如何提高办公室工作的效率 董汉庭

    在信息社会，效率问题不仅是一个速度和效益的概念，而且还是一种工作（劳动）态度和责任感。对此，每个单位都很重视，把它作为努力奋斗的追求。作为办公室来说，更应该重视这个问题，因为提高办公室工作效率，除了速度、效率、态度、责任感等重要性外，还有进一步的意义。其一，不管哪一级机关的办公室，还是哪一种类型企业和事业单位的办公室，都是领导的办事机构。办公室工作效率的提高，必然促进领导效率的提高；领导工作的高效率，也要求办公室工作相适应。否则办公室将拖领导工作的后腿，影响领导活动。其二，办公室居于一个单位的同级职能机构（部门）之首，其工作效率提高，必然带动其他机构或部门的工作；反之，则制约和影响它们的工作。所以，提高办公室的工作效率，无论从办公室自身或整体工作来说，都是十分重要的。

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    办公室如何才能提高工作效率，不能停留在目标和口号上，必须采取切实有效的措施。笔者以为，有几种措施是可以实行的。

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    一、提高人员素质
    什么工作都应该以人为本。办公室是各个人组成的，提高这些人员的素质，办公室工作效率才能获得稳定的提高。人员素质包括政治素质和业务素质两个方面：在政治素质方面，要热爱事业，刻苦勤奋、责任心强、勇于进取、有创新精神；在业务素质方面，要思维敏捷、知识丰富、一专多能、综合利用。办公室的每个人员都应当成为这两个方面有机结合的统一体，也就是说，复合型人才。办公室建筑在这样的群体上，工作效率自然会提高。
至于怎样才能保证人员的素质？一要进入时严格把关，应实行公开、公平、平等的竞争机制，按照条件进行选优；二要通过多种渠道进行培养，帮助现有人员不断提高政治业务水平，以适应工作的需要；三要在内部搞竞争上岗，把优秀人员选到中层或领导岗位上来，淘汰其相形见拙者，该下岗的要下岗，该调整的要调整，不能滥竽充数，占住现有的岗位。

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    二、建立合理机制
    办公室内部机制要合理，只有高效的机制，才能高效率的工作。一般地说，应该做到：
1减少层次。省以上办公厅内部至多两到三个层次，地、市级办公室至多两个层次，县一级办公室下面不宜再分层次，办公室主任直接管理秘书人员。
2简化程序。办公室（厅）的文件、信息、事务等的处理，程序应尽量简化，不能搞繁琐哲学，人为设置阻碍。使下面信息很快地传给领导，领导的指示又很快地传达到下面。除需要保密的外，最好一竿子到底，直接同基层干部、群众见面，避免层层抄转，逗留中转环节，延误时间。
3分工宜粗。办公室人员分工不宜过细，一人应做多项工作，而不是几人做一项工作，也就是一个人要顶几个人用，提倡一人数岗，提高人员的利用率。
4分开操作。办公室处理事务，除机要工作和保密事项按照有关保密规定操作外，凡能公开的事项，都应公开操作程序，提高透明度，不搞暗箱操作。这样，一则可以方便基层干部和群众，知道办什么事情需经过什么手续，要哪些材料；二则可以接受群众监督，让群众监督政务，防止产生循私舞弊行为。
5优化组合。办公室内部机构人员的组成，要因材施用，因人制宜，强弱搭配，年龄梯形。既发挥个人专长，又发挥群体作用。比如，有经济工作方面专长的可分工处理经济方面事务，有法律知识专长的可分工处理政法、公安方面的事务，具有全面知识和写作能力的可从事文稿、调研工作，协助主要领导处理事务，起草文件。
6明确指标。办公室从秘书、中层到领导等各个人员，都要有明确的个人工作指标，能量化的要量化，不能量化的要尽可能细化，不能笼统含糊。个人工作指标要按季检查，年终总结对照，作为考核个人业绩的依据。个人工作指标的完成情况，既可以同经济利益挂钩，也是提拔晋升的主要根据。

    三、使用现代技术手段
    在电脑普及使用的形势下，办公室要把电脑的使用引入办公室工作的各个环节，这是提高办公室工作效率的根本措施。把电脑引入办公室工作，实质上是加强办公自动化建设，这是现代办公室工作的必然趋势。目前，可以分步进行：第一步，在条件暂不具备时，先搞单机使用，可在文件管理、资料储存、档案检索、信息传递、文稿打印等方面率先使用电脑；第二，待条件具备时，在办公室内部建立网络系统，把各个单机联通起来，做到网上办公，进而使办公自动化、网络化。总之，要用先进的现代化的技术手段，来代替传统的手工式的操作方法，努力提高办公室的工作效率及政府的工作效率。这既是秘书部门革旧创新的任务，也是科学技术进步、社会向前发展而对秘书工作的新要求。

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    四、制订各种激励措施
    促进工作效率的提高，还需要制订一系列有利于提高效率的制度，采取各种激励措施，从各方面进行保证和监督。例如，有的可以同奖金挂钩，也有的可以同工资挂钩，把工作效率与经济利益直接联合起来。办文办事都要有规范化的制度，提出时间要求，不允许松松垮垮，有拖拉作风，在时限内不能完成任务的，应当查明原因，分清责任，属于经办人员不负责任而延误下来，造成工作损失的，应严肃处理。对工作人员的考核，要德、能、勤、绩全面考虑，德是根本，绩是关键，要把业绩放在重要地位，光有能力、出满勤，而没有业绩或业绩很差，这类人员不能使用，要“下课”，应把那些既有德、能，又有业绩的人员，推上重要的工作岗位。激励措施要从各级办公室（厅）的实际情况出发，民主制订，一订下来，就要坚决执行，不能流于形式，只说不做。
（作者系江苏盐城市秘书学会副会长

现在县局大多数已经配备了微机上了互联网，利用信息技术，可以有效的提高办公室工作效率。
/ x2 ?! x, H! i7 Y4 R6 A一、建立“电子档案”，方便各种档案资料的查找和利用。传统的纸质档案，需要用线装订、分类整理，专柜存放，这不但浪费纸张，浪费人力，占用空间。查找的时候，还得翻箱倒箧，费时费力，非常麻烦。目前，电子存储技术飞速发展，从软盘到硬盘、光盘、优盘、存储卡，层出不穷，而且容量大、质量高、速度快的电脑硬盘价格也越来越低。为建立办公室档案资料的“电子档案”提供了物质基础。如果我们能在办公电脑的硬盘上，划出一定的分区，建立“电子档案”，就可以将各种文档资料分类保存到“电子档案”下面的各类专用文件夹中。这样不但在整理保管资料的时候省钱、省时、省力、省空间，而且便于日后查找利用。有些文档是可以重复利用的，例如单位职工花名册、工资表等。如果每一次都重新打印，既费力又费时。如果能从“电子档案”中找出相关旧文档，在其上略作修改，另存为新文档后打印，就会提高办公效率。当然为了保证“电子档案”的安全，要及时将资料备份到光盘、优盘等其他存储设备上。
二、利用“电子表格”，加速数据处理。办公室工作的需要进行大量的数据计算。使用“wps office”和“Microsoft office”办公组件里都有“电子表格”功能可以帮我们完成数据的计算、排序、分类等，就可以大大提高工作效率，省时省力。
$ l" v% b) X2 E" G* s三、建立“文档模板”，规范公文格式，加快出文速度。根据国家公文的规范化标准，公文用纸、字体字号、页面边距等都有规范化的要求。每制作一篇公文，都设置一遍公文格式，无疑会浪费时间。用 word制作一个公文模板文档就大大方便了。在制发新公文的时候，打开word，点击 “新建”，在弹出的对话框中双击我们建立的“文件模板”，在规定的地方直接录入相关内容，规范的公文就做好了。
四、利用“QQ”、“Email”，确保信息报送的时效性。随着网络信息技术的发展，“Email”、“QQ”等快捷高效的信息传递方式已经进入了我们生活。我们申请建立一个免费的“Email”电子信箱，就可以快速免费的收发信息。省钱省力，方便快捷，接受这也不用重新录入排版。“QQ”也能实现文件的即时传送。信息人员拥有了QQ号，上级机关将这些“QQ”号组成一个 “QQ群”，工作时间大家打开QQ，就可以随时互通信息，互传文件，提高信息报送和传播的时效性，大大提高工作效率