公文版记中应注意的几个问题

公文版记即公文的文尾部分，是公文的重要组成部分。版记主要包括抄送、印发机关和印发时间等项。但在实际应用中，除了上述提到的主题词、抄送机关、印发机关和印发时间之外，还应包括主送机关、印制份数、版记反线、版记位置等组成部分。文秘人员在起草、校核、打印时一般都不会太留意这部分内容，导致版记部分经常出现这样那样的问题。如果加以归纳的话，这些问题基本上涵盖了日常公文版记中的方方面面：
1.  主送机关的问题。主送机关是公文的受理机关，一般写在正文之前，标题之下，只有一种例外情况才会出现在版记中。按照国标规定“如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。”也就是说，如果没有这一例外情况出现的话，版记中是不应该有“主送”这一栏的。但在实际应用中，一些单位和部门的公文中经常会出现“发”“报”“抄报”之类的字眼，实际上并不符合国家机关公文格式的标准规定。
3. 抄送机关的问题。抄送机关，是除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。在实际应用中，抄送机关的问题主要集中在格式不规范方面：如空格不到位、换行未对齐、标点不规范等。按照国标规定，在工作实际中，文秘人员需注意以下几点：一是抄送机关应居左空l 字，用3 号仿宋体字标识“抄送”（不能用“抄报”“送”之类的词语代替），后标全角冒号，和主题词冒号保持上下对齐的关系。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，千万不能顶格书写。三是抄送机关之间一定要用顿号或逗号隔开，最后一定要标注句号。
4. 印发说明的问题。印发说明又称印制版记，是文件制发（含翻印）情况的说明记载，主要包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等项。其中，印制单位一般是各级机关的办公厅（室），可以使用全称或规范化简称；制发时间是印制单位起印文件的时间，一定要完整写出年月日；印制份数是该份文件所印的数量。按照国标规定：“印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1 行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1 字，印发时间右空1 字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。”在实际应用中，印发说明的问题主要有两个：一是格式问题。如制发机关名称居左顶格书写、印发日期居右顶格书写、印制份数居右顶格书写等错误现象或多或少地存在。二是标准问题。
! {& g: U8 V- D) d! p% u如在印发日期中，年月日之后标识不一，有的是“印发”，有的是“印制”，有的是“印”；在印制份数中，有的外加括弧，有的不加，让人莫衷一是。
5. 版记反线的问题。反线即黑色横线，是版记的基本组成要素之一。按照国标规定：“版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心；版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。”从实际应用中看，版记位置的问题基本不存在，但是版记反线的问题却比较严重：一是存在共用反线现象。如有的公文将主送机关、抄送机关共用一条反线，这显然不符合规定。二是存在没用反线现象。如在版记的最后一行，各发文单位一般都用于标识公文的印刷（翻印）份数，即“共印XX 份”。但是按照国标规定，应该在其下加注一条反线，但在实际应用上，却很少见到印制份数下面加反线情况的出现