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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 7 A, c: H2 |( T+ u
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- m' {! ?8 l/ D& W1 J! V% i一、会议记录3要素
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3 O) H, g5 A) z g8 z; B5 i( R" f 1、准备工作细致到位（前期）
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 ' _) {* }' I; t- p; k
1 L% M6 m) ]: n决议等做到心中有数。 ' J3 j4 T7 ~* T& \
( N) S: {6 T: r/ X0 j# v2 n 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 * x; L" D( L6 S( M9 Y# ?
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 ( t% K' q# y$ u# v- C9 J7 s8 S
, W+ d/ U6 y' ^4 l+ h4 ]" K2、记录完整真实
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. t6 T5 \1 S2 Y7 f4 U 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 & {4 K! D9 P7 D
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0 k6 t7 [6 _% W$ g2 M$ n真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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! ?- @5 x4 { e' ~+ R9 u 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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一是对记录内容查漏补缺；
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 1 H! {9 N% x; G( e
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1 q) l+ F0 \- {: V& i三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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$ k% a; z, B3 E! V/ d. h二、电子邮件4提示
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- V* O& U9 Y5 Z2 P, z 1、信箱名称 / k" a+ C8 }; c% ^5 J" i: w& T w
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! f7 {% G3 R% h t( Y4 v首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 }' t/ G& i. X3 z9 L7 D
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2、邮件标题 + z: N# j/ c! j; E- r7 E
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 * v, H3 Z* A2 A* `& I3 q& t
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3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 * |: Q3 i' \3 U5 r4 P+ S3 F; ]1 s* k) c
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 - v+ Y0 z0 p4 V4 N2 y; p# r
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4、邮件附件
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名称清晰规范，注意反复核查。 ) ^, `8 O* c5 {0 q
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% ^, n! Y+ [8 X" d注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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) }4 V9 }8 X/ q/ X" P1 S& w
提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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9 y* B Q' H& J0 y" x& w三、负分公文5宗罪
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( v' t! H! |: o' F+ l! [3 R8 @
& C: e9 n9 u6 t' E& r为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误
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5 f2 t; X. @2 n# x6 T/ z 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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9 h- d" B8 ^ J( ?& |公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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! E4 _& `% @/ C4 c% {3 u' E$ H& W （1）文种选择的重要性 2 K( w2 I, g: F
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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9 N) g" M3 G) r- f$ S2 n公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 $ o; g+ \. _- s; d) x
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: S5 B7 Y/ V5 t5 a7 z（2）常见错误例子
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0 R0 X+ \9 c4 Ta.错乱
4 I+ u2 D: J+ r8 d8 }
( x& `, `. M# @
! q, Q. N1 j- z如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
4 j/ u( Q3 ?# Q l( a# O8 v0 k" d: S; E6 E) |: w
1 o4 K' {/ @6 [% |b.缺失 + S8 h. O8 K0 B6 L$ [
' m0 x8 a4 c( K! {
公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 8 R2 F- _+ j+ Y) b9 Y2 t
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! C9 b0 Q& X3 C- D! \2 u" X" x. nc.非法
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( O. n5 G. v3 P5 e& Y& Z* Z超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 . K# |1 ]! y9 D" W8 F% c% t
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d.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 % `7 _. i' E- I3 K# _
0 I8 P- \ I1 T( Q6 e3 B' a: H( k
1 c( U% d6 C% E4 R
! p0 k) x' B; }' z2.重要信息重复或者失误 ) \+ W3 i6 q4 Z2 i: a
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" T5 z6 I, l [) ]2 f “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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6 P$ n8 s" }0 p2 ]% M9 |3 {3 M3.核心词汇使用混乱 " b+ m# D, X5 \* t
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+ M' {$ v/ C2 K+ ^! m+ F. y蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 ( f% f& {2 k; Y% P0 d
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 3 k( ^1 A5 E# M: i8 ~
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0 u4 g) E; N) N5 E- J特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 7 w" e" U8 h) V1 n
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5 t5 F' b3 ]; I4 [5.修饰性词语贫乏单调 . g3 ^ f1 {7 a4 o' _
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 & ]9 ?' w5 w2 i6 H; y
3 I' ]6 S: [. H' k# E9 l. \8 f
6 }+ R6 O1 J& g O, |9 b! I" ]$ w9 `/ p5 Y
四、结语 : V6 M( Y: [% N3 u- k# Y& W2 p
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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