成功秘书的秘笈----做事留有余地

    做事缜密，不存“侥幸”。秘书在工作中必须缜密周到，养成做事留有余地的习惯。对上司的一些重要活动的安排，每次都要像放电影一样在自己脑子里过了一遍，看是否还有什么疏忽遗漏的地方。优秀的秘书就跟优秀的棋手一样，在走第一步的时候，要能看到第二步，想到第三步。一些年轻的秘书总被人说成是“嘴上无毛办事不牢”，除了他们年轻缺乏经验之外，主要是批评他们对自己工作的重要性不足，总认为以前没有发生过意外，这次也不会发生意外，有严重的侥幸心理。侥幸心理是一种极其不负责的工作态度，对秘书来说是相当危险的。吃一堑，长一智当然，秘书的这种缜密不是天生的，大多数人都吃过“没想到”的苦头，所以，要养成办事缜密的习惯，重要的是学会总结经验和教训，特别是从教训中找出差距，吃一堑，长一智。耐心：自己给自己创造机会小梁是北京慧聪科技发展公司总经理的秘书。她虽是名牌大学毕业的高材生，可工作3年多了，在业务上仍然没什么长进，一天到晚没有多少事可做。很多朋友羡慕她工作轻松，但她却因为找不到机会、看不见希望而于心不甘。这天上午老总在开会，她又没什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消息，以消磨时间。十一点多，老总开完会出来，对小梁说自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同找出来。
0 k% z$ t7 O4 V) l, v   “您坐飞机去吗？”小梁问。
+ h0 t. Q( e, H% X* x/ O+ g6 [   “是的，准备坐星期一下午三点多的飞机。”老总说。
. J9 S: I7 R: O, v    “那我帮您订机票吧！”小梁主动地说。
    “不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼去取一下就行了。”老总说。于是，小梁只好怏怏地回到自己的办公室帮老总找出那两份合同。老总在家她都感到无所事事，老总出差之后她会更无聊。想到这里，她暗叹一口气，把两份合同找出来之后，继续上网打发时间。小梁的问题出在什么地方？当然，小梁完全可以把责任推给老总。实事求是地说，出现这种局面老总是负有责任的，他不会利用秘书，习惯性地事无巨细大包大揽，是他让小梁整天无所事事。但是把责任推给了老总，小梁的问题就解决了吗？没有，小梁应该意识到，老总这种大包大揽的工作方式，固然有他工作习惯的问题，但是在更深层次上反映了他对小梁能力或人品的不放心。所以，小梁的根本问题在于她仅有主动积极的精神，却还缺乏勇气去争取机会以表现自己的能力。
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, w' {% [5 A( ]　　在现实中，还有许许多多的领导像小梁的老总一样属于“婆婆妈妈”型。他们在给秘书交代工作时，不管什么事情，都要从头到尾说一遍，似乎只有这样，才觉得放心。一开始，你可能觉得自己很省心，但久而久之，这种做法会让你感到厌烦：“你说得这么全面，还不如你自己做好了！”更重要的是，你会觉得给这种上司当秘书，自己只是挂了个名，对自己的成长没有一点儿好处。
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　　当上司说自己有订票处的电话后，如果小梁大胆坚持帮上司订票，那老总再“顽固”，他也很难拒绝小梁的“主动”，即使他再三拒绝小梁帮助他订票，那小梁还可以帮他做出差的其他准备工作，例如，帮他查询上海的天气情况，把上海客户的其他资料一起找出来，把每个客户的资料分别用大信封装好……小梁主动坚持给老总“打杂”，一方面让老总看到自己的能力，另一方面让老总从这种主动中看到自己的上进心。只有这样，老总才会慢慢了解小梁并信任她。

  R2 t4 p' m9 A! N0 _" E　　逐步让上司学会“放权”对于这种“婆婆妈妈”型的上司，秘书一定要有耐心，要逐步让上司学会“放权”。例如，当上司让你发传真，在嘱咐你如何发时，你可以这样说：“老板，您去忙吧，传真我会发。”当上司让你起草会议通知，叮嘱你如何写时，你可以这么说“老板，这个通知我会写，下班之前一定交给您！”但是当你要求上司“放权”之前，你一定要把上司所担心的各种问题都想到，并作好相应的对策。只有这样，上司才会真正放心。如果你连续几次都没让上司失望，那上司就会逐渐信赖你：“这事你就自己看着办吧！”秘书可以等待上司赐予你机会，但是如果你主动去创造机会，那你就会进步得更快！