提升办公室文秘工作的策略分析

【摘要】综合办公室是一个沟通内外、协调各方、承上启下的中央部门，其在各方面都起着无可比拟的作用。既然中央办公室的作用如此重要，那么作为办公室的灵魂即文秘的作用就不言而喻了，文秘的重要很多时候能决定企业的发展前景以及工作质量的水平。我曾经在两办中工作多年，得到了许多关于文秘的经验，现在我来和大家分享一下。

【关键词】服务意识; 学习培训;文秘工作

一、加强学习培训

要想完美的胜任文秘这项工作，就必须具备以下几个基本素质，即要能熟悉相关保密协议、各种写作文件的常用格式以及深刻理解企业的各种规章制度包含企业的人事制度等。由于各种不确定的外来因素，提高办公室文秘办事水平以及办事效率或者办事的规范性是办公室整体水平的重点。作为这项工作的第一点也是首要条件是领导必须以身作则，否则造成连领导都不知道什么，两眼一抹黑，在工作中瞎指挥一通就不是工作效率的问题了。因此每一年应该做出包含法律政治的学习以及工作业务的学习计划，并且要在领导的带领下进行全面透彻的学习，这样的话，领导学习好全面的知识也不至于在工作指挥中因各种原因不懂装懂的指挥。第二点是办公室的文秘人员要全部一个不落的学习这些知识，要求全体文秘人员工作认真，尤其要熟练的掌握自己负责的任务。此外做事要一心一意，做什么事，就要做好它，不仅要做好自己的业务，还要为公司发展出谋划策，在公司内形成一个工作风气优秀的办公室。提高办公室的凝聚力与再学习能力。第三点便是组织员工定期学习专题讲座，邀请各领域优秀人才及领导对于业务水平提高、工作体制创新以及长远发展办公室文秘工作等相关问题作出报告。此外，对于传统礼仪文明如爱岗敬业、遵纪守法言谈举止等作出教育。最后考核制度的完善与加强也是必不可少的。

二、强化服务意识

加强本部门员工的主动服务、个人责任等意识，继续坚持乐于助人的服务态度，给予办公室文秘的新意义，加强文秘对企业其他部门的主动服务于支持水平。要实现习惯办公室工作的被动性、突发性等特点，对任何事情都要做到防患于未然。将办公者被动的角色转换到主动服务的角色。以高水准的素质增强办公室工作的可预见与超前性，真正做到将办公室性质改为服务性及主动性。除此以外，还要实现转变单一服务为全面超前服务。由于文秘工作的独特性，注定它是多种多样，杂乱无章的。所以文秘在工作时，不能采用单一的方法，要全面超前完成工作。不仅仅做好车辆管理、门卫卫生以及组织策划会议等基础服务或后勤服务，还要做好为上级服务的工作。

三、提高办事效率

办公室是公司的综合职能部门，在公司起着上传下达公司党政的职能。企业的各项工作将直接受办公室工作的能力影响。企业的执行能力受办公室协调和沟通各部门的能力以及是否积极督促各项工作的进程而影响，因此。办公室文秘应该以加大在督促上的力度以及尽可能提高工作效率的两项原则来做工作。首先要传送、文件管理以及信息采集保密上级下发的各种文件和传真。要零错误并且有序严谨的做好会议召集、打印文件、核稿重要文件以及督办领导批示等工作。要高效率和高质量的对待各项材料文件。在工作上，要一丝不苟，给其它部门批阅、严格遵照领导的指示、高效率高质量上报材料、建立必要的制度并且督促个部门完成任务，以及对任务进度进行通报。其次，要不贪功、识大体、不推过的做好协调各部门的工作。以高效率、高质量的工作为公司的沟通交流以及团结互助、工作效率做出贡献。再然后便是规范档案管理。对各种不同的照片、文书以及基建要做到规范和建立管理。对于评估检查的材料的归档和准备工作要按时的进行。要对各类报表进行统一存档、及时报送以及核对统计工作。规范并且科学的对档案进行管理，对企业的三重一大决议材料进行整理还要对它进行归档。第四点是做好各类通知如节假日放假通知以及会议时间地点通知等。第五点是一遵照事实、公正的原则记录各项会议记录包括干部会议、以及党政会议等。第六点是对企业的通知、计划、决议以及规划等进行高质量高效率的起草拟定。第七点是对各种证明的开具要保证实事求是的态度，同时对公司的印章要保管妥善。最后一点是对来宾管理的问题，办公室文秘要按相应的规格接接待来宾，对于公用物品不能铺张浪费，规范管理办公用品制度。

四、强化工作作风

要做到对工作纪律的严格遵守，以团结一致、勤政廉政的态度在企业内形成优秀的工作气氛，工作严格抓紧、与公司不同人员交流做到深刻了解公司内部情况、纪律严格在执行以及对于工作上要做到上下情况相通、并且努力的做好礼貌化用语、文明化行为、快速化反应以及优质化服务等企业新四化。形成优秀

的企业文化与企业工作作风。

五、注重总结

这章主要用来分析和回顾了过去的学习、思想以及工作情况，并且做出了相对客观的评价。对于上阶段的不足做出改进，对于优点要继续保持。办公室文秘人员的工作数量庞大并且杂乱无章，只有进行对各种工作方法进行总结整理才能形成一个系统。而终结方法多种多样，可以一月一总结也可一季一总结，我们要将年末总结和这种阶段性的总结相结合，挑出工作中的优点及缺点，对缺点进行改进，对优点进行弘扬。并且在一年一次的年度经验总结会上进行交流，取长补短，不断提高在工作中的工作效率与质量。

上面所讲的便是我在工作中所总结的经验，这个在两办文秘的工作经验虽然只在侧面反映文秘工作，但却是可以作为一种手段来提高办公室文秘的水平。最后总的来说，作为文秘，我们要在工作中提高自己的能力，学习别人的或前人总结的经验，提高工作的效率、以及主动的变被动为主动，在总结经验的基础上不断创新进步、提高自身素养，为企业的发展做坚强的后盾。

参考文献

[1].孙卫东.高校办公室工作特点及其对文秘人员的素质要求[J].山西青年管理干部学院学报.2008(03).

[2].张晓燕，王琳西.努力提高综合素质以适应新形势下的高校办公室工作[J].才智.2008(14).

[3].冯芳. 提高高校办公室整体水平的思考[J].政法论丛.2000(03).

    （作者：华东石油第六物探大队陈艳）