成功秘书的秘笈——从取得领导信赖开始

    秘书是一种专门为特殊人群——领导人服务的职业，取得他们的信赖是做好秘书工作的前提，所以，秘书职业职业化必须从取得领导的信赖开始，否则，你能力再强，长相再漂亮也做不好秘书工作。
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" A4 z1 v3 P: k3 n, r    打杂：脚踏实地，胸怀全局。小琳是北京万通机械股份有限公司总裁办的秘书。由于机械加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。这天，公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽管技术总监用原子、电子负荷等理论解释了好久，大家仍然感到有些云里雾里。眼看着会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责会议记录的小琳悄声问他是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小琳用非常通俗的语言解释了什么叫做纳米、纳米产品的功效……会议收到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调工作。小琳的表现让总裁和公司的其他董事对她刮目相看，但对小琳来说，这实际上是水到渠成的事。小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等。但是她并不认为自己是大材小用，感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己的。过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教有关纳米方面的一些问题。见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦。久而久之，小琳不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了。

% u4 `, q( A* m    小琳之所以能脱颖而出，是因为她能脚踏实地地工作，不论是端茶倒水，还是取文件送材料，她都扎扎实实地做好。现在有些秘书总认为自己是在打杂，工作没有技术含量，所以，一边抱怨领导不重视自己，一边又对自己的工作敷衍了事。这样，即使领导把一些重要的工作交给他们，他们也往往做不好，最后让领导失望。事实上，领导不会重用那些对工作敷衍塞责的人。

     脚踏实地秘书应尽职尽责地做好自己的本职工作。秘书只有脚踏实地地工作，才能积累经验，增长才干。如果一个秘书不踏踏实实做好本职工作，一心只想如何给领导当“参谋”，或者只想如何把秘书当做跳板，在公司里给自己找个肥缺，这样的秘书只会让领导厌恶。当然，如果秘书只知道埋头苦干，缺乏大局意识，在领导看来就是缺少灵气的表现，难以重用，只适合打杂。
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& q8 E7 I/ x! }$ x; g4 U) |    胸怀全局。秘书在脚踏实地地工作的同时，不能安于现状，还要学会利用自己的职位优势，突破本职工作的束缚，逐步开阔自己的视野，从整个公司运营的角度来观察问题，像上司一样思考问题。例如，仔细阅读和思考自己经手转发的各种文件和资料，留意上司的电话和上司与各方面的谈话，经常关注网上和报纸杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不清楚的问题就向同事请教等。只有这样的秘书才能想上司所想，急上司所急，把一些工作做在前头，上司才会真正把他当成自己的助手。默契：心有灵犀一点通小敏是北京龙辉公司常务副总刘军的秘书。前天她去刘总的办公室送邮件时，刘总正在打电话，见她进去之后，他马上捂住话筒对她说：“你赶紧把黄经理找来！”说完继续打他的电话。于是，小敏马上打电话给黄经理，说刘总有急事找他。当黄经理急急忙忙来到刘总的办公室时，刘总冷冰冰地问他：“你有什么事吗？”原来刘总是南方人，说话王黄不分，他要找的是王经理，却被小敏听成了“黄经理”。结果小敏不仅挨了刘总的训斥，而且还把黄经理给得罪了。

1 Z$ o" Y) V5 g# ]: E    但是秘书与上司双方在地位、年龄、经验和阅历等方面存在着巨大的差异，而且每一个上司也都是有七情六欲的人，他们都有自己的个性和爱好，在工作中有自己的工作习惯和思维方式，所以，秘书要了解上司并不是一件很容易的事。在工作中，如果上司作指示时一是一、二是二，条理清晰，批示明确，秘书理解和执行起来就比较容易，很多上司因为工作繁忙，除了重大问题，很少对秘书作明确而又完整的指示，日常工作中的指示大都是口头和即兴的，因而他们的指示大多是含糊和零碎的，这又增加了秘书理解的难度。当然，有些时候，连上司自己都不知道自己在想些什么，他当然就不可能告诉你他到底在想什么，事实上在一般情况下，上司也不会向秘书作“思想汇报”。
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& ~9 y' a' X: p& z* N5 r    留心观察，循序渐进。秘书要了解上司和上司的工作，只能循序渐进，慢慢地细心地去观察和了解上司，例如，他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题等。通过这种日常观察，秘书就可以逐步了解上司，知道他内心真正在想些什么，例如，他目前最关心哪些问题，哪些问题最让他头痛，他有哪些项目想急于实现，他正在筹划什么项目或行动。如果秘书能真正了解上司在想些什么，那么他也就基本把握了自己的工作重点，在上司想要材料的时候，你已经准备好了；在他想要见什么人的时候，你已经把对方的电话号码找出来了；在他想要杯咖啡的时候，你也已经把咖啡冲好了……这样，即使上司的指示是含糊的甚至只是一个手势或一个眼神，你也能猜得八九不离十。如果秘书与上司能在工作中配合默契，就能让自己与上司的工作相得益彰。理解：工作以上司为中心小诗是北京旭日化工设备公司总经办的秘书，她的上司是公司负责研发的副总张扬。张总不仅是个工作狂，而且非常霸道。他向小诗交代工作时，总是用一种似乎不耐烦的口吻说话：“打一下这个！”或“复印三份！”从来不会说“请帮我打一下这个。”或“劳驾帮我把这个复印三份”。小诗非常不习惯张总这种封建家长式的工作作风，每次接受工作之后，总会想起老电影里那些大军阀或土匪的形象，因此，她总要在心里骂一句：“我是秘书，又不是你的丫鬟！”她多次提出要求更换上司，但每次都挨办公室主任的严厉批评。昨天下午，张总路过她的办公桌时，将一份文件往她桌上一扔：“复印一份！”她怀着一肚子怨气复印完之后，也把复印件往张总的办公桌上一扔。没料到文件撞翻了桌子上的水杯，闹得满桌子到处淌水……后来，她就被炒鱿鱼了。
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) |  _4 k8 Z% }5 X3 y    小诗的遭遇确实让人同情，谁让她摊上这么一位军阀型的上司呢？但是作为一个职业秘书，这个结果也可以说是她咎由自取！没有上司就没有秘书这种职业，可以说秘书是为上司而存在的，这一点就决定了秘书的从属地位，因此，现实中只有上司选择秘书的权力，却没有秘书挑选上司的机会。秘书必须以上司为中心，尽可能地适应他们的工作习惯和作风。

    企业的领导人都有自己的价值观和工作习惯，这是他们的自由和权力。例如，小诗的上司张总虽然有些“霸道”，但并不是特别“古怪”，他作为企业的领导人，要求自己的秘书帮自己处理一些琐碎的工作是很正常的，只不过是为了提高工作效率或独特的待人接物习惯，有时指示简略一点儿罢了。当然，秘书在执行上司指示的时候，也有权要求上司的指示完整、柔和一点儿，但是如果出于效率或习惯等方面的原因，上司的指示就是简短的甚至是粗鲁的，那秘书也只能适应。
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