本帖最后由 方块 于 2013-11-10 12:39 编辑
新形势下的公务接待工作不仅是党委政府的一项政治任务,也是一地加强对外交流与协作、提高知名度与美誉度的重要途径。公务接待具有政务性、规范性、协作性、礼仪性等特点,需要接待人员提前谋划、精心准备、统筹安排、细致落实,才能保证接待工作规范、有序、高效运转。 具体来说,公务接待按其工作流程可分为三大阶段: 一、接待准备阶段 接待准备阶段是整个接待工作的重要环节,准备工作做好了,接待工作也就成功了一半。准备阶段接待人员要“嘴”勤“腿”勤,多思多问,多跑多看,充分考虑接待各环节安排与衔接。准备工作一般应从四个方面来着手: 一是准确掌握情况:一要了解来宾情况,包括:来宾的总体情况(如客人的单位、姓名、性别、民族、职务、人数等),来宾的整体计划(是上级视察、兄弟单位交流还是商务考察),来宾的具体要求及日程安排,来宾抵离日期、所乘的车牌号、车次、航班。对于重要来宾,我们还要详细了解相关资料,如他有什么生活习惯,喜欢什么口味的菜肴,有无禁忌等。二要了解领导要求,包括我方礼宾规格、操作重点。按照身份对等及对口接待原则,确定陪同领导及接待人员,亦可根据特殊需要或关系程度,安排比客人身份高的人员破格接待,这样显得既有礼貌,又热情。 二是制定接待方案:接待方案是参与接待部门和有关人员的行动准则和办事指南。方案的内容包括日程安排(时间、地点、活动内容等),来宾情况(姓名、性别、职务),陪同人员名单,乘车、食宿安排,考察景点简介,天气预报,注意事项等。方案制定要全面、具体,有很强的操作性。接待方案印制好后,报领导审定。对于重宾接待,要召开由宣传、公安、市容、卫生监督、接待宾馆、旅游景点等相关部门的协调会,各司其职,明确分工,确保接待各环节工作落实到位。 三是做好安全检查:认真检查客房、餐饮、会议室、车辆、参观考察单位、各活动场所等,重点查看车辆安全状况、接待宾馆环境卫生是否美化整洁,客房是否按接待要求进行配备,客房后勤保障系统(水、电、通信、冷暖气、热水等)是否完好。 四是做好迎客安排:按时安排迎客车辆,预先为客人准备好客房及膳食。提前通知参与全程陪同的当地领导及有关工作人员,落实相关陪同人员是否拿到接待接待手册,有关接站、会见、陪餐的时间和地点是否通知到本人,对各项活动内容的时间和地点的衔接是否清楚等。 二、任务实施阶段 实施阶段,是指从迎接客人到送别客人这一阶段的工作,是客人抵达接待地后的接待服务工作。这个阶段是接待任务能否圆满完成的关键,需要接待人员注重礼仪,热情周到,灵活应变,“眼”灵“心”细,确保整个接待服务过程规范、安全、高效。这一阶段主要工作有: 一是注意迎送礼仪、活动安排与协调。客人到达前,除做好相应准备工作外,所有接待人员应提前1小时到岗到位,反复检查所辖区域,清除一切障碍。提前告知需迎接的领导和车辆。如需要宾馆安排迎接仪式,则要提前告知宾馆做好迎侯准备。客人前往活动点视察、参观或参加会议前,各引领人员、解说员提前到岗到位。接待人员要做好沟通衔接,确保各接待资源整体合力的发挥,做到各接待环节的无缝对接。客人离宣时,根据客人要求和领导安排,掌握出发时间,通知送站领导,提前办理票务,安排相应礼遇。 二是注意做好宴请安排。一要安排好特色菜肴。
三、接待总结阶段 总结阶段是整个接待任务完成阶段。接待人员应及时总结接待工作经验教训,以利下次提高。 (一)资料整理归档。收集重要接待任务和大型接待任务的所有相关资料,整理归档,并制作成VCD光盘。归档资料包括:日程安排、接待手册、接待日志、汇报材料、领导讲话、新闻报道资料、照片、菜单、生活习惯等。 (二)撰写总结材料。接待工作完成后,接待人员应做好接待日志,记录接待任务的详细情况(完成的情况、不足之处、客人意见、出现的问题、总结经验、改进的建议等)。大型接待或重要接待,牵头人应每天组织所有接待人员对当天接待工作进行总结、交流,查摆不足,并对下一步工作提出明确要求,合理分工,细致安排。大型或重要接待结束后,还要开展“回头看”活动,对整个接待工作进行总结。 接待三大阶段的工作是相互关联、不可分割的有机整体,每个阶段的工作各有侧重,但共同之处都要求接待人员真诚热情,合乎礼仪,高效规范的工作方法和工作态度。只有这样,才能真正体现接待部门窗口和桥梁作用,真正发挥接待部门在经济社会各项事业发展中的服务保障功能。●周丽荣 |