历经一个周期的艰苦磨练,恭喜你进入整理材料的第二阶段。这一阶段,显著的特征就是看谁的材料都不如自己。因为经过一年的整理材料,你接触的了这一年中不同阶段,不同类别的政府公文,无论是报告、讲话、文件、经验材料、调研报告,还是领导个人的述职报告和一切私人性的材料。该接触的基本都接触到了,该写的都写了,甚至写了N遍了,掌握了政府公文的整理方法和窍门,心理开始觉得,原来材料没啥难滴。翻过别人的材料一看,不就那么回事吗,我不也这么写的吗,我看他写的还不如我呢?这就好比你开车刚刚熟练,一上道的速度肯定比新手和老手快得多,这可是个危险期。此刻,我忠心奉劝有此心理的仁兄义妹,一定保持戒骄戒躁的心理状态,虚心学习,不断提高文字综合能力,奠定你在文字方面的主导地位,木秀于林(先不管风吹不吹)。言归正传,就文字材料本身,想提高,得从哪些方面入手,暂且谈谈粗浅体会。' p0 i% r1 j1 o6 p& q( O
- K( U: {- _9 e( j0 ~0 q
立题高远,力求一个“新”字。文章的标题就是文章的眼睛。就材料而言,最吸引人的,能够体现材料新颖于别人,莫过于标题了。有经验的秘书都知道,当一篇文字材料拿到手里,不管是领导还是秘书,首先翻阅的就是文章的大小标题。这个标题,实际上就是整篇材料的“招牌”,必须立足实际,着眼高远,准确无误,新颖超前。本人在整理材料时,最注重的就是标题的研究。
1 u: u% }: {& M: r7 B) D5 Q* U( z. n! [) M
文章的一级标题大致可以分为三类:一是政府工作报告、述职报告等类别的固定标题;二是“在XX会议上的讲话”模式的简洁标题;三是以经验材料为代表的观点性标题,如“延伸领域,拓宽渠道,全面提升招商引资水平”。还有一种带副标题的标题,多数用于通讯报道,多数属记者发稿模式,机关接触不算多。5 ~+ n$ C" J* e' N' `: ~
# Z6 f2 w$ S' ~' c7 C, @) O 文章的二级标题,也就是每个部分的大标题,视材料类别可以分为一句话的,两句话的,一段话的。这个标题的长短,视领导个人喜好而选择。从我服务领导的习惯看,总结类的用一句话,部署或者说明工作类的用两句话。我看的老秘网资料里,多数基本都是如此。三级标题同二级标题。四级标题属于基础的文字概括,我基本都用一句话标题,长了会有沉重感,这一点老秘们应多有体会。
1 F+ c2 [0 j5 W, b
. y3 I0 ^0 n$ U" M 在拟定标题时,我觉得,要注重四个性:一是政治性。政府机关的文字材料是为政治服务的,必须紧随政治走向,围绕大政方针。二是实践性。机关的文字材料基本都是总结、部署、说明工作的,必须有实践操作性。如果脱离工作实际,再有理论高度民主,也是一些大官话,大套话,空喊大口号。三是概括性。标题一定是下面内容的高度提练和概括。如果标题盖不住内容,文不对题,那就有点所问非所答的味道了,文章是不可能高质量。四是新颖性。很多领导都不喜欢陈词滥调,所以标题尽量不要太大众化。比如“加强领导”这个词,基本上讲话类文章最后一个题都是这个,何不妨换成“建立完善覆盖各级组织的领导体系”,表述的都适宜个意思。建议多动脑,常创新。五是统一性。就是并列关系的标题,尽量统一格式,统一语言,显得文章整齐划一,干净利落。杰出代表作是党的十六大报告前面的总结部分。我习惯的标题形式就是“以XX为标志,XX有新提升;以XX为标志,XX实现新跨越;以XX为标志,XX取得新进展”,或者“强势推进招商引资和项目建设,拉动经济加快发展;强势推进工业经济高速高效运行,加快工业兴市步伐;强势推进现代农业发展,建设社会主义新农村”这一类的标题,领导比较认可。但是这类标题最大的弊病是有局限性,并且跟对联一样,比较难弄,理论研讨性文章尽量不要这样列题。, q4 K$ H# P0 o2 ~* N! i
+ L }% G9 e3 y4 i 把握好两个关系:一是上级标题与下级标题之间的包含关系;二是同级标题之间的并列关系。之所以提这个简单的逻辑关系问题,是因为这个问题太常见了。很多材料看起来没有个数、混乱不清,就是因为打破了这个关系。本应包含关系的标题,都拉出来单列题,根本不是一个辈份上的事非拿出来一起说,这文章不乱都怪。这个情况,多看基层报上来的材料,感触一定很深。
1 m3 d- Q" R' u9 `% w5 t2 O/ H' m2 J& f9 n" u+ N
结构严谨,力求一个“稳”字。文章的结构就是文章的骨架。一篇好的公文,在结构上如同鼎一样,文章各部门互为犄角之势,不管抽掉哪部分,或者弱化哪部分,文章就会失重,不协调。要保证文章四平八稳,要适度把握四个方面。一是内容要全。整理材料之前,要把材料所涉及的内容全部拉出来,不要怕多,这是文章是否丰满的最基本保证。这里唠叨两句,很多新秘书常常为文章篇幅小,达不到要求字数所烦恼。其实这就是文章内容含量小的根本体现。试想,文章要说二十件事和要说五件事的字数含量能一样吗?所以不要在字上做文章,要多在事上下功夫。内容是否全面也是验证你对工作了解是否深入全面的标准,这是在反映你的工作能力而不是文字能力。二要条理要清。换言之,就是对材料涉及内容归纳得一定要准确,位置摆放一定要合理。这就需要对已经列出的文章内容进行合并同类项。从政府的公文的一般性规律看,多数是三部分结构。不过十七大以后,很多地方的材料结构都是多部分的了。文章要列出几个部分,定下来以后,就要把你拉出的这些事分门别类的装进去。装的合理与否,这就看你的分析能力和角度调整问题了。总而言之一句话,文章的条理,必须清晰、流畅,要让别人看了知道你在说什么,而不是把事情杂乱无章的堆砌在那里,给别人云里雾里的感觉。三是逻辑要清。就是你所表述内容的前后顺序要符合逻辑关系,先说什么事,再说什么事,这要千万把握好。千万不要一件事,前面说,中间说,后面还说,让领导不知道你到底用这件事说明什么问题。如果这件事涉及多个领域,记得一定调整好角度说。
3 U1 H0 U( m; m t5 h6 `* [/ }
# ]" \5 `3 p, l( ~# `
+ c; x; V' r5 P5 g8 @
' N" m) g8 j/ g( W& h% m1 F 忙乱之余,信笔乱言,不知所云。请秘书朋友们辩证理解,理性分析。有机会再和大家一起探讨整理材料体会之升华篇,如果让自己从文字材料当中升华出来,真正把材料作为进步的阶梯。 |