠倒了，领导就容易不耐烦，听不进你的汇报。
    四要选择时机，这是向领导汇报工作的必要条件。汇报工作要根据领导工作情况事先约定，按约定好的时间到达。过早到达会使领导因准备未毕而“尴尬”；迟迟不到，则又会让领导等候过久而失礼。当到达领导的办公室后，则轻轻敲门，待听到领导招呼后再进门。汇报工作时要注意自己的举止，做到站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼，还要控制时间。一般情况下，在听取汇报时，领导总是先了解事情的结果，所以汇报工作时要先说结果，再谈过程和程序。这样，汇报工作时就可以简明扼要，有效节省时间。关于如何写好汇报，如果你什么都没记住，那就请你记住一位老领导关于搞好汇报的十字箴言“面上有数字，深度靠典型”。
( L% z0 P$ ^$ U- W% q; m    三、关于如何写好工作总结
    工作总结就是人们从事某项工作到了一定时期或告一段落，要进行一次全面系统的分析评价，肯定成绩，找出不足，总结经验，明确今后努力方向，以便为开展好下一步工作作好铺垫和准备。
- e4 T# d8 K7 k# B" i总结的文体一般包括三部分内容：第一部分是情况概述，把总结的时间、地点、经过及有关事宜交代一下，使读者对全文有个概括的印象。第二部分是主要经验或者是解决的主要问题，这是总结的主体，应占主要篇幅，集中阐述主要经验，具体做法和体会。第三部分，是存在问题及今后打算，这是总结的结尾部分。要写好工作总结，我认为应该从以下几个方面着手：
    一要精选材料。我们平时做过的事情比较多，动笔之前，要大量收集整理材料，掌握第一手资料，做到“巧妇”有米可炊。材料收集整理完毕之后，要对原材料进行取舍、加工和概括，做到去粗存精，把主要的能够反映主题的材料留下来，去掉与工作无关紧要的“枝叶”。有了材料之后，要理清头绪，找出重点，作到工作中的重点方面要详写，次要的略写，与主题无关的不写。总结中引用的事例要典型，数据要精确，语言要简练，凡能用一句话或一个事例说明的问题，就不要再用其他的事例来补充。要紧紧围绕总结区间的中心工作来写，做到一条主线贯穿到底，这样就会给人一种清晰、明白的感觉，让人一目了然。
9 r4 S# g& s9 A$ R- G- N! V* k    二要实事求是。工作总结要全面深入地回顾、检查、总结前一时期或某一项工作，找出成绩与缺点、成功与失败、经验与教训，实事求是地作出评价。既不夸大成绩，也不缩小缺点，更不能回避矛盾和问题，对工作中出现的问题端正态度，一切从实际出发，实事求是地作出评判，使大家认识统一，思想一致。这样的总结，才能让群众心服口服。同时，通过总结，把成绩、经验、问题和今后打算等向领导汇报，还可以引起领导的重视，争取领导的支持、指导，以便更好地开展下一步工作。
    三要条理清楚。写好总结要抓住典型事例和材料，用正确的理论进行阐述，用准确的语言进行表达，做到思路敏捷，概念清楚。既突出重点，又安排好章节。一个问题说清了，再叙述另一方面。这样就可以抓住事物本质，揭示事物规律，有的放矢，切中时弊，使人一目了然。
四要语言流畅。在总结写作中，不能出现一串串漫无边际的套话、空话。语言表达要生动、形象、优美、流畅、活泼，使人读起来琅琅上口，看起来赏心悦目。在问题的提法上、内容的安排上、段落的衔接上，观点和材料的配合上，都要尽可能作到出彩出新，使读者、听者有耳目一新的感觉。
    四、如何搞好调查研究
; P/ A. m5 ~4 \8 y" A    毛泽东同志有句名言，叫做“没有调查就没有发言权”。对于领导干部来说，没有深入调查的决策，往往容易脱离实际，发生偏差。以此来指导实践，必将贻误党和人民的事业。因此，我们必须力倡调研、力行调研，使调研蔚然成风。那么，如何搞好调研，写好调查报告呢？

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    四是有力度不等于要求越多越好。写材料、做文章离不开抓落实，为了能使要求落到实处，文章会提出具体的措施和要求，这是对的。但不少同志认为定的标准越高、措施越多、要求越细，效果就一定越好。有时一篇材料里，提出了一二十个要求，看起来要求很多，很高，很严，但到底有多少能落到实处呢？因此，我们要清楚一个道理，即不能为了体现领导重视，体现决心大有魄力，就把要求定得很高很高，那样做只能是说起来一大套，干起来就乱套。因此，无论干什么事、提出什么要求、定什么措施，都要一切从实际出发，首先考虑基层有没有时间落实、有没有必要开动员大会等等；如果是没有必要的、难以做到的，就不要提出来。事实上，管用的措施两三招就够了，不是说得越多越好；标准也是跳一跳够得着即可，不能超出正常的承受力，否则也落实不了，最终只能结出官僚主义和形式主义的恶果。文/陈文平

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小喵是新手还没入门，此文对我帮助很大，万分感谢。

真心好好学习了。每种类别的稳重都要锻炼下，形成一种习惯。

文章再好，运用之妙还是要靠自己在多练的基层上才能的出来。走上文秘这条路，就要做笔耕不辍的准备！

冒似有点道理。谢谢。

感谢老秘网提供好很好参考材料。

很有借鉴价值，深入学习中