写好会议简报的“三字经”

　重要会议要求编写简报，这对于参加秘书工作多年的人或许是一件简单的事情，但是写好简报也有一定的方法和技巧。笔者不揣浅陋，将自己的心得写出来，与各位朋友交流。

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一曰“准”。

　　很多人认为简报的第一特性是“简”，其实不然。简报首先是“报”，是报道的一种，报道就要讲究准确性与真实性。所以简报中出现的人名、地名、时间、事实和数据一定要核对清楚，确保准确无误。尤其发言者的姓名不能写错，每位发言者提出了怎样的意见建议，不能张冠李戴，引用发言者的原话要加引号。对于批评性意见，尤其较为尖锐的批评意见，成文后要请发言者本人过目。从大的方面看，此次简报报道的是什么会议的哪次讨论会，讨论的时间和主题，参与讨论的人员群体、界别、组别等也要写准确。

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二曰“简”。

　　首先应简要。简报要体现全面性和代表性，要充分体现讨论的热烈程度和发言的踊跃性，但是简报的篇幅和容量有限，因此只须写重点和要点，写中心和主题，重点放在哪位发言者指出了什么问题、提出了什么意见建议，不需具体论证和繁复说理。其次应简明。不能因为文字简要而忽略明确性，因此，网络新词要慎用，尽量不使用生僻的专业词汇或者非通用的简称，譬如发言者建议要“加强‘铁公机’建设”，简报中就要写明“铁”、“公”、“机”分别指“铁路”、“公路”和“机场”。还要注意简报的层次性，会议概况可以在导语集中写明，不要将其与发言内容杂糅，如果几个与会者指出的问题、提出的意见建议类似，应予合并，防止东一榔头西一棒。再次应简练。文风要练达，尽量避免抒情性的词句，少用带感情色彩的形容词。对于发言者的旁征博引、引经据典要有选择，不要写套话、空话。最后应简洁。简报一般是手写成文，当场交稿，所以要求意在笔先，以免在稿纸上东涂西改，如果改动较大，应重新誊抄，以免影响审阅。用正楷书写，字体要稍大，杜绝繁体字、异体字及不规则的简写，标点也要占格，防止细密不可识。

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三曰“快”。

　　简报具有非常强的时效性，一般是上午开会晚上就要送到与会者手中，下午或晚上开会则第二天早上要送到与会者手中，如果会议结束几天了简报才出来，简报就没有意义了。简报又有很严格的审签、统稿、编辑、印发程序，负责审签的领导会议期间又非常繁忙，所以尽可能在会议或小组讨论一结束，简报初稿即写完交领导审签。要做到当场交稿，会前必须做大量细致的准备工作，会中则要全神贯注、集中全力。由于会议或小组讨论的记录者以及简报的起草者往往是同一个人，所以会前的准备工作尤为重要。会前要充分熟悉与会人员，尤其要记住参加小组讨论的人员的姓名。为了节约时间，可以在会前将会议记录中的时间、地点、会议名称、参加人、主持人以及记录纸的页码填好，还可将简报的题目以及简报稿纸的页码也写好。对于会议拟讨论的报告和决议要事先认真研读，熟悉新的提法和框架结构，以免听不懂与会人员对报告和决议的解读和评价，或者听到新的提法思维短路。如果不熟悉参加小组讨论的人员，可以利用会议签到的机会一一认识，也可以请主持人介绍认识，或者请参与讨论的人员在发言时说明自己的姓名。发言者说开场白或者用具体事例说明自己观点时，主持人说明程序性问题时，简报起草者一定要利用好这些时间组织简报，做到会议记录与简报起草两不误。如果会议结束时简报将近写完，可以请领导留步，将已完成的部分分页交领导审阅，领导审阅时，将简报最后完稿。如果不能当场交稿，应问明哪些领导具有审签权限，如果第一审稿人不在，也可以最快的速度交其他领导审签，不致耽误简报工作。

　　（本文刊于《秘书》杂志2012年第5期。文 | 甘正气）