谈谈发文机关代字编制的问题

《党政机关公文处理工作条例》规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号”。正确使用发文字号是规范公文写作的重要方面。发文机关代字（以下简称代字）是发文字号的重要组成部分，一般由机关代字与发文性质代字构成；机关代字又由机关代字与机关职能部门代字构成；发文性质代字，常用的有“发”“字”“函”“呈”“复”“报”“电”“文”等。编制发文字号，关键在于科学正确合理地编制发文机关代字。

一、发文机关代字编制的问题

1.发文机关代字编制方法的多样化。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）对公文处理提出了“准确规范、精简高效”等原则，《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）也首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。然而，上述两种制度并未对发文机关代字作准确规范的规定，导致各级党委、政府及职能部门代字的编制方法都有好多类型，缺乏统一性、规范性与严肃性，不利于推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化。

2.发文机关代字的重复。由于我国行政区众多，导致在行政区简称及代字的确定上，比较混乱，难以统一。同时，不同工作系统的代字也有重复的可能。比如，有如下政府机关在使用“宁政发”的机关代字：宁夏回族自治区、南京市、宁国市、宁海县、宁强县、宁陕县；有如下政府机关在使用“宁政”的机关代字：西宁市、宁德市。

3.“发、字、报、呈、函、电”等发文性质代字的内涵与适用范围不明确。一般认为，“发”用于领导机关的下行文，“字”用于机关或机关职能部门的上行文与平行文，“函”用于没有隶属关系的机关或机关职能部门之间的往来文件，“复”用于领导机关对其所属下级机关请示的批复。然而，通过对党政机关公文处理工作实践进行分析，可以看出，实际情况并非完全如此。尤其是“函”，分析以“国函”与“国办函”为代字的公文，并非全是作为“公文文种”的“函”，多是批复，兼及通知与命令。如《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》（国函〔2014〕88号），批复事项只涉及个别下属单位，此处的“函”应指以信函形式发文，而不是指“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。

4.发文机关代字的严肃性缺失。如武汉大学人事处的代字写作“武大人”，可能产生歧义，语言缺乏严肃性；再如“鲁煤监监察”“晋经信交通字”，字数过多，不够精简，不利于收文单位的识别把握。

二、发文机关代字编制的原则

1.统一原则。同级党政机关、同一系统的代字要统一编制，明确其编制方法与组成要素，切勿各行其是。如党委是采用“简称+发”还是采用“简称+党发” “简称+委发”，政府是采用“简称+政发”还是采用“简称+府发”，都要统一起来。

2.本质原则。代字要选用能够反映本地区、本机关的本质属性的词语。如民（民政局）与防（民防局）、农（农业局）与垦（农垦局）、国土（国土资源局）与国资（国有资产管理局）、国税（国税局）与地税（地税局）等代字的确定。

3.历史原则。尊重地区简称形成的历史性，注意与其他相近的地区、机关的代字相区别，注意处理好机关代字与机关简称的关系。如前述“宁政发”“宁政”等机关代字的合理使用。

4.级别原则。在代字的确定上，尊重重要部门的优先选择权，并尊重国家行政管理实践中的认知习惯，如民发（民政部）与民委发（国家民委）。

5.简明原则。首先，注意代字的表意功能及语言美感，切勿产生歧义，如前述“武大人”；其次，代字的语言要注意准确简明与便于识别，用最简明扼要的字将不同行政区及部门的机关区分开来。

三、发文机关代字编制的对策

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5.科学合理地使用发文性质代字。

发文性质代字（即公文属性词）“是反映公文类别、内容、作用、文种等属性的精练而准确的规范化词语。它应按照机关、单位的职责和权限、公文自身属性来制定。”要科学确定发文性质代字的内涵与适用范围。

方法一，按照历史原则与级别原则，尽量规范发文性质代字的数量及内涵。党政机关公文处理工作实践中，参照中共中央及国务院的发文机关代字，方法如下：“发”主要指文件形式，“函”主要指信函形式，“电”主要指明传电报。

方法二，从科学管理及规范工作的角度出发，结合公文文种及行文规则的要求，方法如下：“发”主要用于普发性的下行文，“函”主要用于平行文及发文对象单一的下行文，“字”主要用于上行文，“电”主要用于明传电报，“联”主要用于联合行文。

如此，取消较少使用的“报”“呈”“文”“复”等发文性质代字。作者：王永春