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做好秘书工作的方法

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田东秘书 发表于 2013-1-7 09:34:56 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
      秘书工作的方法多种多样。办事、办文、办会虽然有许多程序性的做法,但同一类事务因不同环境、不同领导要求、不同性质的机关单位,甚至不同个性的秘书会有不同的做法。比如写文件,有的人喜欢先写提纲,再打草稿,有的人喜欢先打腹稿,再一挥而就;又如接待客人,有的先说亲切友好的客气话然后再谈正事;有的则喜欢开门见山,直接进人问题核心,很难说哪种方法对或不对。秘书工作中的许多具体方法是靠长期实践、通过经验积累而产生的,不是单靠书本所能教会的。何更好地为领导服务角度,着重谈谈做好秘书工作的方法。 & p( P' `2 I8 f& Y- [

* O& n: R( ]$ T7 \- P* m  1、思想上的“三个意识”
0 R. g6 U% X. y1 a$ H$ b: H" d; W1 J) N" N7 o. i3 ~8 V6 r
  秘书要做好工作,要树立“三个意识”,即组织文化意识、全局意识、责任意识。6 E0 l8 T4 w( H& {9 E0 M& m; i% I
3 p* R+ u+ U4 u
  (1)组织文化意识, P) s) G9 r2 @+ {% L% x0 F5 Z

' L2 J3 g1 |2 p, d& ?  没有组织文化的融合性就没有思想和行动上的统一性。组织内部的每个成员都要深人学习组织文化,把组织文化深人渗透到每一项工作中,落实到实际行动上。领导的思想就是组织文化的重要组成,领导的命令都必须不折不扣地贯彻执行。; s- f" K( y# `+ _. Y
+ K/ X# w7 ~1 Q$ d8 B8 N9 Y
  (2)全局意识2 K' S) [* h2 c! s* o- L1 ^
, V9 ?5 c  a3 h, ~6 H' Y* c
  服从、服务于全局是做好秘书工作的基本要求。每个秘书人员都要时刻以大局为重,牢牢把握大局,要善于从大局的角度思考问题。如果大局意识不强,就很容易陷入本位主义和小团体主义,工作就不可能做好。办公室的每个成员都要正确处理大局和小局、全局利益和局部利益的关系,服从、服务于中心工作。7 y7 u& T8 V# m/ @# d$ c
3 ^7 D, y% _3 g- c1 n# ^) C6 D0 P
  (3)责任意识3 o* A+ r& Z! x: M& p

8 M' a% F4 H; G2 m  x  创造一流的工作业绩的关键,就在于是否有强烈的事业心、责任感。要不断加深对秘书工作性质、地位、作用的认识.发扬高度负责的精神,自觉做到在标准上求高、措施上求严、工作上求实,尽心尽力、尽职尽责、扎扎实实、创造性地开展工作。
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3 M5 l  ]. J" a! p: ?  2.工作上的“三个满意”
1 n0 }$ U/ p3 R$ H' C) d5 w' G
* o& i4 {6 z/ U5 x# J, _: }2 ?  即让领导满意,让员工满意,让客户满意。让领导满意,就是在工作中准确领会和把握领导意图,当好领导的参谋和助手,使领导感到得心应手。秘书应当做一个有心人,仔细观察、认真了解领导的思想方法、工作方法和领导艺术在为领导出主意、当参谋方面,坚持超前性,把握准确性,注意针对性,讲求实效性,做到问题准、内容新、层次深、来源广、传递快,想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需,最大限度地满足领导的要求。让员工满意,就是要从大局出发,从员工实际悄况和部门实际利益出发,充分发挥秘书部门的桥梁和枢纽作用,加强领导与下级部门的联系,让领导了解员工的情况,把下级部门的呼声、要求及时传递给领导。同时及时向下级部门通报组织一个阶段、一个时期的重要工作,定期或不定期地征求他们的意见和建议。对下级部门的请示汇报,要分清轻重级急,及时办理。让客户满意,就是对来宾要做到进有迎声,走有送声,问有答声,热悄、礼貌、周到,杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。让客户满意与让领导满意、让员工满意是相互联系,相辅相成的,是一个密不可分的统一整体。让领导有更多的精力和时间考虑大事、考虑全局、考虑内部员工,让员工满意是更好地调动员工的积极性,共同为领导、为客户做好服务工作,齐心协力把工作做好,让客户满意是让领导、让员工满意的落脚点,只有最终让客户满意,才是最好地让领导、让员工满意,才是秘书工作的根本目的。/ S! z  F$ g1 z: {

5 F3 W1 q! i. n' t* `  3.为领导做好事前准备
$ m( S7 {. W* a1 |% s! d+ B/ U
9 d) D9 W1 U. D$ a  秘书工作中的很多业务活动都是为领导的工作做铺垫的。如领导决策前的信息收集与加工处理,领导召开会议前的筹备工作。领导出差前的出差事务准备,倾导批阅文件前的文件拟办等等。这些铺垫性工作的效率与效果直接影响领导工作的进程,秘书做好铺垫工作应注惫以下几点。# g- t  P  J9 D; g) q6 }% [

* e7 s/ ]- `' q: X! \' s  (1)准确把握领导工作目标* w, n6 b( G9 ]. H
. ?4 [4 s: g* D1 S# y
  既要准确把握领导整体工作的目标,又要准确把握即将开展的具体工作的目标,并将两者结合起来。整体月标不明确,工作就会顾此失彼,具体目标不明确,工作就会失去针对性和有效性。. w# h6 J1 _* S' W9 V6 @  ~: o

1 r3 B& }) e0 T( ~" o0 c  (2)明确领导工作进程与各个环节
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  主要包括:各个环节的任务要求,各个环节的时间进度,各个环节与相关方面的关系,各个环节的人员组织、政策决策等,在顶导决策中秘书要积极主动地进行协调,秘书部门是综合协调部门,要按照领导要求和“有理、有节、有度”的原则及时解决依法行政中出现的矛盾和问题,避免“鸡毛”挡车和其他扯皮现象,促进各项决策和工作部署的落实,明确了这些,秘书的铺垫性工作才能主动而有序地进行。
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: p. i; x8 }+ t- A" X  (3)做好事前准备工作
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. T1 R+ m% Y5 ]# K  比如领导要实地考察,秘书就应事前安排好考察路线与交通工具。领导在考察中如需电视直播,秘书就需要事先与电视台联系落实。
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; Y; H/ c" R% s$ g  p5 P  (4)加强与领导的沟通
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- J' _) e8 r5 |" r  随时把握动态。对可能发生的情况要有应对措施秘书的铺垫性工作方法可以归纳为:以领导的工作目标为指导,按锁导工作进程和将要采取的措施与要求探作与领导密切沟通,确保铺垫工作的有效性。在领导决策后.秘书要及时仔察反该。在督察程序上,根据领分的工作部署,及时提出有察建议,排出晋察单子,拟订计划方案,加大力度开展多种形式的督查活动。及时向领导反切决策的落实情况。
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  4.对领导决策的工作付诸行动
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4 Q# [1 l. v* E; H  领导作出决策以后,秘书就要开展一系列的拓展延伸:草拟决策文件,提出执行方案,发送文件和收集来自组织外部及内部的反馈,领导召开的会议结束后,秘书要做好文件的立卷归档、会后的落实催办。领导出差回来后,秘书要整理有关材料,了解出差效果,办理出差经费报销等后续事务。秘书要做好拓展延伸工作应注意以下几点。2 O, z5 I0 ?$ B  _5 a% n
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标签:工作秘书
 

精彩评论1

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天际迷途 发表于 2013-1-7 14:37:24 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
长期的工作实践,使我对秘书工作有较深切的感受和肤浅的认识,现综合整理如下。, W* Q' Z- I0 M2 G  e- F1 W& G
  一、秘书工作的主要任务
$ R3 q3 }3 A' g* z- d  秘书工作是直接为领导服务的工作。要向领导及时不断地提供信息,提供资料,为领导决策创造条件;要为领导了解情况,掌握工作进程服务;要为领导想问题,出谋划策,提出建议;要为领导节省时间,让领导用很少的时间和精力,获得较多的信息。' Y. Z; x: ?) `
  秘书工作的任务重,内容多,事情杂。但是,归纳起来,主要应抓好两个方面即“七个字”,进行“四种帮助”,发挥“三个作用”。“七个字”就是:一方面,对文电的收、发、转、抄等事务性的工作;另一方面,对事情的管(理)、拟(稿)、调(研)建设性工作。“四种帮助”就是:帮助领导了解情况、发现问题、拿出主意、处理问题。“三个作用”就是:起到参谋、助手、顾问作用。在完成上述任务时,要站得高、看得远,立足领导角度考虑问题,顺应历史潮流,循序渐进,积极稳妥,有效展开。# x# {5 ]; f4 C1 B# i
  二、秘书工作的基本要求
/ ?4 X; g5 v+ P7 \9 I  (一)提高认识,树立正确的事业观& F  ^  P+ h% [9 A+ x8 G  \# y% s# k
  秘书工作及其机构,是领导的耳目,是领导机关的中枢神经、联系纽带和沟通桥梁,是党政军各级领导部门不可缺少的工作和机构。每一位秘书工作者,都要充分认识其重要性,牢固树立为领导服务的思想和爱岗敬业的事业观。
  ~- d& ?' w' d8 E  (二)讲政治,提高思想性
1 a$ |2 M2 _1 a  要坚持四项基本原则(坚持社会主义道路,坚持人民民主专政,坚持共产党的领导,坚持马列主义、毛泽东思想)。政治是统帅、是灵魂、是第一位的。在实际工作中,首先要考虑的是解决原则问题,然后解决具体问题。坚持解放思想,解放思想是党的思想路线的本质要求,是不断开创工作新局面的一大法宝。秘书工作,要随着形势任务的发展和需求,适时转变思想认识,更新观念,增强活力,以应对各种新情况和新问题,保证工作始终沿着正确和健康的轨道运行。坚持用中国化、时代化的马克思主义最新成果武装自己,提高工作中的思想政策水平,在起草文电、办理事情、解决问题时,都力求体现毛泽东思想和邓小平理论,体现党的方针政策。坚持加强思想品德、组织纪律和实事求是作风方面的修养,尊敬领导,尊重同事,尊重他人,尊重事实,关心和爱护下面的同志,做到素质强,形象好,作风硬。
  Y! u# n, A, u8 w( d% q) J  (三)积极主动,管好建设性工作
: ^4 |# d6 r: v  秘书工作,应当立足管、拟、调,并以“管”字当头,帮助领导办好事情。要管理的有三种情况,一是领导直接抓的中心工作,要掌握动态和进程,提供情况;二是日常工作,要抓得具体,不仅要提供情况,还要提出建议,必要时要准备复议方案;三是领导暂时不抓的工作,要主动管起来,掌握一般情况,到时候能跟得上去。
: P6 w* C( X' g; }# `+ |  (四)认真负责,严格要求
- K$ w, l+ r( }4 I1 Q  把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲,百折不挠,不怕困难;办事情,敢于动脑,善于动脑。认真负责要体现在办事情的彻底上。每办一件事情,都有头有尾,有交代、有检查、有结果,做到收到文电必处理,发出文电询收到,呈送请示催批发,传达布置查结果,领导交办有回音,出现问题要报告,件件事情有着落。严格要求,就是有成绩不自满,有问题不放过,对自己好的方面要发扬,不足的就克服。对下面,有好的就表扬、鼓励,不足的督促改进,错误的批评,并帮助纠正。5 K  i5 i! Q4 {& y( T& @
  (五)不怕被动,争取主动
1 h8 Z: F# k( z* J7 l6 X; g% v) L1 ]  秘书工作,事务性的很多,被动性比较大。然而,矛盾论告诉我们,被动可以转化为主动。怎样做到主动,平时多准备,到时就主动。一是吃透两头,对上面的精神领会得透彻,对下面的情况了如指掌;二是多请示勤汇报,把自己始终置于领导的开导之下;三是加强工作的计划性、预见性,避免盲目和混乱;四是坚持编写“大事记”;五是建立制度,积累资料。这样,被动就可变为主动。
' t2 [6 S: [7 z% ~: I  (六)加强自身学习,全面提高素质
0 T) D/ O9 W% F4 z' }. v  作为一位秘书工作者,必须努力学习,不断充电提高,特别要学习中国化的马克思主义——毛泽东思想和邓小平理论。通过不懈地学习,全面提高素质,提高“五个水平”,增强“七种能力”,牢固树立“四观”。“五个水平”是:政治思想水平,政策水平,理论水平,业务水平,写作水平。“七种能力”是:学习观察能力,政策运用能力,调查研究能力,管理服务能力,沟通协调能力,开拓创新能力,自管自控能力。“四观”是:世界观,人生观,价值观,事业观。从而达到适应新形势和新任务的需要。
- c( V- `) e4 {: n' k) ~* V5 c) `) d  三、几项具体秘书工作
3 V- `$ Q$ p% O" n  (一)文电的处理工作
, x- k: Z+ `' U$ }+ o  对请示报告,要一问一答,及时办理。对总结经验报告,要件件过目,经过研究,选择推广。6 U& ?2 s3 L! _5 f( l0 Z- P
  处理文件分三类:一类是阅后转走的;二类是自己了解情况的;三类是自己要承办的,对这类文件要认真阅读,消化其内容,准备好处理的有关资料。
/ j. T  T' d2 I  呈送领导批办的文件也分三类:一类是呈请领导批示的;二类是呈送领导过目的;三类是不呈送文本,只需口头向领导汇报的。
% L* X. E( O  _  呈送领导审批文件的程序,先送主管领导,后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件,事后要催问其办理情况。7 O4 _3 c+ N- M- I9 x6 m! q
  切实做好文电的保管、保密、归档工作。
/ Z6 ]' B7 I; ~. t  (二)文电的起草工作( A/ Z+ J2 w2 j  _  I7 v
  1、对起草文电的要求。(1)力求贯彻领导意图,体现政策,切合实际。(2)思想明确,材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么,都要明确,不能含糊。要有情况、有分析、有措施,不要空议论。(3)围绕主题,突出重点。(4)层次分明,条理清楚。(5)文字简练,用语通俗。
6 B8 L, Q& y, D6 e  2、保证文电质量的措施。(1)不断提高领会领导意图的能力,增强观察事物的敏感性,争取多参加一些会议,多听一些领导人的讲话,头脑里多装一些有关领导的东西。(2)多了解情况,多收集信息,多掌握材料。(3)努力学习,不断提高思想政策理论水平,丰富知识,提高智商,增长见识。(4)提高写作水平。关键是多看、多想、多写。多看,就是拓宽视野,广泛吸收新鲜东西,用先进写作方法充实自己。多想,就是善于用脑,广开思路,用新的思维模式,从不同的情况、不同的角度、不同的层面、不同的层次、不同的方位思考问题。多写,就是把学得的新鲜东西,加以实践练兵,写的多了,时间长了,熟能生巧,就会有所提高。(5)抓住撰写文件的几个主要环节。一是领会意图,明确观点;二是选定材料,把收集的材料列出清单,进行排队,然后,去粗取精,去伪存真,作出筛选;三是拟定结构,敲定提纲;四是写出初稿;五是反复推敲修改;六是集体研究,主动请示;七是领导定稿后,打印校对。
4 r9 c  G9 n2 N6 Q4 z  (三)会议的秘书工作
1 u* L% K" U# U1 b0 n% L  1、会前准备。(1)在领导的意图下,安排会议内容;(2)如果是传达文件,自己首先熟悉文件内容,理解文件精神;(3)发出开会通知,如果是电话通知,要讲清会议的时间、地点、人员、内容、需准备的材料等事项,如果是指定与会人员,要请本人接电话;(4)安排与会人员的食宿、车辆等问题;(5)对与会人员的报到及时催问,避免误事。
9 U  S; _+ G: Z0 k: U5 C  2、会中,主要是搞好记录。对有文件问题,可简单记录,没有文件的要记得详细些,并注意记结论,记重点,记分歧意见,记数字、时间、地点、人名。- ?; i. E% j" n: @  j
  3、会后,主要是把会议决定的问题,迅速通知出去,其方法是,或发文件,或发纪要,或发简报,或口头通知。事后要抓贯彻落实。' w. ?1 |% |2 `8 ?0 A) E
  (四)资料集累工作。
- g  h) m1 `. O* z* N" Y2 i$ O# J  (五)群众来信来访的接待处理工作。
  n" h7 L% L; Q) B  (六)党委会的秘书工作。 7 ^1 M8 U1 h, E% j* |1 e4 S* a

* e8 @2 z4 w! ^* S( y
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