文秘人员有三种境界:一是能成把手;二是能成把好手;三是能成把高手。高手的标志,有三个方面:一是深厚的思想功底;二是精准的服务功能;三是扎实的文字功夫。还要把文秘这项职业当成一种事业来干,才能成为高手。我从“思想功底”这个范畴,和大家交流一下对文秘工作基本理念的理解。" N. S: g& N5 g+ D
& M8 o& t: T8 k: n6 t7 Z% L C一、角色理念。三句话——当好参谋,不瞎掺和;当好助手,不乱插手;当好枢纽,不找别扭' x/ F" K% q- J; n
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(一)当好参谋,不瞎掺和2 l) l7 X9 v; ?/ F! O
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文秘人员最重要的角色,就是领导同志的参谋。当好参谋不容易,不瞎掺和也不容易。
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当好参谋有四个标志:
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: E5 o# Z \+ L1、备领导之未备,要什么有什么。作为文秘人员,给领导同志当好参谋,要做的工作很多。但是,特别要注重一点:一定要准备好领导同志没准备、没空准备的东西。比如,上级领导到某个单位检查指导工作,本单位的领导同志就要问文秘人员:上级领导最近在上边开了几次会议?在会议上提出了哪些主要观点?这些方面的信息、材料,我们的领导同志不清楚,也没准备,但是文秘人员必须有这个准备,将这位上级领导最近开了什么会议,在会上提出了什么观点,一一向单位领导汇报清楚。这样,单位领导与上级领导汇报对接工作时,就主动,就方便。这就是“要什么有什么”。再比如:文秘人员对上级党委政府的政策、法规,指导当前工作的一些重要文件的核心内容等,都要做到心中有数。单位领导在调度、安排部署一项工作时,往往会问文秘人员:这项工作,国务院、省里都有什么规定?文秘人员就得“要什么有什么”,给领导同志提供好材料,保证工作部署的准确性、权威性。还有,文秘人员陪同领导同志到基层调研,所到单位的基本情况、单位负责人的特点等等,文秘人员必须都要掌握,向领导提供准确的情况。以上,就是讲“备领导之未备”,领导同志向你要什么,你就有什么,就能提供什么。, \: T/ f1 M3 Q
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2、想领导之未想,用什么有什么。有些同志问:领导比文秘人员水平高,也有想不到的东西?有。如果领导同志什么都想到了,那就不用参谋、不用文秘人员了。因为领导关注的层面不同,所以肯定有些东西没有想到,或想的不全面。“想领导之未想,用什么有什么”,要求文秘人员要有超前思维这样一种习惯性的思维方式。要当好参谋,必须“想领导之未想”,超前思维,领导同志应该想到的东西你先替他想了,领导未想到的你也替他想到了。到时候,领导同志“用什么有什么”。比如,上级领导、基层同志、其他同志经常会问文秘人员,最近某某领导同志在忙什么?你说不知道、不清楚,这怎么可以?如果你真的为领导同志当好“高参”了,那么领导同志最近做些什么、干些什么,你必须拿出一个工作安排预案。这个预案可以是一个周的工作安排,也可以是一个月的工作安排,应该安排得大体准确。领导同志确实没有去想近期应该忙些什么,干哪些大事,但你得去想,拿出工作预案后,请领导同志拍板。这样,你就可以按照这个方案为领导同志服务。再比如,突然接到上级领导要来视察或检查指导工作的通知,作为文秘人员得到这个信息后,首先要替领导同志想到他未想到的问题,诸如领导人数、人员组成、有没有女同志、有没有少数民族干部、领导同志为本地做过哪些工作等等,都要了解掌握,便于领导同志心中有数。& V; E% p7 e8 f" k: `
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3、提领导之未提,问什么有什么。文秘人员经常会遇到这些情况,比如:要向上级报告某项工作,领导同志会问:这个报告内容怎么写、怎么讲?领导同志脑子中已经有些思考,但有些问题不适合先提出来,或者说从他这个角度提出来确实有些难度。这个时候,文秘人员事前必须有过自己的思考,向领导同志报告:这个事情是怎么样的过程,什么样的结果,应该按照什么样口径报告。用自己的思考来“提领导之未提”。再如,上级就某项工作组织一次出国考察活动,安排你单位一个出国名额,单位有三位副职领导都想去,究竟安排谁去,主要领导同志很不宜先表态。这个时候,文秘人员就得解领导之围,提出参谋意见:因为这次出国是考察某项工作,某某领导分管这项工作,回来后还要推进这项工作,应该安排分管领导出国考察。主要领导根据你的提议,再定下来就比较得体了。其他领导同志因为不分管这项工作,不出国也不会有多大意见了。还有,下级呈送了一份申请资金扶持的报告,由于财力紧张、保重点建设项目等原因,不能拨付这部分扶持资金。这件事主要领导不好提,但文秘人员可以提,在请示报告上写上“因某某原因,不宜拨付,请领导批示”的拟办意见。这就是给领导同志当参谋,“提领导之未提,问什么有什么”。0 ~; z, L- M% P7 n( F; ~- v0 X* K
: }7 @6 d+ l7 S2 \" Q3 t% j4、用合适的方式参谋,怎么合适怎么当。平时,我们都有一些合适的方式在运用,比如:提报调查报告,这是当参谋的一种合适方式,可以最大程度地发挥给领导同志当参谋的作用,你的思考、你的建议,都可以在报告中表达出来。再一个方式,为领导撰写工作报告和讲话稿,你觉得领导同志说什么合适、应该说哪些内容,你都可以写进工作报告和讲话稿中去。还有,可以用客观的文字信息为领导提报工作动态,参谋的作用也非常明显。也可以在领导征求意见的时候,表达自己的思想、观点。文秘人员不能不长眼色,“盲人瞎马”。比如:领导同志由于一件不愉快的事情,正在心情很烦躁的时候,你拿着一大摞文件、材料向他汇报。换位思考一下,如果你在这个时候能看进去?还是能听进去?再有高见,建议再好,这个时候的时机不合适。文秘人员要把握时机,要有眼色,用合适的方式为领导进言,给领导当好参谋。7 f6 a3 ^- Y8 r
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瞎掺和的几种表现:
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1、用个人的主观意志左右领导的决策。文秘人员一定要有角色意识,你就是处在参谋岗位上,不是处在统帅岗位上。你可以用自己的思想、观点乃至个人的人格、品行来影响领导同志,但是,你不可以用个人的主观意志,去左右领导的决策。在有些情况下,领导同志在会议上、公开场合上拍板决策一些事情,这个时候,文秘人员不可以用自己的观点去干扰领导同志的决策,不可以用自己的意志去扭曲领导同志的决策,更不能以自己私利去干扰领导同志的决策。比如:当领导同志根据上级精神,研究如何清退借调、聘用、临时人员的时候,你作为文秘人员,恰恰有一个借调或聘用或临时人员是你的亲戚,就因为这一点,你去干扰领导同志清退借调、聘用、临时人员的决策,是很不合适的。 [! c* i; i$ v
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2、“戴有色眼镜”向领导进言。向领导同志提出意见和建议,是文秘人员份内的事情,但是错就错在“戴着有色眼镜”向领导同志进言。这就是瞎掺和。比如:要向上级推荐一个先进典型,领导同志要文秘人员根据实际情况提报,因为这个先进典型有奖励,你就把在这项工作中一直走在前边的单位“扣”下了,把另外一个单位推荐上去了。为什么这么做?因为另外一个单位的负责同志是你的亲戚。这样做是不可以的。再比如:本单位要提拔一名干部,你不能因为向领导进言方便,就把对这个同志的偏见,向领导同志进言。这是违反文秘人员政治道德的。! p* X' {9 s9 g: u) x
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3、打着领导的旗号胡乱表态。个别文秘人员到处找机会、找场合表现自己,特别是打着领导旗号,说:某某领导说了,这件事情是这么一会事,应该怎么怎么办,你们去办好了。这样做,不仅不妥当,也给领导同志带来不良影响。文秘人员应该守本分才行,不能在当文秘人员的时候,就打着领导旗号胡乱表态、发号施令。这样下去,领导同志就不支持了,基层同志也就不信任了。因为表态以后需要兑现,你兑不了现;你想兑现,领导同志又不知道,你就得撒谎、蒙骗,把自己的心态一步一步地推向了不健康的心态。
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3 L2 a) D# F% w0 X+ s, {: V. n(二)当好助手,不乱插手
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文秘人员是领导同志的助手,秘书的含义就是助手。当好领导同志的助手,成为左右膀臂,不容易。' X( K4 L6 G) _3 W
! x1 Z; p: g' h: L* r当好助手有三个标志:
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0 Q4 u: Y; j9 y t4 |" N1、高效率办事。在领导同志身边工作,要做的主要工作就是协调、调度、督查、反馈。根据领导同志的统一安排,在某项工作推进和开展中,文秘人员必须高效率地帮助、协助领导同志搞好协调、抓好调度、跟踪督查、适时反馈,在领导同志要求的时间内,来推进工作落实,做好要做的事情。这里,特别强调是反馈的问题,向领导同志反馈工作推进和完成情况。我们许多文秘人员在这个环节上不是太重视、太注意,还经常把“不善于向领导汇报工作”这句话挂在嘴边,说这是自己的缺点。其他任何人都可以有这个缺点,惟独文秘人员不可以有。领导同志安排的若干事情,就是因为我们没有发挥及时、适时反馈的作用,致使领导不知情,工作推进迟缓,任务落不到实处。文秘人员在这个方面应该说责无旁贷,推脱不了责任。或者说仅仅是你掌握了情况,或向分管领导汇报了,就认为万事大吉了。大家一定要注意,你作为秘书,是这个领导集体的秘书,你对这个集体的主要领导负责,所以,只要领导同志有安排、有部署、有交代,工作推进到什么程度,任务完成到什么情况,你必须及时、适时地反馈,这是你的责任,千万不要再以“不善于向领导汇报情况”去搪塞自己的失误。所以,提醒大家注意,要向领导同志适时反馈工作推进情况。
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2 q: ?5 ?6 ?$ m2、高水平办文。文秘人员一项主要工作,就是要为领导起草工作报告、讲话材料、各类文件,做好各类会议的记录。这方面的要求,一般化的起草也行,高水平的起草也行。如果领导同志不在意,或者这个班子的水平就是一般化,那么你一般化的服务也行;如果领导同志水平很高,这个班子的整体素质很高,你没有高水平的办文能力是肯定不行的。至于如何高水平办文,培训班邀请了许多行家能手来专题讲授,我在这里就不讲了。
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) D6 ~# i _( \% Q8 G3、高标准办会。办会非常能展现出一个文秘人员的综合素质和协调能力。会前筹备,要准备哪些事情;会中组织,要做哪些事情;会后落实,要抓哪些关键。提醒大家一点,就是会后落实的问题,这确实是一个容易让领导同志和文秘人员忽略的问题。一个会议结束后,领导同志会又有一个新的会议、又有新的公务活动、新的工作,很难有时间、专门就这个会议的贯彻落实情况去抓调度、抓落实。会后落实的责任,义不容辞地落到了文秘人员头上。要通过现场调度、跟踪督察、电话了解、面对面沟通等多种形式,掌握会议贯彻落实情况,适时向领导同志反馈,便于领导同志及时掌握情况,研究新的对策,继续推进工作。会议落实问题,是我们公务活动中的一个薄弱环节,这个环节之所以薄弱,与文秘人员的作用有很大关系,所以文秘人员要负起这个责任来。9 S4 c4 t4 \. N3 P6 J
# r8 Q# B# T8 E! | ?3 j乱插手的表现:4 h2 Z! G/ `1 J. h8 \; F. L! |
( Q" r/ l& v5 Y$ f1、插手人事。文秘人员当好助手,两只手一齐忙活,能忙活好了也行。留一手不行,可怕,领导同志不敢用你;多一手也不行,可恨,净给领导添乱。多一手不是“三只手”,而是乱插手,最不可以插手的是人事问题。大家一定要注意:因为插手人事问题不是当好助手的份内之事。有些时候,为领导用人提供错误导向,将直接对干部队伍建设带来不良影响。比如:推荐干部,如果是因私用人、因情用人,势必用错一个人,打击一片人。本来一个很优秀的干部,因为你插手人事,在领导同志面前说了许多不利于这个同志的言论,领导同志不采纳你的意见还好,如果采纳了你的意见,将贻误这个同志的一生,这不仅是才能问题,而是品质问题。一个非常有前程、有潜力的干部,就因为你错进一言,在领导同志面前一句谗言,导致这个同志在成长使用上延缓、推迟,乃至只有一次机会又失去了,你这是对同志不负责、对事业不负责。所以说,文秘人员切忌插手人事。1 l. z* F5 d. \' i4 O4 c O& \
8 p, T% [+ ~6 I, }2、插手家事。领导同志工作确实非常繁忙,文秘人员无论是出于感情、良心,还是出于责任,都应该帮助领导同志办一些事情,解决一些困难。比如:领导同志出差了,他的妻子、儿女生病了,半夜三更到医院去,这个忙你应该帮,如果不帮,你就没良心了。但是,文秘人员切记,不要把自己干成领导同志家庭的“保姆”,当保姆干什么事情,大家都知道。而且,你插手领导同志家事以后,和领导同志家庭零距离接触,会接触出一些是非来。“保姆面前,三天没伟人”,请你给领导同志留出点空间来,让他感觉在秘书面前、秘书眼中,自己仍然保持一种良好的形象。所以说,文秘人员不要插手领导同志的家事。
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, l, m% g# b/ ~& l$ X1 T3、插手错事。文秘人员一旦插手错事,一害领导,二害自己。什么叫错事?举个例子说,有些基层同志、社会人员、过往宾客等想给领导同志送礼,不管他们出于何种目的、和领导同志的关系有多好,你都不可以替领导同志收受礼物、收受礼金。这就是错事,不可以插手。但是,事后必须向领导同志汇报,让领导同志知情。还有若干称为不该做的错事,大家都不要插手。
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(三)当好枢纽,不找别扭
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“枢纽”、“别扭”,大家都不难理解。文秘人员要给领导同志、领导机关当好枢纽,枢纽当得越好,文秘人员的作用就越大、功劳就越多。如果文秘人员找别扭,相对其他人员而言,反作用力更大。
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* {4 W0 E' V. o! l" R" P当好枢纽的标志:
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" q" \$ e) S, h3 ~. _ W2 M7 z2 f* ]1、上情迅速下达、下情迅速上达。大家在理解时,要吃透“快”、“慢”两个字。特别要注意,你以为你已经很快了,但领导还觉得你慢了。我曾经处理过一件事情,得到了相关领导同志的肯定。当年在市委办工作的时候,有位领导同志夜间突发重病,家属出于对组织的信任,打电话到市委办。接到这个电话时,已是夜间一点半了,这个电话就是下情,你是上达还是不上达?上达,深更半夜就得把领导同志折腾起来;不上达,不向领导同志报告,一旦生病的领导同志出了事,而我们的上级领导同志还不知情,这是文秘人员的失职。这就是我当时思考的问题。最后决定,宁愿打扰领导同志休息,也得报告,在陪同这位领导同志去医院的路上,他不仅没有批评,而且肯定了这种做法。我们有些同志,往往凭个人主观主义、经验主义办事,看到领导同志休息了,明天再说吧,明天很有可能就晚了。我就是举这样一个例子,工作中,我们遇到的类似情况很多。7 G( _0 t; \' M% ~# H+ Q
w P; b7 K8 k+ }2、事前有请示、事后有汇报。大家都说,事前请示、事后汇报,我为什么加了一个“有”字?因为我们文秘人员有时候忙起来,或者自己认为自己很忙,往往事前没请示、事后没汇报,或者事前有请示、事后没汇报,或者事前没请示、事后有汇报。领导同志是“丈二和尚摸不着头脑”,不知道你在汇报什么。要事前有请示、事后有汇报,善始善终。要注意把握“虚实”两个字,特别把握好“实”字。文秘人员经常接受各个层面、各个方面的信息、动态,一定要处理好虚和实的关系。举个例子,领导同志安排你到基层写一个典型材料,反映一位老同志在海上养殖中做出了巨大贡献,造福百姓做了若干好事。你写了:这位老同志捋了捋一头花发,笑呵呵地说,没什么,都是应该做的。领导同志用了你写的这个典型材料,在会上讲了,结果是与会的同志哄堂大笑。因为大家都知道这位老同志是个“光头”,哪来的花发可捋?这就是反映情况不实,你根本没和这位老同志见面,是想当然地给领导同志提供了假情况。这不是文字功夫,而是工作作风问题。同志们一定要把握好“实”字,如果“虚”了,向领导同志反映的情况、汇报的内容不实,可以直接导致领导同志决策失误。我们担不起这个责任。
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3、纵向会协调、横向善协调。要想当好枢纽,必须学会协调。纵向协调,就是上下协调,不仅要会协调上级,还要会协调下级。我们有些同志只善于协调上级关系,有些同志只善于协调下级关系,这都不行,应该是善于协调上下级关系。只会协调上级关系不行,上级领导、上级的工作人员来了,我们问清诸如来客人数、人员组成、生活习惯等等,都安排了。但我们基层的同志来了,他明明看见领导同志的车子在楼下,也看到领导同志下车上楼了,他紧接着上楼后,却被我们文秘人员拦下了,说领导同志出差了,这很不得体。上级领导同志是人,基层同志、人民群众也是人!更应该拿得如衣食父母那样对待他们。文秘人员最优秀的品质,就是不要对谁高看一眼,也不要对谁低看一眼,要公平看人、公平待人。或者是光协调上级交办的事情,不协调下级反映的事情,这也不行。& P1 i! Z5 j9 |
: ]7 l/ y, z" r/ K& g! M4 o/ T横向要善于协调。部门和部门之间、单位和单位之间,上升到市级层面就是市级各大班子办公室之间,都有横向协调的问题。我们文秘人员都要事必躬行、亲手协调。横向协调的要害是:千万不要等别人找你协调,而是应该学会主动协调、积极协调。横向协调里面有一个最大的学问,就是“谁重要、谁不重要”的问题。如果你感觉你这个部门重要的话,那么你就更应该先去协调;如果你感觉你这个部门不重要的话,也应该先去协调。因为,本来你就不重要,再不去主动出击先协调的话,你就被边缘化了,大家就不搭理你了,这件事情也就没人帮你办了。大家要注意,你觉得部门重要,应该先去协调;如果觉得部门不重要,必须主动协调。另外,在领导班子中班子成员之间的协调,我们也会遇到这样情况:领导同志之间不说话,要我们从中跑腿、传话,而且传的话一般都是他们自己不好说的。这个时候非常较劲,一定要把握好了,千万不要只当跑腿的、说嘴的,要有真本事、真功夫,把事情协调下来。/ Z. W# o7 b% H# N0 A# X+ d+ b
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找别扭的表现:
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4 S" E, ?7 h) j& l4 _$ n0 A& w2 y1、知情不报。或者是谎报、乱报。明知有事,就是不报,等领导同志找再说,这就是找别扭。提醒大家,有这种想法,就开始失去做文秘工作的资格了。/ w8 w6 k5 d% j$ f
1 w; I6 T* S$ ` S' C; C4 p2、有事不管。对待一些事情,视而不见、充耳不闻,消极应付,或者是消极怠工。 ^9 m. k; N# ]8 [- Q, \
- b7 T* f; N ^1 B4 s `/ J& I9 n/ B3、顶牛不办。领导安排、布置、责成办一些事情,有时候公开顶牛、有时候暗里顶牛,就是不办。领导催催,强调困难;领导再催催,强调客观,软磨硬顶,就是不办。到时候还能把自己豁出去,说,我没这个能力办,没这个本事办。这种心态一点都不能有。% R4 ~& v5 B; q2 E& y; S; D
. @8 Q+ c( C' j) n0 r二、办事理念。三句话——头绪再乱也要有头绪;节奏再快也要有节奏;程序再多也要有程序
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5 m" C2 B: d" x: w- M(一)头绪再乱也要有头绪; Q# @, }, \: ` x
- Z% r4 b7 Y! `: k% m2 V3 T6 k2 f$ F文秘工作的特点之一,就是千头万绪,一根针穿千根线。必须要有处理纷繁复杂问题的能力,不管工作头绪有多乱,也都能理出头绪来。* u% S- d% C) I8 V) ~+ Z/ _
6 |7 d$ v0 |' u" _1、轻重缓急把得准。工作头绪再乱,我们也得理出“轻重缓急”来,哪些头绪轻、哪些头绪重、哪些头绪缓、哪些头绪急,要把握得很准确才行,要有这个本事。比如,海上出了安全事故,这个头绪就是重、急,就不要再安排领导同志去开会、去陪客了。这时,就得安排领导同志上一线去处理险情。能否把准轻重缓急,是文秘人员思想功底深不深的标志。
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2、主次内外分得开。不管什么工作、哪一级领导,都要先主后次,内外有别。比如,安排领导同志的公务活动,首先考虑主要领导的公务安排,再安排其他领导同志;安排外宾,首先安排层次高的、外地的客人,其次安排层次低的、本地的客人。这一点,同志们要形成一种思维习惯,每当遇到类似公务活动,能迅速按照先主后次、内外有别的方式来安排、处理。尤其是内外有别,还要注意,有些话对内适合说,对外不适合说;有些事情对内适合办,对外不适合办。比如,上级领导想总结推广我们某项工作的经验、外地单位来参观,那么,我们汇报的时候,就得把我们的亮点、特点、成功经验汇报上去、介绍出去。这时,就不能把工作中存在哪些问题汇报上去、介绍出去。因为他们是来抓亮点的、来取经的,不是来帮助我们解决问题的。如果我们想推进工作,可以在送走上级领导、参观单位后,关起门来检讨工作中存在什么问题,怎么说都行。
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3、多少大小摆得平。事情有多有少、有大有小,但是文秘人员都要能“摆平”。不管遇到什么事情,文秘人员都要象“千手观音”能接过来,“长袖善舞”能派出去。所有的工作头绪到了我们手中,要迅速根据领导分工、部门分工向领导提出意见和建议,交办到分管领导、分管部门手中,不要把工作积压在我们文秘手中,那样,工作将十分被动。0 A% t* ^1 [) F7 `+ h
% F( }' e/ C" x2 @(二)节奏再快也要有节奏8 q4 ^. ]- P& u9 I( T5 W y7 h
8 s) W, G( Y) ?7 L, r- x3 o; p6 n计划不如变化,是文秘工作的又一特点。如何应付?
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/ m5 g* `! o5 v4 T* Q1、应变能力要强。文秘人员需要有极强的应变能力,主要表现为:见事快、反应快、动作快。原来的工作计划迅速调整了、领导的决策马上变化了、上级又来了新精神,原来的计划不好使了,就要迅速做出反应、调整工作计划,马上跟踪落实。这个时候,等不及你埋怨,等不及你牢骚,你必须见事快、反应快、动作快。, z; t$ U j+ B' J' Q. n
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2、静气定力要足。文秘人员要每临小事有大气、每临大事有静气,通俗说法就是“你急我不急、你躁我不躁”,沉着应对,冷静处置。我们经常会遇到这样的情况:原本好好的计划迅速变了,安排好的方案马上调整了,领导同志又非常着急,我们有的同志在这个时候往往就庙里长草—荒(慌)神了,一慌神,什么事情也办不了。就这个时候,你要沉着应对,冷静处置,“你急我不急、你躁我不躁”,才能做到节奏再快,也有节奏。给领导同志、同事、基层有这样一种感觉:这位同志处理起事情来,秃了毛的刷子—有板有眼。
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6 B6 h5 o" B8 X7 h2 E6 e( c3、运筹心力要细。心力细到什么程度?就是过目不忘、过手不漏、过时不拖、过关不“糊弄”,文秘工作就得有这样的功夫才行。对文秘人员而言,没有没用的材料、没有没用的信息、没有没用的情况,要做到过目不忘;工作当中,事情再多,只要经过了文秘人员的手,要过手不漏;事情到了时候就办完,要过时不拖,因为明天就没有时间叫你再处理今天的事情;在撰写文件、起草领导讲话、领导交办事情的时候,“丑媳妇总要见公婆”,过关的时候,不“糊弄”。我们有些文秘人员有“绝招”,写出材料后,怕领导批评,不敢马上交给领导看,而是在明天要用的时候,今天晚上交到领导同志手中,让领导同志没空批评,过关的时候“糊弄”。再比如,特别是在镇街、部门工作性质都差不多,没有多大区别,什么季节、什么时节,讲什么内容大体都有一个格式,有个定式,有的文秘人员就把去年的讲话稿改一改时间就交给了领导同志,领导同志在会上讲了,闹出了笑话,因为讲的典型人物、事例今年都发生变化了。所以,过关的时候不“糊弄”。
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O1 ~, v9 r6 j: \( Q9 R/ d3 s* `) }* B(三)程序再多也要有程序8 \$ N& s1 E4 x2 Z. s3 A4 t( A
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我们经常会遇到这种情况,办起事情来,程序多得烦不胜烦,特别是基层的同志来办事,说你们怎么这么罗嗦,这一关、那一关的,这一步、那一步的。文秘人员千万不要听他们吆喝,必须记住一句话:程序保护干部,或者说程序保护秘书,千万不要乱来。
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/ s# r" M; l+ o0 A7 F, e4 u3 E1、该走的步骤一定得走,一步也不能差。要按照既定的规章、制度办事。比如,呈送一份请示,先从分管领导开始,再报主管领导,最后报主要领导,这些步骤一步也不能少;研究重大问题,首先请主管部门提出意见,报分管领导审阅同意,然后才能提报上会,进行研究,这些步骤一步都不能少。还有一条,文秘人员一定要把好关,就是会上没研究的事情、领导没签发的文件,文秘人员不能办、不能发。
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2、该分的层次一定得分,一层也不能错。大家都知道,领导集体、领导成员是有层次的,这个层次是现实存在、也是起作用的,应该得到文秘人员的尊重,该分的层次一定得分。在请示报告、安排活动、会议座次、迎来送往等公务活动中,都要分清层次。如果不分层次,势必搞乱了工作的节奏,搞乱了工作的头绪,程序也就成了无用之物,而且很有可能导致领导同志对你产生若干看法。比如,上级主管部门下发了一份文件,文秘人员没有经过分管领导、主管领导,而是直接向主要领导汇报了,当主要领导问分管领导、主管领导这件事情的时候,两位领导还不知道怎么回事,主要领导就要批评分管领导、主管领导。事后,分管领导、主管领导肯定会批评文秘人员。所以,该分的层次一定得分。
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" i: g% \: V- x3、该立的规矩一定得立,一条也不能少。文秘工作有若干环节、若干问题需要处理,有些事情的处理没有规矩是不行的,立起规矩来才好办事。比如,公务活动中,需要领导同志出席的时候,哪几位领导出席?几位领导出席合适?要形成惯例。有了这个规矩,工作就好办了,到时就可以迅速按照惯例进行安排;向外宾赠送礼品、纪念品的时候,哪个层次的客人赠送什么标准的?要有规矩。否则,文秘人员很难操作,就得去请示,来一次客人,请示一次,领导同志不胜其烦,我们也没有那么多的精力,要有规矩;宾客就餐接待标准,也要有规矩。诸如此类,没有规矩的都要立起规矩来,然后请领导同志决策、拍板,以便于我们遵循。多年来的文秘工作,我有一个体会:规矩,大家不要当成障碍我们手脚的东西,遵守规矩的人才是最自由的人。
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三、修身理念。四句话——亲而有礼;和而不同;让而不争;勤而不怨
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+ w) h* ]" w# D X修身养性,是一门很深的做人功夫,文秘人员也要讲究修身。一个人修身养性有若干东西可以作为理念,为什么单独把这四句话提出来,因为这是文秘人员特殊工作岗位应具备的理念。- L) o- @# t+ Z0 U( t8 \
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(一)亲而有礼! e( p* j+ `* f4 E, Q: V0 Q$ g( \
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文秘人员和领导同志距离近、感情深,这是正常的,也是应该的,但必须要有分寸。亲近但要讲究礼节,不能把思想感情庸俗化。' P4 e# Z9 f3 C% D
. z' }6 ^# S2 i/ U( W, ^5 o1、要亲的得体,不能没大没小。文秘人员在领导同志身边工作,亲近可以,但要亲的得体,不能没大没小。比如,别人一提到某位领导同志的时候,你马上说:“我是他的秘书,铁哥们”,你这么一说,都捎带坏了这位领导同志的水平、形象。我们领导同志都是见了书记叫书记、见了市长叫市长,从来没有见了书记、市长叫“铁哥们”。你为这位领导同志当秘书,就叫领导同志“铁哥们”?不能没大没小。
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2 L7 ^* A3 h3 ~1 n0 O' \. L2、要亲的合适,不能没你没我。 “没你没我”就是说:“我是某某领导的人。”你就是你,领导就是领导,你不能代表这位领导。文秘人员一定要注意,千万不要跟人。跟人,这是文秘人员的一个通病。谁跟人,谁吃亏。“铁打的衙门,流水的官”,领导同志总有调走的一天,而你不一定会调走,你公开标榜自己是某某领导的人,这位领导同志调走后,你要难看的。跟谁?跟组织、跟工作、跟事业。无论为哪位领导服务,都这样干,不能“没你没我”。
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! w9 o" X( q$ F- w* W, F0 \, r3、要亲的有数,不能没头没脑。文秘人员不能“领导同志做对了我跟,做错了我也跟;领导同志说对了我拥护,说错了我还拥护”,亲的“没头没脑”。& j9 I* o% C( A6 @& [% S
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(二)和而不同
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5 @' X# N- U. d/ v, P“和”的意思是与领导和睦相处,和谐共事,支持、理解、拥护领导的意图;“不同”的意思是要有独立的思考、独到的见解、独特的风格。
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和而不同有“四忌”:
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1、忌挑剔领导。特别忌讳挑剔领导同志的相貌、出身、家庭,更不可以挑剔领导同志的水平。领导同志有若干优点,只是你没有发现,应该更多地去挖掘、学习领导同志的优点。如果你每跟一位领导同志学习一样本领,你将来很有可能比你跟的所有领导同志都“厉害”;如果你每跟一位领导同志挑一样毛病,最后你是“集领导同志毛病之大成”,把自己集成了“矮子”。: L$ m3 }! v. s% v+ }% E( M2 [
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