常用公文的定义、特点及撰拟要点(九) z# ~7 {" W, }' H% [! w7 e
第四节 表格文件的设计与填制
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' W4 |& ?% S5 i: q 一、表格的分类% ], Z# A: Z! e. `4 G" [
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文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。
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根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。
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二、表格文件的结构格式
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5 s' D) H- J& S( P 表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。
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& N1 }4 i! y% r6 ^# j3 M7 X* ] 三、表格设计; [3 u8 q1 v4 h) V% M1 M
' L; J( m. K( ~) Q4 a 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。
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表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。# _8 Z4 @& m. X% }% d
3 C3 Y0 ]/ z N+ w 四、表格的填制方法
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |