论秘书的时间管理艺术

合格的秘书人员懂得如何管理自己的时间，用有限的时间进行高效率的工作，只有科学利用时间，才能有效提高工作效率，否则将会导致时间白白流逝，拖延工作进程。秘书对于时间管理能力的高低，在很大程度上影响着工作效率的高低。如何更好地掌握一定的时间管理能力，了解时间管理的本质，争取提高工作质量，是每个秘书人员需要深入思考和积极研究的。

一、秘书时间的科学管理原则

（一）时间就是生命。对于秘书来说，最宝贵的就是时间，如果能够管理好时间，就是对自己的生命负责。要想较好地把握时间管理，要做好理论和实践两方面的准备：首先是理论方面，要明确实现的目标和价值，在工作中时常调整工作方向，用理论指导实践。将任务分为近期目标和长远目标两方面，近期目标要服从于长期管理。在实践中，并不是简单地节约时间，时间的利用要根据工作的价值来分配。要敢于打破传统的时间观念，创新思维和潜意识，充分利用闲暇时间。

（二）节约时间，减少浪费。节约时间能给时间的管理带来充分的空间，其中最重要的是改变以往的思维方式和行动习惯，减少无意义的思考。严格限制自己的思维，尽量压缩思考的时间，反而能使自己精神更加集中，有利于问题的解决。与此同时，秘书应当改正自己的不良习惯以求达到节约时间的目的，如习惯用一种方法解决不同的事，不能科学地运用黄金时间等。

（三）合理安排，有序工作。合理的工作计划可以有效地管理时间，工作要安排得有序，所谓有序就是要根据工作的重要程度区分工作的先后，不忙于应付。合理的工作计划应着眼于将来而不是注重眼下，要注意机会的把握而不是困难的解决，时间的分配要不受空间和环境等因素的影响，不仅要追求工作的顺利和稳当，还要争取创造性地解决时间难题。

（四）分清轻重，适当调节。工作要分清轻重缓急，要根据工作的重要程度对时间作出适当的调节，这里所说的调节，并不是简单地将重要的事情安排在前面解决，要结合自己的“生物钟”， 把重要的工作安排在自己精力最旺盛，思维最清晰的时间段，抓住关键性的工作，提高工作的质量和效率。

二、秘书时间管理的缺陷及原因分析

（一）没有明确的工作目标。在实际工作中，秘书时常会有临时性的工作需要及时处理，如果不能有效地工作，这些临时的事务就会打乱自己的计划，使得秘书觉得一整天忙得团团转，却不知道自己究竟干了些什么，最终导致了重要的工作却没有时间解决，影响了整个工作的进程。

（二）工作计划不详细。某些秘书时常抱怨工作太杂太乱，导致自己忙得晕头转向，本身压力很大，工作效率也很差。其实不然，并不是工作太多太杂，这是因为有些秘书没有较强的计划性，对于工作疲于应付，有工作就做，再来工作再做，没有良好的计划，导致实际工作手忙脚乱，效率和质量都大大降低。

（三）延期工作，恶性循环。现代高速发展的社会要求秘书的工作要更快更好，更注重效率，一杯茶、一张报纸都有可能耽误一天的工作进程，更不要说有些秘书喜欢拖延工作，本身任务就重，有些秘书还喜欢将工作一味的往后拖延，觉得自己能及时解决，其结果导致新旧工作交织，实际工作起来丢三落四，毫无效率可言。

三、秘书科学的时间管理方法

（一）目标管理法。明确的目标是良好时间管理的前提，如果缺乏明确的目标，工作就会失去方向。合格的秘书应具备良好的把握目标的能力，并作出相应的、详细的计划，这是节约时间的前提。当然，一味地节约时间，盲目加快工作的进度并不是最优的时间管理办法，如果在工作之前能够花几分钟整理工作的思路，会给工作的顺利进行提供帮助。与之相似的，每月月末制定下月计划，每季度末制定下季度的计划都是良好的管理方法。同时要注意计划的实际用时，及时作出反馈和思考，不断改进自己的计划，完善自己的工作。

（二）工作分类法。针对前文提到的工作的轻重缓急问题，可以将工作分为重要、次要和一般三种情况，合理调节时间计划，并在实际的工作中记录实际的用时，不断调整自己的时间方案，以便为以后的工作提供更好的经验。同时，要将每天的日常工作与临时性的事务分开，根据自己以往的经验，固定住日常工作的时间安排，合理安排临时性事务的时间，并注意观察临时性事务出现的规律，将时常出现的或有规律出现的事务进行批量处理，提高时间安排的科学性。

（三）交错安排法。秘书的工作时常单调乏味，如果再硬性逼迫自己总是做一种工作，就不可避免地出现工作效率下降的现象。为了更加高效的工作，秘书应当把自己一天的工作进行合理的交错，同时为突发的事务预留时间，在日常工作中穿插临时工作，不但能保证整个计划的顺利进行，还能有效降低大脑某一兴奋区的活动，同时刺激其他兴奋区的运作，更好地提高工作效率。

合格的秘书可以为工作带来很大的帮助，在实际的工作中，秘书还有许多工作的小窍门，如言简意赅，提高说话的效率，精炼的语言不但能培养自己的口才，还能为交流节省时间，又比如每天下班花几分钟整理资料，为明天的工作打好基础。细节决定成败，要想做好秘书的工作，就应当更加努力地学习和探索，在实践中完善自己的工作，为集体多作贡献。作者：薛琲娜