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分享几则秘书工作中忽略细节导致失误的案例

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秘书工作室 发表于 2017-5-18 09:25:52 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 

从事专职秘书工作多年,我深深体会到,细节无处不在。如果把每次办文、办会、办事都当作一件需要精心呵护的作品,细节就如灰尘,无孔不入,稍不注意就会让作品蒙尘。只有做到一尘不染,才算是精品。这里,与大家分享几则工作中忽略细节导致失误的案例。


一份印错会议次数的文件


市人大常委会第三次会议召开前一天晚上,我和同事一道布置会场、分发材料。按惯例,会前我们都要对话筒、表决器、座次、会议材料等逐一核对。在核对会议文件时,眼光扫过关于个别代表资格的审查报告,总感觉有些不对劲。突然发现,文件上印的是“第二次会议”,可这次会议明明是第三次! 


发现问题后,我立即给会场负责人报告,建议将该份文件重印。文件印好后,我们将原来的文件挨个儿从文件袋中取出,换上新印制的文件。完成这项工作,已经很晚了。后来,我从文印室得知,该份文件之前已经出现过三次错误。没想到还会出错,幸好都是在会前发现的错误,才得以及时纠正。该文件会出现这样的错误,主要是相关工作人员只知道简单的复制粘贴文件、缺乏校核所致。几乎每次常委会都会涉及个别代表资格的审查问题,人事代表工作委员会提供的审查报告,只需重点将代表的单位、姓名、职务修改就可以了,估计是工作人员忽略了修改会议次数等细节,才导致同一份文件竟出现多处硬伤。


认真起草报告却被通报批评


有一年,我经市委组织部选调到一个区的政法委工作。一天,区委要求政法委写一份报告,修改后报送市委。当时,区委政法委领导安排我起草,我十分珍视这次难得的机会,仔细收集相关资料,认真起草文稿,反复修改、校核,自认为没有任何差错后才送领导审签。根据规定,凡是报送区委的文件,统一由办公室内勤人员负责。我将领导审签后并印制好的文件交给内勤人员,请他报送区委办公室。


 不久后的一天,书记出席区委常委会后,立即召开政法委办公会。原来,区委根本没有收到政法委的报告,延误了区委向市委报送报告的时间,政法委在区委常委会上被通报批评。我一听就傻眼了,这个报告是我负责起草的,于是主动承担责任,在会上检讨自己没有跟踪落实办公室报送情况。领导不但没有批评我,反而表扬了我敢于承担责任的态度和勇气。事后得知,办公室内勤人员误将这份报送区委的报告当作存档所用,压根就没有报送给区委,才导致政法委被通报批评。


这次简单的办文,给了我刻骨铭心的教训。从此之后,凡是经手的事情,我都会做到有始有终,加强跟踪落实,直到办结为止。


参加活动竟跟丢了领导


还有一次,我陪领导出席一场重要的外事接待活动。按惯例,作为秘书,每次活动都单独吃工作餐,以便随时准备出发。这次吃完工作餐后,时间还早,我们几个秘书便聚在一起聊天,交流秘书工作的酸甜苦辣。大家难得在一起,越聊越投机。眼看时间已经超过一个小时,原则上外事宴请不超过一个小时,我突然感觉不对劲,便赶紧问餐厅服务员。令我吃惊的是,服务员说,领导已经陪外宾坐车走了。正在这时,领导给我打电话来,问我在哪儿,怎么没在车上。我只得厚着脸皮告诉领导,自己还在吃饭的地方等他。当时,我狼狈不堪,边接电话边往外面跑,赶紧打出租车直奔目的地。


事后,我反思:如果当时坐的座位是正对餐厅的话,我随时都能看到领导用餐是否结束,这样肯定不会跟丢了领导;如果我按以前的做法,随时到餐厅看看或者叫服务员上水果时提醒我一下,也绝对不会跟丢了领导;如果我按照笨点儿的办法,直接站在餐厅外等候,一定也不会跟丢了领导。从事秘书工作,很多时候稍不留神,就会造成失误,甚至很多时候难以弥补,这就要求我们不断对自己提出更高的要求,努力把每一个细节做优、做实、做精。


(文章摘自《秘书工作》杂志。原题目:《细节无处不在》;作者:罗高利)

标签:秘书
 
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