秘书部门如何处理紧急事项

      秘书部门急如星火的事很多，如急件处理、急稿起草、急事操办、急会召开、急案要查、急信要报等等。这类急事的突出特点：一是时间紧急，有的十万火急，不马上处理好就会出大问题。二是责任重大，急事办不好就要误事，误了事就要承担重要责任。三是急上加急，由于节假日较多，工作日较少，常常是越有急件越找不到审批的领导者，使急事更急。从岗位责任分工方面划分，有些是分内工作，有些则是临时交办的。例如，按常规渠道分系统上报下派的急事，都是分内的事情；有些是临时值班或领导者临时抓差交办的，因事情紧急，无法再让主管人员办理的。按办理过程划分，有些是需要自己一办到底的，有些是要转交别人办理的。按组织形式划分，有些是自己独立完成的，有些是需要组织人员去办的。不论哪种情况，都要按照“急事急办不误事”的原则抓紧办理，都要充分利用有限时间，采取有效措施，调动一切力量帮助办理，尽快解决问题。
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) s# l! }" G/ d* d9 h　　急件处理。秘书部门的急件，不论上面发来的，还是下面报来的，只要印着或写有“急”字标志的，就是急件；有的还盖有“特急”的字样，更是急中之急的急件。一旦受命接办急件，就要全神贯注，紧盯不放，火速办理。第一，用电话先向有关负责人报告急件信息，联系如何处理。有时负责人接到电话报告后，随即指示如何办理。此时要准确完整地记录下领导者的电话指示备查。如需送机关外的办公地点报批，要抓紧备车，以最快的速度上报送达，并立等领导者指示。第二，按领导指示意见迅速开展工作。对于一些需要速转主管部门处理的急件，要抓紧联系接办单位速来取件，并叮嘱对方情况紧急，抓紧时间，越快越好；在不违反保密纪律的前提下，可同时通知急件内容，以使对方有个思想准备。第三，急件转交有关部门办理后，要及时追踪办理情况，及时向交办的领导反馈，一直跟踪到办完为止。
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　　急件起草。由于出现灾情、险情或其他特殊原因，领导机关需要马上召开会议，或举办活动，或进行电视广播讲话，急需起草有关通知、讲稿等文稿。这类急稿的特点是篇幅短、内容具体、亟待成稿。遇到这类急稿，头脑要冷静，笔头要利索，尽快完成起草任务。具体操作办法：第一，充分领会领导者的意图，主要是为什么要起草急稿？急稿干什么用？主要写什么内容？起草完后交给谁处理？第二，能够自己一手完成的稿件，要马上开动脑筋，开列提纲，动手起草。如果篇幅稍长一些，可组织两三个人，简单议一下提纲，随后分块起草，最后一人合成。第三，将草稿精心修改后，立即责成专人直接报给领导审定。
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2 N9 {( q* J* U* F( o% U3 m　　急事要办。秘书部门是急事最多的单位，秘书人员处理急事的概率较高。机关内部的急事主要有：紧急通知、急赴现场、紧急报告、紧急请示等等。这类急事的特点：一是事件单一，二是十万火急，三是必须急速办理。急事未必是大事，但搞不好会坏了大事。秘书人员遇到急事，首先一定要高度重视，不可拖拉延误，也不可忙中出错。其次要尽量亲手办理，或亲自组织办理，避免转交误时，也避免他人误事。涉及异地办理的急事，要保证通信畅通，以多种联系方式保持不断联系，督促速战速决。再次要关注事情发展，发现问题及时向上级报告，以便采取措施。完成任务后，及时上报办理结果。

　　急会要开。

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　　急信要报。秘书部门的值班室经常接到紧急信息，需要上报。这类信息的特点：一是来自机关外部；二是情况紧急；三是需要报领导者知道，或请领导者指示。这类急信的处理办法：第一，值班秘书人员接到电话、传真报告的紧急信息后，先审查信息真伪，再检查信息是否完整；第二，迅速问清有关情况，补充信息内容；第三，先电话报告主管领导者，随后再拟文按程序上报；第四，迅速落实领导者有关急信的各种批示精神；第五，及时向有关领导者反馈急信运行情况。■　王春华