我在办公室主要负责综合文字、四城联创等工作,从事综合文字材料写作已近3年。今天,我很荣幸与大家共同探讨、交流综合文字材料写作方面的问题,希望我们能够通过这次培训会想互学习,共同提高。下面,我依次和大家共同交流工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料4种常用文稿的写作方法,向大家介绍一下办公室综合文字材料的操作流程,最后再谈一下自己撰写综合文字材料的几点体会。: ]0 Q9 h- J5 j( G- C1 H# c" D/ ]9 G
* Y: v& F4 E4 H+ Y# [1 _2 K( o一、4种常用文稿的写作方法
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工作总结、工作计划、调研报告、汇报材料这4种文稿是我们最常用的。其实这4种文稿的内容总的来讲都包括情况概述、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分,这6部分在适用不同文稿的时候,有的需要详写,有的需要简写,要根据文稿的目的和用途而定。下面,我就以这4种文稿为主向大家介绍一下。
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(一)工作总结. ?) C+ J0 V/ v# V/ H3 H8 i7 `
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1.工作总结的定义。总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析,为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。# `" f% M. P0 e# W9 @: ~% Q
8 g% n' Y9 F8 q C2.工作总结的结构。包括:工作概况、工作成效、工作措施、存在问题、经验体会、下步打算6部分。
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6 s, m. R# x) z8 F9 D, O4 ]( s k工作概况:一定时限内工作的整体情况的概述和叙述。
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c! m$ \: U2 z* O# V工作成效:总结的中心。可以写区定目标完成情况,但不夸大的前提下,工作的成绩和亮点一定要总结出来,成绩要写透、写全,最好能给人眼前一亮的感觉。
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4 j* @: J1 j& S8 A工作措施:也就是取得阶段工作成效所创新的机制、采用的办法等,有效的工作措施可以我们的工作取得事半功倍的效果。工作措施有的是提前确定的,如实施方案,然后按既定措施去执行;有的工作是先推进,工作完成后再总结所采用措施,不管采用哪种方式,措施都是为推动工作服务的。7 r. ?6 i/ v0 a! X" K* N: k
0 S- `6 g5 f+ Z# i; P存在问题:一定时限内推进工作所遇到的困难和问题,有主观方面的,也有客观方面的,只有把问题找准、分析透,才有利于在下步工作逐步采取有针对性的措施加以解决。
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: g: G$ p2 y2 z+ D# J# c- R经验体会:这部分我们在报工作总结的时候一般都省略了,办公室也没有作强硬的要求。其实,我们在做过一件事后,总会有经验和教训,为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。即便这部分不要求大家必须写,但我还是希望大家能抽出时间,以季度为时间段好好的总结一下,然后呈报给本单位、本部门的领导,我相信你们的领导至少不会批评你。
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+ z5 K/ s8 q8 d( e# {; O9 ^( O下步打算:下步打算是和工作总结紧密结合的,一件工作第一季度可能你只做了一部分,余下的工作在下步打算中不仅要写到,而且还要写具体,不能还和年初的计划是一样的。6 A3 `( o2 n; z- J- M3 M( n
0 q- Q- m) y6 P& Z3.工作总结的写作要求。简单来讲就是成效要说透、亮点突出,措施要具体、办法得当,经验总结要深入、值得推广,问题要找准、实事求是。
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(二)工作计划" B2 o( o3 C! D9 `, I k! r `. r
" }5 v0 x+ B1 B5 T; X# q1.工作计划的定义。工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构,对一定时期的工作预先作出安排和打算时,都要制定工作计划,用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类,它们不仅有时间长短之分,而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲,比较长远、宏大的为“规划”,比较切近、具体的为“安排”,比较繁杂、全面的为“方案”,比较简明、概括的为“要点”,比较深入、细致的为“计划”,比较粗略、雏形的为“设想”,无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类,计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。 k; D. K0 \: d4 z7 u# m8 U0 w$ l
- x5 E e8 N4 A2.工作计划的结构。主要包括:概述、工作目标、工作思路、重点工作、保障措施以及对今后工作的展望等。
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. c3 o% c8 ~* J# a( R! M% F6 I3.工作计划的写作要求。目标任务要具体、写出任务的数量、质量指标,工作思路要简洁、对阶段性工作具有指导性;重点工作要突出、力求具体、详细和明确;保障措施要切实实际,也就是对完成计划须动员哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困难,采取哪些手段,通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作,又需要有预见性,而关键在于有实事求是的精神。5 g4 i2 |! q' |4 y* [
( j7 M) m& C+ Z1 m! V) H/ I* Z2 F3 v(三)调研报告
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1.调研报告的定义。对某一情况、某一事件、某一经验或问题,经过在实践中对其客观实际情况的调查了解,将调查了解到的全部情况和材料进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析研究,揭示出本质,寻找出规律,总结出经验,最后以书面形式陈述出来,这就是调研报告。
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2. 调研报告的结构。主要包括概述、进展情况或发展现状、工作措施、经验启示、存在问题、下步建议、结尾。实际工作中,我们写的调研报告的对象主要是针对一项工作而言的,也就是专题报告,主要包括概述、发展现状、工作措施、存在问题、下步建议和结尾。: C5 A/ h% G: U, S% o
+ h" k% K# I* p# z3 v1 S% p3. 调研报告的写作要求。调查报告的写法应根据调查内容、问题性质以及调查目的来决定。概述要在开头简介调查的目的、调查的形式等。发展现状要简要介绍被调查者的概况或一项工作的基本情况,包括规模、现状、取得的简要而显著的成效等。工作措施也就是推进该项工作的做法,要精炼、富有特色和新意。存在问题要找准确,分析透彻,要透过工作的表现看到本质。下步建议不要求全面,面面俱到,但一定要有针对性、切实可行。结语要总结全文,与开头相呼应,使结构完整。
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4 x( _; \& D: _( I(四)汇报材料- n# @/ n: z: x; `# F9 L
+ j" C& T, d7 Q; A/ ^1.汇报材料的定义。汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿,它的好坏直接反映出汇报主体的领导能力和部门的工作水平。因此,写好汇报材料至关重要。
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E4 |2 d& a/ Q" k2.汇报材料的结构。主要包括:引语、基本情况、工作成效、主要做法、存在问题、下步打算、结尾等。
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6 e2 a7 `3 n1 m# K3. 汇报材料的写作要求。引语包括称呼和简要介绍汇报的内容,如“尊敬的##区长,按照##要求,现将我局##情况向各位领导汇报如下,不足之处,敬请各位领导批评指正。”基本情况要汇报的该项工作成效的总概括,最能吸引领导的注意力,要用简炼的语言概括出该项工作的突出成效。工作成效和主要做法有时集中的一起汇报的,在做法中体现出成绩,同时也说出了取得成绩的艰辛过程。存在问题要客观找准工作存在问题,尤其是需要汇报对象解决的问题。下步打算要详细写出这项工作的具体进度、达到的预期效果等。
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二、4种文稿存在的问题以及办公室综合文字材料起草流程图(幻灯片演示)+ Q! W( b: e# v4 r' K5 _+ ^6 D
; n. }7 D# @- X/ Q& _(一)存在问题
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' X4 L) M: J( O9 t r; R$ O6 d4 v) R一是大标题不清楚。如工作总结仅写了“工作总结”四个字,既没有单位名称,也没有总结时限,正确的应该写“**局第*季度工作总结。二是总结成绩不详细、不充分、不全面。三是剖析问题不透彻、不准确。等等。
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' o" f/ C; f5 g' e v* n" P(二)文稿的操作流程# k! I5 C1 ]# [) M$ k
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三、写好综合文字材料的要注重做好以下四个方面! o0 O. W* ^. R+ d' L+ A
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(一)注意积累资料) ~- x+ |$ ^* s5 D8 j
0 B8 M% [; t+ O$ {广泛占有资料是写好综合文稿的基础,是提高综合文稿写作质量的前提。积累资料有两种途径:一种是从工作和生活中收集“第一手资料”;另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料,要立足于本部门、本单位,着眼于本行业、本系统,关注社会有关情况,遵循适度、有用原则,广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法,就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀:一把是“机械剪刀”,剪贴报刊等资料;一把是“电子剪刀”,剪辑网上资料。所谓一支笔:就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法,摘录文电资料,记录会议讲话等。积累资料的诀窍:一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术,从中得到启迪,提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习综合文稿写作知识,提高思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过在老秘网持之以恒的学习,不断丰富业务知识,提高政策法规水平,熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材,参加集中学习、开会,日常工作交流,参与有关活动等,要注意留心听记领导的讲话、同志的发言,善于对比分析和思考归纳。! k$ J2 R7 \& Y! F' r
5 Q h8 `' Z' L, q l& P' J(二)正确理解意图
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Z( d9 q( V6 \0 K* o8 u正确理解领导意图对撰写好综合文稿是极为重要的,也是我们做好“三服务”工作最首要、最基本的素质。由于领导意图有复杂性、隐蔽性和不确定性的特点,理解和把握起来绝非易事。起草综合文稿要完整准确地体现领导意图,我觉得要注意以下三点:一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点,平时就要注意学习领会领导部署工作的思路和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草综合文稿时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草综合文稿和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点。这就需要我们提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要体现出领导即席讲话的“水平”。
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