秘书新人如何更好更快胜任岗位 % w2 b' ]7 D# v% ?2 d |
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秘书新人如何才能尽快进入角色、熟悉工作、融入集体、做好服务、干出成绩。这是秘书新人、高等院校及用人单位三方都很关注的话题。基于此,《秘书之友》编辑部于2017年9月10日组织《秘书新人如何更好更快胜任岗位》专题讨论活动。江苏省连云港市政务办党组成员、副调研员胡利民受邀担任主持人。湖南长沙师范学院王维新老师、江苏苏州大学倪祥妍老师等踊跃参与交流,获得较多富有价值共识。这些共识对于促进秘书新人转换角色、院校培训教育、用人单位因势利导具有一定参考意义。 " o' ?! T1 K1 N0 l* }, E& w4 `' g
9 @6 B: M, n; K 一、秘书新人要勤学苦练、发挥才智
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6 W" c- c5 L& \2 H; e秘书新人走上岗位就从在校学生、家庭子女向社会人角色转变,作为主体要自主自立、发挥才智、履职尽责、服务单位,特别要在观察思考、手脚勤快、拜师学艺、材料写作、自学提升等方面狠下功夫。观察思考是前提,手脚勤快是基础、拜师学艺是捷径、材料写作是核心、自学提升是保障。 9 n7 A r- B$ X& I9 Y3 G
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(一)观察思考、找到位置。秘书新人刚到单位要学习林黛玉进贾府,先不要乱说乱做,而要善于观察、熟悉环境,重点观察四项内容:一是观察主要领导习惯,把握单位主要领导讲话特点和工作风格,为更好针对性服务、提高文秘服务成效打基础;二是观察材料处理情况,了解单位日常使用的材料种类、业务领域、起草流程、起草要求、归档管理等情况,便于日后顺利承担材料起草任务;三是观察同事工作情况,主要观察同事特别是文秘、业务高手的工作做法、工作思路、亮点材料特色,为自己提供参照物;四是观察工作差错情况,主要看领导批评的对象、事情及问题所在,并能举一反三、触类旁通,悄悄从工作失误中吸取教训、弄清原因、找到办法,自己今后不断提升水平、规避错误。 % s4 L- ?& X4 i2 ~" |3 p
+ v$ }: u+ b' @$ ?. p6 D7 N(二)手脚勤快、眼里有活。秘书新人从校门、家门到单位门,最大变化就是不再有人宠爱,需要自己走路、自担风雨、自主自立,要积极主动从卫生、倒水、拖地、擦桌子等小事情做起,坚持每天提前到单位做好领导及自己办公室卫生保洁、冲水倒茶等细碎小事。打扫卫生、擦桌子、冲茶等事项作为办公室服务内容虽小但很重要,可以从中折射出秘书新人诸多素质,必须精心细致、持之以恒,不能掉以轻心。领导从卫生保洁服务中就能看出秘书敬业精神强不强、工作细心不细心、手脚勤快不勤快、个人意志坚定不坚定。 # I9 r# _' O8 _( I" K" f9 q
2 d6 ` M/ X) T(三)拜师学艺、少走弯路。师傅引进门、修行在个人。秘书新人走出校门就要把学校所学知识作为入门基础,进入单位就要规规矩矩拜师学艺,善于向同事前辈学习业务工作经验、工作方法,掌握工作流程,熟悉工作要求,不能吃老本、不进步,力争少走弯路,更好更快进入角色、适应岗位。实际工作证明,很多进入角色较快的秘书基本都是得益于向资深秘书拜师学艺。
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/ w/ v) o4 a9 m' K(四)磨炼文笔、练好内功。拥有好文笔、写出好材料是秘书职位必备的基本条件,也是领导仰仗秘书服务的重要内容。没有好文笔,秘书就会疲于奔命,永无安心安神安身安宁之日。秘书核心竞争力就是材料功夫,在学校务必要打好基础,拥有扎实语法功底,熟悉公文撰拟与处理程序,培养条理清晰思维习惯,夯实材料处理基本素质,积极主动写作练笔,坚持多读、多写、多总结、多反思、多挨批,做到公文材料内容经得起分析,修辞标点经得起挑刺;做到能长能短,既能把短文章写长,又能把长文章写短,长短变化都能适应工作需要。例如,有些高校要求学生每周仿作五千字公文材料,还有的高校让学生把一句话拓展到一千字,再把一千字提炼成一句话。强调活学活用,鼓励学生写自己的话。这些都是锻炼文笔、提升水平的有效措施。
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(五)自学提升、与时俱进。秘书新人在学校所学知识重在素质基础,走上岗位要紧密结合实际运用所学知识做好服务,还要培养良好的自学习惯,做到干什么学什么、缺什么补什么,保证业务素养胜任岗位要求;不仅要学公文处理规范,而且要通过以前材料熟悉领导的爱好、口味、关注点及单位情况、任务目标、常规举措,积极参加各类会议,做好会议记录和学习笔记;注意拓展学习领域,坚持扩大知识储备面,达到给领导一滴水、自己就要准备一桶水的境界;善于通过自学提升完成破茧化蝶过程,从看山不是山、看水不是水到看山还是山、看水还是水。 0 t) q6 I" a3 b
$ N' R5 E( D6 a/ S二、院校要着眼实际工作、激励引导 : M$ F% \. n- R
* g. B# Y7 N- V4 g( j0 r院校在秘书新人成长过程中具有关键性基础作用,需要紧密结合社会实际工作发展特点,不断优化完善知识培养结构,增强学校教育与社会实际工作之间衔接,重点强化课程设置、实习锻炼、写作培养,从源头上为学生顺利走上岗位创造条件。
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+ [( W) @ ~2 b8 _(一)契合需求、丰富课程。秘书新人培育是个系统工程,学校教育要从培养方案、课程设置、实习实际工作等方面契合单位需求,重视学生创造性思维培养、信息收集处理能力,在抓好文秘素质常态课程教育基础上,还要着力安排好四类课:一是政策理论课,引导学生关注现实,紧跟社会形势发展,鼓励学生关注各政府网站及新闻媒体,培养正确主流“三观”,不断提高理论水平和政治站位,做到信念不走偏、道德不扭曲。二是职业操守课,加强学生职业认同感教育,让学生从内心认同文秘专业、热爱文秘职业。三是阳光人格课,促进学生培养健全人格、阳光心态,既要经得住冷酷批评,又要经得住热情表扬,既要经得住高频重压,又要经得住寂寞冷清,教育学生做堂堂正正、进取敬业的正派人。四是综合素质课,鼓励学生培养莳花弄草、琴棋书画、文艺创作、收藏、垂钓、桥牌、乒乓球、羽毛球等文体特长,既利于净化心灵培养情操、丰富生活提升品位,又利于增加交流渠道和手段、促进工作、融洽感情。
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(二)建立机制、鼓励实习。实习锻炼是秘书专业学生熟悉业务、锤炼技能、接轨实际工作的重要环节,也是各类高校高度重视、大力推进的重要措施。院校要充分发挥学校品牌和渠道优势争取和创造更多实习岗位,鼓励学生课余或假期去找实习单位锻炼,尽量多到一线接受历练,熟悉实际工作环境,促进课堂教学和实际工作教学紧密联系、互动衔接,并能建立实习之星竞赛、实习成绩与课堂成绩抵算等激励机制,促进学生早锻炼、多实习、快成熟、强本领,力争培养出既有丰富学科知识,又有一定实际工作经验的应用型秘书新人。 ; M5 b' T/ |7 M, `1 @$ l$ F
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(三)强化写作、激励引导。写作能力是文秘人员必备的基础性素质,也是院校课程设置和教学活动重点用力所在。学生写作基本能力要在学校培养成型,掌握材料起草方法,起码要有语法概念、层次概念、谋篇布局意识,在学校不问写什么材料,都应做到结构清楚、重点突出、主题鲜明。为此,院校要重点抓好四件事情:一是突出写作训练实际工作要求,课程内容设置应当紧密对接实际工作运用较多文种,着眼实际工作标准安排教学内容,做到实际工作材料怎么写,课堂教学就怎么教;实际工作材料怎么要求,学校考试就怎么考核,力求课程设置服从实际工作、课堂教学服务实际工作。二是提升写作课程学分,要将写作课程摆在秘书专业核心课程位置,加大考核学分分值,通过考核指挥棒引导学生投入更多精力钻研材料写作,全力激活学生钻研材料写作的主观能动性。三是开展材料写作竞赛,建立激励机制促进学生参加校外各类材料写作竞赛,磨炼文笔、提升能力,对于获得奖项或者荣誉的优秀学生予以校内配套奖励;内部则同样围绕不同主题经常性开展材料写作竞赛,组织学生观摩优秀文稿,营造你追我赶、争先恐后的写作氛围。四是多渠道加强专业师资建设,加大专业师资引进、培训和激励工作力度,邀请材料写作专家点拨引导,引进资深文秘写作人员走进课堂授课,努力做到师资建设紧贴实际工作,从源头上保证材料写作不离实际工作。 # o9 n; L/ R* s% _" d" O5 G0 i
- z- J1 G" ?6 a# @4 D; P三、用人单位要做好帮传、放手历练
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用人单位是秘书新人职位提供者、任务安排者、绩效考核者,在秘书新人成长过程中担负着极为重要作用,需要根据秘书新人成长特点抓好师傅传帮带安排、锻炼机会提供等事项,为秘书新人健康成长营造宽松环境。
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. a+ R( v; e6 @. d(一)安排师傅、做好帮带。用人单位为让秘书新人尽快进入角色肯定少不了安排传帮带。用人单位安排秘书新人传帮带工作需要抓好以下几个要点:一是立足岗位传帮带,要把秘书新人放到实际工作之中,通过参加会议、办理文件、起草材料、开展调研等实际事务,以实际工作锻炼新人、培养新人、成熟新人。二是安排高手传帮带,要安排单位文秘写作能力较强或业务素质较好人员担任师傅,手把手传教管理制度、工作程序、重点业务、材料要求、会务筹备以及事务办理等事项,全方位培养秘书新人操作能力、理解能力,尽快具备岗位履职尽责所需本领。三是抬高标杆传帮带,要按照高于普通员工要求衡量和评价秘书新人的工作成效,以求通过更高标准、更严要求促进秘书新人自加压力、狠下功夫、提升水平、胜任岗位。四是领导重视传帮带。用人单位领导特别是主要领导要高度重视秘书新人传帮带工作,不但要安排好业务高手言传身教,而且还要关心和过问秘书新人学习过程。单位主要领导如果工作水平较高通常会重视文秘人员传帮带,并会提出更严要求锤炼新手。例如,某省卫生厅主要领导鉴于厅里写稿的人很少,就推动开展师带徒文字练兵活动,要求每个科室选一个师傅定期布置写作任务并予指导,同时请进来走出去开展写作培训,通过三五年努力搞得每个人都是笔杆子。有些单位领导要求老秘书培养替补人,培养不出来自己就不要走。领导也是非常好的传帮带师傅,有的领导秘书出身,笔头硬、有思路,能提出稿子思路让秘书照猫画虎,画不好就自己修改。
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) `; W$ E j, L' t) M6 `# {3 M(二)提供机会、放手锻炼。用人单位要给秘书新人更多锻炼机会和施展才华的舞台,多给秘书新人交任务、压担子,给岗位、多历练,提出更高工作标准和要求,让优秀秘书百炼成钢、成熟成材、担当重任,积极引导秘书新人健康成长。用人单位领导及员工对新人还要多点善意帮助,给予必要容错机会,少点恶意挑剔,促进秘书新人更快熟悉环境、适应岗位。 + ` L2 c1 J2 g: u0 V! t" G6 V
+ F5 N# }- q/ }& g/ X6 G+ v, ?2 T( g总的来看,本次讨论内容系统全面,讨论话题深入,观点角度新颖,论题紧扣重点,理论和实际结合紧密,所涉事项引人深思,对秘书新人健康成长、院校开展针对教育、用人单位工作安排都有借鉴意义;相信秘书新人在各方共同努力下,一定会更好更快胜任新岗位。 7 M& D0 {+ J1 p# ?. D! Y$ G+ f
% h2 J9 |" V/ S: ?(本文作者:胡利民 刊于2017年12月兰州大学《秘书之友》。广东罗定职业技术学院邓辉、湖南长沙师范学院王维新、浙江湖州职业技术学院杨群欢,江苏苏州大学倪祥妍、吴雨平,江苏扬州大学陈龙、江苏师范大学蔡茂、山西忻州师范学院葛延峰、河北保定学院左松涛、天津师范大学程林盛、贵州铜仁学院郭征帆、《秘书之友》编辑部王安应等对本文有贡献,在此一并致以谢意!) 3 F1 d! {: N- F2 I% b H; a
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